České společnosti teprve začínají objevovat potenciál ekonomických úspor, jaký jim nabízí využití videokonferencí. Přitom podle studie, kterou pro Cisco provedla výzkumná společnost Ipsos Mori, jsou hlavním přínosem videokonferencí pro firemní komunikaci úspora času a peněz a snazší spolupráce mezi firmami i uvnitř týmu.
Foto: Profimedia.cz
To potvrzují také zkušenosti společnosti Dimension Data, globálního systémového integrátora, která se mimo jiné zaměřuje na instalaci videokonferenčních řešení u českých firem. Přibližně polovina jejích zákazníků využívajících videokonference, jejich prostřednictvím komunikuje se svými obchodními partnery. Narůstá také počet menších společností, po kterých využívání této formy komunikace vyžadují jejich velcí odběratelé a obchodní partneři. I proto se společnost Dimension Data rozhodla s podporou společnosti Cisco uspořádat soutěž pro firmy o co nejinovativnější návrh využití videokonferencí. Vítěz pak získá videokonferenční techniku v hodnotě téměř půl milionu korun.
„V poslední době se ve firmách stále více uplatňují dva trendy, které nové technologie podporují. Prvním z nich je mobilita. Lidé chtějí mít možnost využívat jakákoliv zařízení a pracovat odkudkoliv – a nástroje pro spolupráci, které jsou těmto požadavkům otevřené, jim to umožňují. Druhým trendem je mnohem intenzivnější týmová spolupráce, která přináší vyšší efektivitu jak uvnitř firmy, tak v kontaktu mezi obchodními partnery, a právě video je katalyzátorem těchto trendů,“ řekl Jiří Devát, generální ředitel společnosti Cisco ČR.
Potenciál videokonferencí v České republice je značný
V České republice dosud řada firem dostatečně nevyužívá potenciál videokonferencí a dalších nástrojů pro spolupráci. Videokonferenční technologie společnosti Cisco jich implementovalo více než dvě stě. Jako první začaly videokonference využívat větší společnosti, podobně jako jinde ve světě – celosvětově využívá Cisco TelePresence, technologii pro High-Definition videokonference, 85 % společností ze žebříčku Fortune 100. Přitom existuje obrovský potenciál pro nasazení těchto technologií malými a středně velkými firmami od 10 do 250 zaměstnanců, jakých jsou u nás desítky tisíc.
Podle informací získaných od zákazníků společnosti Dimension Data v České republice využívá 50 % z nich videokonference pro komunikaci se svými obchodními partnery. Přibližně desetina je pak využívá k řízení interních projektů a jako náhradu osobních schůzek. Trendem, který videokonference umožňují, je posun od dlouhých porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma, což přispívá k vyšší efektivitě práce. Stále častěji také firmy využívají video dostupné z různých zařízení. Videokonference tak již nejsou doménou zasedacích místností, ale díky možnosti připojení ke schůzce z mobilních zařízení, stolních videotelefonů či softwarových klientů se videokonference stávají masovou záležitostí a jsou k dispozici většině zaměstnanců.
V současnosti také postupně dochází k prolomení bariéry, která bránila využívat videokonference menším firmám. Tým, který sídlil v jedné kanceláři, je pro vzájemnou komunikaci téměř nepotřeboval. Dnes, kdy již řada větších firem nějaké videokonferenční řešení využívá, požaduje po svých dodavatelích, kteří jsou často právě z řad menších firem, také takový způsob spolupráce a komunikace. To představuje možnost pro menší firmy jak se nyní odlišit od konkurence. Brzy ale bude i pro ně nutností videokonference využívat.
„Stejně tak to bylo v minulosti s přechodem z faxu na emailovou komunikaci nebo z pevných telefonů na mobilní. Nejdříve šlo o výhodu a poté o nutnost. Jen s tím rozdílem, že každá další změna je rychlejší než ta předchozí. Proto, kdo dnes zaspí, tak možná už příští rok může pocítit své zaváhání,“ komentoval současné trendy Zbyszek Lugsch, Sales & Solution Director společnosti Dimension Data Czech Republic.
České firmy mohou díky soutěži získat videokonferenční řešení v ceně téměř půl milionu korun
Pro podporu širšího využívání videokonferencí v ČR připravila společnost Dimension Data spolu se společností Cisco soutěž pro firmy, ve které mohu získat telekonferenční technologii. Stačí, aby připravily co nejinovativnější a nejoriginálnější koncept toho, jak a pro co by využily videokonferenční technologie. Za nejlepší návrh jsou připraveny ceny v hodnotě téměř půl milionu korun. Vítězná společnost získá dva videokonferenční sety Cisco TelePresence C20 a ten, kdo vítězný koncept za společnost připravil a přihlásil, vyhraje iPad2. Pro zúčastněné firmy bude přínosem i to, že si uvědomí, jak by jim nový způsob spolupráce mohl pomoci pozitivně ovlivnit jejich vývoj. Podrobnosti o soutěži jsou uvedeny na adrese www.videostart.cz.
Studie Cisco: přínosy videokonferencí a hlavní překážky jejich uplatnění
Společnost Ipsos Mori vypracovala pro Cisco studii věnující se překážkám a přínosům ve využívání videokonferencí. V rámci této studie odpovědělo 77 % dotázaných, že mezi největší přínosy videokonferencí patří redukce počtu služebních cest a 76 % respondentů uvedlo, že zlepšují komunikaci na velké vzdálenosti. Pro 69 % účastníků průzkumu je také jedním z jejich největší benefitů úspora peněz. Přibližně dvě třetiny v průzkumu uvedly přínosy jako minimalizace nedorozumění při komunikaci nebo zlepšení spolupráce. Spolu se snížením počtu služebních cest jde ruku v ruce také úspora času. Častí uživatelé konferencí v průzkumu uvedli, že jim ušetří až 7 hodin týdně, což je v podstatě jeden pracovní den.
Studie také ukázala, že je významný rozdíl ve vnímání videokonferencí mezi jejich uživateli a neuživateli. Lidé ve společnostech, kde se videokonference nevyužívají, mají vůči nim často předsudky, které pak představují překážku jejich přijetí. K těmto barierám patří například to, že nemají dostatek informací o jejich přínosech (29 %), mylně se domnívají, že zavedení videokonferencí přinese firmě vysoké náklady (33 %) a 35 % dotázaných si myslí, že překážkou je nedostatek zkušeností s těmito technologiemi. Někteří (23 %) se také obávají, že videokonference nejsou kompatibilní napříč dodavateli.
Studie byla provedena u více než 6 000 zaměstnanců ve 12 zemích (USA, Austrálie, Čína, Rusko, Velká Británie, Francie, Německo, Španělsko, Holandsko, Norsko, Švédsko a Dánsko).
Finanční přínosy videokonferencí
„Firmy mají příležitost dosáhnout úspor v řádu statisíců až milionů korun ročně. Malé a střední podniky jsou velmi pružné ve změnách vnitřních procesů a stylu práce a dokáží tak rychle využít přínosů videokonferencí – ať jde o prohloubení týmové spolupráce, časové úspory nebo snížení nákladů na časté služební cesty,“ říká Jiří Devát.
Typickým příkladem může být společnost, jejíchž deset zaměstnanců pravidelně jezdí dvakrát týdně po trase Praha-Brno-Praha. Ve většině případů lze nahradit tuto cestu využitím videokonference. Pokud budeme brát v úvahu náklady firmy na jeden kilometr služební cesty, které činí 5 Kč, a celkově ujetou vzdálenost, která by v tomto případě činila 32 000 km, tak měsíčně lze jen tímto způsobem ušetřit 160 000 Kč. Pokud by v tomto modelovém případě implementovala firma řešení v hodnotě 1 milion Kč, tak by jeho návratnost činila jen přibližně půl roku. V závislosti na typu a velikosti firmy, jejím způsobu fungování a implementovaném řešení se mohou roční úspory plynoucí z využívání videokonferencí pohybovat v řádech stovek tisíc až milionů korun. Návratnost takového řešení se typicky pohybuje mezi šesti měsíci a jedním rokem.
