Zajišťovat správu vlastním personálem nemusí být vždy nejlepším řešením. Leckdy je lepší outsourcovat.
Zejména tuzemští vlastníci mají tendenci správu zajišťovat svým personálem. Důležité je však zvážit, jestli není jiné řešení výhodnější.
Především je potřeba zhodnotit, jakou formou se facility management (FM) zajišťoval dosud. „Bylo-li to vlastními pracovníky (in-house), pak se podíváme na to, jakými prostředky a stroji správu zajišťovali, jaká byla spokojenost s výsledkem. Pokud volíme outsourcing, může se na první pohled zdát, že je situace snadnější. Zejména finančně je to přehlednější, protože máme fakturu, což je z ekonomického pohledu konkrétní informace,“ vysvětluje jednatel FM Institute Ondřej Štrup. Ani tady ale není volba jednoznačná. „Ve faktuře mohou chybět některé náklady, které platíme mimo, jako například čisticí a hygienické prostředky, současně může chybět mnoho informací, které si mohl dodavatel nechávat pro sebe, třeba přehled revizí či spotřebního materiálu. Pokud chcete objektivně zjistit, zda bude výhodnější forma in-house, anebo outsourcingu, musíte tyto údaje vypátrat a zapracovat do dokumentu označovaného jako Service Level (SL),“ upozorňuje Štrup.
Forma in-house zajištění je výhodná zejména pro menší společnosti, kde by nákup FM služeb nebyl z kapacitních důvodů efektivní. Ale i zde zůstane část FM služeb, které jsou natolik specifické, odborné či právně vymezené, že bude potřeba je nakoupit. In-house forma se také používá z bezpečnostních důvodů.
Například letiště mají natolik citlivé údaje, že do jejich prostor smějí jen prověřené osoby. Tím je omezena výhoda zaměnitelnosti pracovníků externí firmy.
Dalším typickým příkladem pro in-house zajištění je FM služba pro raritní provozy, kde je mnoho speciálních a náročných FM procesů nebo je potřeba ošetřovat technicky i bezpečnostně náročné přístroje. Příkladem jsou velké nemocnice. Množství, specifika a náročnost na bezporuchovost tam klade na FM poskytovatele vysoké požadavky.
Zaškolení odborníků je časově a finančně náročné.
Naopak outsourcing je výhodný pro běžné formy provozů, jakými jsou administrativní budovy, obchodní domy, skladové komplexy, výrobní objekty s nenáročnou formou výroby či kulturní zařízení. Ve většině těchto podniků jsou základní činnosti FM podobné. FM poskytovatelé proto mohou standardizovat své postupy, efektivně nakládat se svými pracovníky, sdílet dražší výrobní prostředky či vytížit specifické odborníky, které by na jedné zakázce nebylo možné zaplatit.
