Po propouštění, reorganizace

8. 4. 2008

Kolik prázdných kójí, tak nízká morálka. Zavolejme interiérové dekoratéry.

Deset tisíc propuštěných tady, dvanáct set támhle. Na pracovištích panují velké obavy a je rovněž mnoho prázdných kanceláří. S nástupem recese bude patrně přibývat obojího. A proto přicházejí designéři interiérů, kteří se snaží řídící pracovníky přimět, aby něco - cokoli - udělali s prostorem, kde bývali zaměstnanci. „Je to tak trochu vzrušující doba, protože se považujeme za manažery změny,“ tvrdí Jo Heinzová, prezidentka kancelářské designové firmy Staffelbach Design Associates z Dallasu, „zeštíhlení je často nevyhnutelné a nikdo se na ně pochopitelně netěší. Když se však dobře zvládne, může podniku pomoci, aby byl výkonnější a efektivnější.“
Je zřejmé, proč není dobrý nápad nechávat zaměstnance obklopené náhle opuštěnými kancelářemi: je to deprimující. „Cítím nejistotu. Kdo ví, kdy nastane další propouštění?“ přiznává žena, která sedí v řadě osmi kójí, z nichž jsou po snížení počtu pracovních míst v automobilce, kde pracuje, obsazeny jen čtyři. Stejně jako různí poradci i designéři vidí uprostřed veškeré této nejistoty příležitost - samozřejmě že nejen pro sebe. „Pro podnikání je životně důležité rychle přetvořit fyzický prostor, aby se zbývajícím zaměstnancům dalo jasně najevo, že si jich ceníme a že jsme životaschopná, zdravá firma,“ uvádí James Ludwig, viceprezident pro design výrobce kancelářského nábytku Steelcase.
Mnozí řídící pracovníci však po snížení počtu pracovních míst neradi utrácejí peníze. Stěhují-li zaměstnance, aby byli blízko u sebe, je to často proto, aby se podnik mohl pokusit část nevyužitého prostoru pronajmout. „Přesuny lidí by mohly zlepšit morálku, ale je to rozhodnutí, které má značný dopad na náklady,“ podotýká plánovač zařízení stavební bytové firmy, v níž se několikrát propouštělo. „Nenutíme lidi, aby pracovali v krabicích. Uspořádání bude dál pohodlné,“ dodává.
Stejně jako mnoho jiných firem i podnik Jo Heinzové své služby nepropaguje. Podobně jako v obdobích nižší výkonnosti v minulosti pracuje i dnes firma Staffelbach s existujícími klienty, z nichž žádného neuvedla. Přijde-li na směřování ke správné velikosti nebo zeštíhlování, či jak by se to mohlo nazvat, jediní lidé, kteří o tomto tématu bez potíží diskutují, jsou poradci. Mezi stálé zákazníky firmy Staffelbach však patří společnosti Bear Stearns, Motorola a Verizon.

Obhlídky

Zákazníci kontaktují Heinzovou a její tým, ještě než nějaké propouštění ohlásí, někdy až čtyři měsíce předem. Členové týmu procházejí kanceláře pozdě v noci a o víkendech, aby se s prostorem obeznámili, aniž vzbudí podezření. Setkávají se s řídícími pracovníky, aby jim pomohli se zamyslet, jak pracoviště reorganizovat, aby odráželo novou podnikatelskou realitu - která oddělení budou těsněji spolupracovat, která by se mohla ještě zmenšit. Designéři často navrhují, aby se z prázdných kanceláří staly relaxační místnosti, jež se běžně vybavují masážními křesly, pohovkami a plazmovými televizory se ztlumeným zvukem, nebo zasedačky, kde by pohodné židle, dobrá káva a přístup k internetu měly podněcovat kolektivní hledání nových nápadů na řešení problémů. A kdyby to neprošlo, mohli by navrhnout vytvoření neformálních shromažďovacích prostorů, jež není nutné vybavovat stroji na espreso.
Přiblíží-li se propouštění, pracovníci Jo Heinzové se nastěhují do hotelu poblíž sídla zákazníka a vytvoří kontrolní centrum. Koordinují práci stěhováků, likvidátorů, dodavatelů a montérů nábytku. Po vydání oznámení přicházejí do kanceláří designéři, aby dohlíželi na stěhování a jednání se zaměstnanci, kteří mají změnit místo. „Vidíme, jak se lidi cítí zklamaní a ušlápnutí. Přinášíme jim vzpruhu a pozitivní postoj. Říkáme jim, že jsme tam, abychom jim pomohli,“ uvádí Heinzová. Dle ní se nejběžnější stížnost týká toho, o kolik více práce se bude od zaměstnanců očekávat: „Vždycky prohlašujeme: 'Vaše pracoviště vyladíme tak, aby větší produktivita byla snazší.'“

Vedení vedoucích pracovníků

Jak se často děje po významné změně, mnoho zaměstnanců jedné energetické společnosti se přestěhovalo z uzavřených kanceláří do menšího otevřeného prostoru, aby se ušetřilo místo (a podpořila spolupráce - módní slovo nového pracoviště). Nejsou-li zdi, není to takový problém. Ale žádné bílé tabule? Heinzová tedy našla bílé tabule, které se vešly na pracovní stanice a přiměly vedoucí pracovníky, aby nechali zaměstnance psát na skleněné stěny konferenčních místností vodou omyvatelnými fixy. „Potom byli opravdu spokojeni,“ konstatuje Heinzová, „měli pracovní prostředí pod kontrolou.“ V jedné dallaské firmě se do kójí přestěhovali řídící pracovníci. Heinzová musela tuto změnu hlasitě propagovat jako cestu k účinnější komunikaci se zaměstnanci. „A museli jsme jim ukázat, kde jsou nejbližší konferenční místnosti a jak si je rezervovat,“ podotýká. Několik designérů přiznává, že tráví hodně času rozhovory s vedoucími pracovníky o pravidlech nového, otevřeného pracovního prostoru.
Někteří zaměstnanci se přirozeně pokoušejí ze zmatku těžit. Usídlují se ve větších pracovních stanicích nebo blíže ke svým přátelům. Vyměňují si židle, berou si počítačové monitory, přivlastňují si tiskárny. „Usmíváme se, říkáme: 'Pěkný pokus,' a dáváme věci tam, kam patří,“ uzavírá Heinzová. Firma Staffelbach označuje každou část vybavení kódem, který ještě nikdo nerozluštil.

Box s. 54:
Pravidla hry
Propouštění může mít za následek obavy, zmatek… a prázdné kancelářské prostory. Tři doporučení poradců designu:

Předložte plán na přebudování pracoviště brzy po oznámení propouštění, aby zaměstnanci nebyli v nejistotě.

Proměňte nedávno uvolněné prostory v relaxační místnosti nebo haly. Pak naplánujte společenské akce nebo mítinky, které pomohou, aby se lidé cítili v těchto místech pohodlně.

Přemýšlejte o modernizaci technologie a kancelářského nábytku, aby pracovníci věděli, že si jich někdo stále cení.