Náš zaměstnanec je v dlouhodobé pracovní neschopnosti.
Bydlí (a léčí se) téměř na opačném konci republiky, proto nám zatím nemohl podepsat ani příslušné dokumenty týkající se jeho zastupování. Kvůli nebezpečí z prodlení mu musíme otevírat doručené dopisy (e-maily si kontroluje sám díky externímu přístupu). Nehrozí nám ale nařčení z porušení listovního tajemství?
Alena Janáková
Ideálním řešením je jasná (písemná) dohoda s kolegy či nadřízenými o zastupování v těchto záležitostech. V ní může zaměstnanec výslovně souhlasit, že po dobu jeho nemocenské může například pověřený kolega otevírat jemu doručenou poštu. Překážkou takové písemné dohody není ani fakt, že zaměstnanec bydlí na opačném konci republiky – můžete mu přece návrh dohody poslat poštou na adresu bydliště, on vám ji pak podepsanou zašle zpět.
Na základě takového pověření pak můžete – v době dlouhodobé nepřítomnosti zaměstnance – otevírat poštu, hrozí-li nebezpečí z prodlení. Musí však jít jen o obálky adresované prokazatelně zástupci vaší firmy, nikoliv o soukromou poštu. Pokud si tedy zaměstnanec nechá do sídla společnosti poslat soukromý dopis a na obálce je uvedeno jen jeho jméno a příjmení, neměl by jej nikdo jiný otevírat. Jestliže je ale vedle jména zaměstnance uvedena také jeho pracovní funkce nebo název firmy, lze zásilku považovat za pracovní, nikoliv osobní.
Přesto: Pokud pověřený zaměstnanec začne číst cizí dopis a zjistí, že je soukromého charakteru, musí ho okamžitě přestat číst a ponechat ho adresátovi.
Jaroslav Novotný firemní poradce
