Omezování nákladů není jedinou cestou, jak dosáhnout vyšších zisků Současná ekonomická a konkurenční situace na trhu nutí mnoho společností neustále snižovat náklady. Zvýšení, nebo alespoň udržení současného zisku je klíčovým tématem uvažování manažerů.
V rámci tohoto procesu utahování opasků lze však velmi snadno přehlédnout zvýšené náklady na lidskou práci, které jsou často vyvolané potřebou úspor za každou cenu.
Přitom právě zjednodušení lidské práce, odstranění manuálních neproduktivních činností a zrychlení fungování firmy přináší výrazné úspory nákladů a současně nezanedbatelné konkurenční výhody. Aktuální technologie pro podporu těchto činností jsou mnohem jednodušší než dříve. Zároveň nabízejí čím dál více možností a funkcí.
Navíc jsou dnes i cenově dostupnější pro široké spektrum firem, a z jejich výhod tak již neprofitují jen velké společnosti z oblasti bankovnictví nebo telekomunikací. Dokonce i malé firmy bez vlastního IT oddělení mohou využívat elektronické schvalování a ukládání dokumentů formou outsourcingu s kompletní správou a garancí funkčnosti.
Jako příklad můžeme uvést logistickou společnost, která potřebovala zjednodušit proces distribuce z centrály do několika distribučních center. Na první pohled levný jehličkový tisk, centrále byl nahrazen kvalitním laserovým. Tím bylo dosaženo výrazně vyšší kvality tisku, čitelnosti údajů a prvotní úspory nákladů nasazením oboustranného tisku. Manuální třídění vytištěných dokumentů nahradilo automatické roztřídění, a každý řidič tak nyní jednoduše dostane své dokumenty již v hotové brožuře. Časové úspory, oproti manuálnímu třídění, jsou značné, komfort a kvalita tiskovin také, přičemž náklady ale zůstaly na původní výši.
V druhé fázi přišlo na řadu zrychlení návratu dodacích listů a zpracování v centrále.
Každé distribuční centrum bylo vybaveno skenerem pro digitalizaci všech příchozích dodacích listů. Skenovaná data nyní centrála vyhodnocuje automaticky, přičemž sleduje kompletnost a nepoškozenost zásilek dle informací z dodacích listů. Následně dochází i k automatickému zaúčtování. Manuální kontrola dodacích listů byla odstraněna úplně. Společně se zkrácením času pro fakturaci byly ovlivněny nejen provozní náklady, ale i cash fl ow společnosti.
Zkuste si odpovědět na otázku, kolik času trávíte například opisováním textu z papírového dokumentu, hledáním zapomenuté faktury na kolegově stole, skládáním dokumentů na třetiny a lepením obálek. Moderní technologie automatizace přinášejí osvobození od manuálních rutinních činností a umožňují zaměřit lidskou aktivitu na činnosti klíčové pro rozvoj společnosti. ?
O autorovi| MARTIN RYCHTER solutions consultant, Konica Minolta Business Solutions Czech
