Datové schránky je třeba pravidelně vybírat. Pošta, kterou v nich zapomenete, vás může stát miliony. Nepomůže vám přitom ani skutečnost, že jste svému nedbalému zaměstnanci opakovaně kladli na srdce, že má její obsah kontrolovat.
Autor: Artklee
Listopadový ostrý start datových schránek přinesl firmám na jedné straně možnost modernější komunikace s veřejnou správou, na straně druhé ovšem také nová právní rizika. Firmy, které pečlivě nenastaví interní procesy ve firmě tak, aby existovala dostatečná odpovědnost zaměstnanců za úkony související s datovými schránkami, se mohou brzy dočkat nepříjemného překvapení.
Pověřená osoba
U větších společností je nezbytné definovat, kdo je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky. Statutární zástupci společnosti musí zvážit, koho vyberou jako takzvanou pověřenou osobu, tedy zaměstnance, který je oprávněn nakládat s datovou schránkou firmy. Těmto pověřeným osobám (jejich libovolnému počtu) mohou být přidělena různá práva k datové schránce. Vždy je ale nutné myslet na nebezpečí zneužití jak uděleného oprávnění, tak citlivých informací, k nimž mají tyto osoby přístup.
Musíme si uvědomit, že chyba zaměstnance v nakládání s datovou zprávou může firmě způsobit značné finanční a právní škody. Představme si situaci, kdy se pověřená osoba, například asistentka či recepční, opomene do datové schránky po určitou dobu přihlásit. Kvůli fikci doručení (po deseti dnech je datová zpráva považována za doručenou) pak může začít běžet určitá daná lhůta. Může se jednat například o lhůtu pro podání odporu proti platebnímu rozkazu, která je pouze patnáctidenní. Tato lhůta pak kvůli nedbalosti dané pověřené osoby uplyne a firmě následně zbývá už jen sčítat ztráty.
Ochrana před nedbalostí
Jak se proti takové nedbalosti zaměstnanců nejlépe bránit? Určitou pomoc nabízí zákoník práce. Zaměstnanec odpovídá podle zákoníku práce za jím způsobenou neúmyslnou škodu do výše 4,5násobku svého průměrného měsíčního výdělku. Zmíněná omezená odpovědnost daná zákoníkem práce ale (s ohledem na hrozící škody) nemusí být dostatečným řešením. Tím může být nastavení interních pravidel v pracovním řádu společnosti, kam se povinnosti týkající se nakládání s datovou schránkou detailně a výslovně zakomponují. Takový interní řád pak preventivně určuje postup, který je možno vymáhat, a jeho porušení může být při splnění dalších předpokladů považováno za porušení pracovních povinností zaměstnance. Nutno doplnit, že pouze v případě úmyslného jednání zaměstnance by jeho odpovědnost nebyla limitována. Prokázat úmysl se však zřídkakdy podaří.
Pozor na přesný postup**
Stejným způsobem lze povinnosti ohledně nakládání s datovými schránkami stanovit přímo v pracovní smlouvě zaměstnance, který je za tuto činnost zodpovědný. Ideálním řešením je upravit přesný postup přihlašování se do datové schránky (například jednou denně), nakládání s datovou schránkou a okamžité předání zprávy došlé prostřednictvím datové schránky konkrétní zodpovědné osobě.
V každém případě žádným postihem vůči zaměstnanci nelze negativní důsledky porušení jeho povinností efektivně odstranit nebo vyloučit. Je tak nutno dbát na zajištění dostatečné informovanosti příslušného okruhu osob o možných rizicích a zaměstnance v této oblasti pravidelně vzdělávat.
