Ve veřejné správě lze uspořit až polovinu nákladů, tvrdí člen představenstva Wolfram Jost
Wolfram Jost (44) je členem představenstva německé společnosti IDS Scheer od roku 2000, zodpovídá za vývoj, marketing a strategii produktu Aris. Vystudoval podnikovou ekonomiku se specializací na ekonomickou informatiku a marketing na Sárské univerzitě (Saarland Universität). Po dokončení studia v roce 1988 působil na Institutu ekonomické informatiky při Sárské univerzitě. Roku 1992 nastoupil do společnosti profesora Augusta Scheera (předchůdce IDS Scheer AG). Od roku 2002 rovněž přednáší studentům v kurzu „Metody a IT nástroje na podporu řízení podnikových procesů“.
EURO: Firma IDS Scheer loni dosáhla tržeb 354 milionů eur a je aktivní i v Česku. Můžete ji představit? JOST: Společnost založil v roce 1984 August-Wilhelm Scheer se třemi spolupracovníky. Profesor Scheer působil na Sárské univerzitě a věnoval se výzkumu, jehož výsledky chtěl „přetavit“ do praxe. Tvrdil, že z výzkumu dokáže vytvořit profesionální produkty, po nichž bude skutečná poptávka. Na Saarland Universität, kde jsem působil jako jeden ze Scheerových asistentů, jsme se zaměřovali na vytváření metod a následně i softwaru, který uměl modelovat podnikové procesy. V roce 1990 vznikl prototyp. Stáli jsme před otázkou, zda výsledek výzkumu někomu nabídnout, anebo se o komercionalizaci pokusit sami. Zvolili jsme druhou variantu. Podnikání rostlo zajímavě, v roce 1999 přišel vstup na burzu. Nicméně profesor Scheer zůstává dodnes hlavním akcionářem. Velmi nám pomohlo, že se naším partnerem brzy stal významný výrobce podnikových informačních systémů SAP. Partnerství mimo jiné umožnilo expanzi do zemí mimo Německo. Nyní máme již téměř tři tisíce zaměstnanců a působíme nejen v Evropě a USA, ale i v Číně, Japonsku a Singapuru. Nabízíme dvě základní služby: poradenství v oblasti optimalizace podnikových procesů a software Aris sloužící k modelování těchto procesů. V Česku působíme prostřednictvím pobočky od roku 1994 a máme zde přes 140 zákazníků, kteří Aris používají.
EURO: Kdo byli ti první klienti? Procesní řízení v počátku 90. let v podstatě neexistovalo. JOST: Ano, my jsme vlastně trh modelování procesů vytvořili. Předtím nikdo nic podobného nenabízel. Myšlenkou bylo, že chceme-li v budoucnosti firmy reorganizovat a úspěšně zavádět podnikové informační systémy, jako je SAP, potřebujeme nástroj, s jehož pomocí budeme popisovat procesy, neboť systémy jako SAP nedělají nic jiného, než že procesy podporují. Proto jsme se rychle spojili se SAP. Než jsme přivedli na trh Aris, nikdo opravdu systematicky nedokázal popsat, jak SAP provádí jednotlivé podnikové procesy. Proto se SAP stal i prvním velkým zákazníkem, jenž si Aris pořídil. Následovali klienti z mnoha branží: Mercedes-Benz, E.ON a další. Drtivá většina společností zahrnutých do německého burzovního indexu DAX používá systém Aris.
EURO: Proč je důležité popisovat a optimalizovat procesy? JOST: Když se podíváte na jakýkoliv podnik, není to nic jiného než souhrn procesů. Proto je efektivita a inovativnost procesů zásadní a určuje úspěšnost každé firmy. Společnost, která nezvyšuje efektivnost svých procesů se postupně stává příliš drahou a pomalou. Inovace se navíc neomezuje jen na produkty, ale i na procesy. Řada podniků ve službách, například banky, vlastně nenabízí žádné produkty, ale má pouze „procesy“. Stejné je to i ve státní správě. Potřebujete-li vydat pas nebo řidičský průkaz, jedná se opět o procesy. Procesy se stále více stávají produkty. Proto je pro stále důležitější neustálá optimalizace, neboť právě ta určuje zisk, nebo ztrátu.
EURO: V jakých odvětvích panuje největší poptávka po optimalizaci procesů? JOST: Poptávka samozřejmě vznikla v průmyslové výrobě. Například strojírenské firmy byly již dříve zvyklé efektivně řídit výrobu. Nejprve proto začaly optimalizovat výrobní postupy, a pak uplatňovaly stejné principy i v oblasti obchodu a administrativy. Dnes se tím však zabývají všechny branže. Máme klienty z automobilového průmyslu, v chemické i energetické výrobě, mezi bankami, pojišťovnami a samozřejmě i ve státní správě a v armádě. Můžu jmenovat německé, švýcarské, norské, nizozemské i americké ozbrojené síly. Samozřejmě že se liší bankovní procesy od procesů výrobců aut, ale mnoho procesů je také stejných. I banka provádí nákup, v jistém smyslu i produkci a prodej.
EURO: Kolik procesů potřebujete k popsání nějakého podniku, třeba banky? JOST: Procesně jsme popisovali například Siemens, obrovskou firmu s 350 tisíci zaměstnanci. Tato společnost zdokumentovala pomocí Aris veškeré své procesy a procesní mapa nejvyššího vedení koncernu se vejde na jednu „á-čtyřku“. Pak jdete samozřejmě hlouběji, ale k popisu veškerých operací Siemensu stačí 150 až 200 procesů jako nákup, prodej, materiálové hospodářství a další.
EURO: U popisu procesů firmy nicméně asi nekončíte. JOST: Procesní řízení není nic jiného než proces. A proto i takto musí být tato činnost organizována. Někdo musí nést zodpovědnost ze jeho implementaci. Je to celá řada kroků. Každý proces se musí nejprve popsat, navrhnout optimalizaci, provést implementaci změn a následně monitorovat dodržování zavedených změn a vyhodnocovat jejich přínos. Tyto činnosti se neustále opakují, úvodní mapa procesů činí méně než deset procent celého procesního řízení. Mnoho firem často zůstane jen u grafického zobrazení. Důležitější však je se nad procesní mapou zamyslet, uvědomit si, jak jednotlivé procesy probíhají.
EURO: Jak dlouho takové „kolečko“ trvá? JOST: Záleží na tom, kolik procesů paralelně optimalizujete. Vezmeme-li za příklad optimalizaci odbytu ve středně velké firmě, tak celé kolo lze stihnout za šest až sedm měsíců.
EURO: Zmínil jste, že procesní řízení nabývá důležitosti i v nekomerční sféře. Můžete uvést příklady? JOST: Mluvili jsme o armádě. Například německé nebo americké ozbrojené složky mají vlastní zásobování, rozsáhlé dílny na údržbu automobilů a bojové techniky, obrovské logistické zázemí a stravovací zařízení. V době míru je armáda velkým podnikem, jen jejich cílem není maximalizace zisku a obratu. Přesto chce i stát výdaje kontrolovat a šetřit. Například německý Bundeswehr je dnes největším zákazníkem SAP v této zemi.
EURO: Kolik lze ušetřit procesní optimalizací? JOST: Úspory nákladů mohou dosáhnout deseti až padesáti procent. Míra se liší. Menší je ve firmách, jež se už dříve samy pustily do úspor. Naopak v případě veřejných služeb, kde se často desítky let racionalizace neprováděly, to může být až zmíněných padesát procent. Optimalizace je zde totiž doprovázena zaváděním nového softwaru. Každé pracoviště, jež projde procesní optimalizací, zvládá daleko větší objem činnosti. Odpadá opakované zpracování procesů. Přitom optimalizace ve státní správě je obtížná, státu se těžko oznamuje, že propustí tisíc zaměstnanců. Spíše to znamená, že se na původní práci vynakládá méně zdrojů a uvolněné síly se mohou věnovat dodatečným službám. Odpadají zejména čekací doby. Například vyřizoval-li jste dříve občanský průkaz šest týdnů, dobře provedená optimalizace to dokáže zkrátit na tři týdny.
EURO: Úspora padesát procent je velká. JOST: Ano, ale správná optimalizace by neměla přinést jen jednorázový efekt. Ten se rozplyne. Neprovádíte-li optimalizaci průběžně, zaměstnanci se brzy vrátí k původním „nešvarům“. Není podstatné, uspoříte-li naráz čtyřicet nebo padesát procent, hlavní výhoda je právě v neustálém zlepšování, zrychlování a zlevňování procesů. Díky průběžné optimalizaci získáváte trvalou konkurenční výhodu. Hodně firem jednou za tři roky uskuteční velký projekt, ale další tři roky nedělají nic. A to je špatně. Raději ne tak dramaticky, zato průběžně.
EURO: Není procesní optimalizace tématem velkých firem? Ti menší považují řešení jako je SAP nebo Aris za příliš drahá. JOST: I firma s pěti zaměstnanci má procesy. Je pravda, že na pár lidí dohlédnete lépe než na tisícový ansámbl. Přesto optimalizovat procesy musejí i menší společnosti. Podnik s padesáti zaměstnanci samozřejmě k řízení nepotřebuje komplexní ERP systém jako SAP. Nicméně zobrazování procesů pomocí nástroje Aris je smysluplné již pro firmy se 100 až 200 pracovníky. Potvrzuje to naše zkušenost. Máme klienty se 150 zaměstnanci, kteří vlastní dvě nebo tři licence Aris. Jedna licence Aris přijde na deset tisíc eur, což si mohou dovolit.
EURO: IDS Scheer neprodává jen software, ale i služby. JOST: Consulting dnes tvoří asi sedmdesát procent tržeb, zbytek plyne z prodeje Aris. Ovšem v případě podílu na zisku je to opačně. Sedmdesát procent zisku zajišťuje Aris. Proto chceme růst rozšiřováním prodeje softwaru. V posledních letech se náš obrat každoročně zvyšoval o více než deset procent, do roku 2010 chceme proti roku 2005 obrat zdvojnásobit. Oblast consultingu se rozvíjela rychleji, i protože jsme provedli několik větších akvizic. Prodej Aris rostl jen organicky, nyní chceme jeho podíl na tržbách navýšit na čtyřicet procent. To povede k dalšímu zlepšení i ziskové marže, která dnes činí deset procent a do roku 2010 má dosáhnout čtrnácti procent.
EURO: Můžete porovnat úroveň procesního řízení v ČR a v dalších zemích Evropy? JOST: Situaci v Česku neznám natolik dobře, ale musím říci, že opravdu špičková úroveň je v Německu. Přispívá k tomu i to, že SAP a IDS Scheer jsou německé firmy, takže své produkty začaly na tomto trhu zavádět nejdříve. Amerika, Velká Británie i další země Němce postupně dohánějí, zlepšuje se i Česko a další země regionu. Trend podporuje také globalizace podnikání. Když například E.ON nebo UniCredit koupí nějakou společnost, zavede tam i optimalizaci procesů, na kterou je zvyklý z domova. Funguje to i naopak. Získá-li firma s méně rozvinutým procesním řízením jinou společnost s vyšší úrovní, postupně převezme lepší know-how.
EURO: Procesní poradenství nabízejí i velcí prodejci softwaru jako Microsoft či IBM. Nebojíte se, že vám přeberou zákazníky? JOST: Přestože si v consultingu konkurujeme, v produktové oblasti spolupracujeme. Procesní řízení má dvě úrovně – technickou a ekonomickou. Technickou úroveň IDS Scheer nepokrývá. Tam působí SAP, Oracle, IBM, Microsoft a další nabízející software zajišťující automatizaci procesů. A my nabízíme Aris – software umožňující popis procesů na ekonomické úrovni nezávisle na softwarové platformě. Je málo podniků, jež mají jen SAP, nebo Oracle, nebo Microsoft. Řada jich zároveň používá řešení od několika firem. Přitom Aris kromě popisu procesů umožňuje se systémy SAP, Oraclu i Microsoftu přímou komunikaci, neboť s těmito lídry nabídky podnikových informačních systémů spolupracujeme. Na jedné straně jsme nezávislí, na druhé straně máme partnerství se všemi velkými hráči v oblasti podnikových systémů. Navíc ani nemusíte jednotlivé procesy zdlouhavě kreslit. Když se Aris ve firmě zavede, což může trvat tři nebo čtyři měsíce, náš Aris Process Performance Manager komunikuje se SAP nebo dalšími informačními systémy a je schopen popis jednotlivých procesů automaticky generovat, procesy graficky znázornit a dodat délku vykonávání kroků.
EURO: V Česku jste v roce 2001 koupili společnost Comsoft a později také tuzemskou pobočku Plaut Consulting. Nauvažujete o další akvizicích? JOST: V České republice a v dalších východoevropských státech, kde jsme již akvizice uskutečnili, chceme podnikání spíše konsolidovat, růst organicky a v souladu se zmíněnou technologií zvyšovat ziskovost nárůstem licencí Aris. O akvizicích uvažujeme spíše v oblasti produktů, kde chceme rozšířit portfolio. Nákupy firem kvůli produktům a consultingu se totiž velmi liší. S consultingovou firmou si kupujete i část trhu, naopak když získáte firmu se zajímavým produktem, trh si sami vytváříte. Již dnes máme v Česku 170 zaměstnanců, což zemi staví hned po bok Německa. Pro srovnání - v Maďarsku máme asi 50 lidí a v Ruské federaci 150 konzultantů. Nicméně celkově má oblast střední a východní Evropy pro IDS Scheer velký potenciál. Už dnes je hned po západní Evropě regionem, kde dosahujeme největší část tržeb.
