Zítra přijdu do práce, rezervujte mi prosím stůl. Pokud chce mít zaměstnanec poradenské společnosti Ernst & Young jistotu, že si bude mít kam sednout, až dorazí do mateřské firmy, využije elektronický systém bookování. Většina zaměstnanců v Česku nic podobného nepotřebuje. Pracují v klasických open space kancelářích, kde každé ráno zasednou ke svému stolu.
Už i v tuzemsku je ale možné najít firmy, které striktně netrvají na pravidelné docházce, redukují pracovní místa a nechávají své lidi tvořit doma. Zřejmě jdou tím správným směrem. Dvě třetiny zaměstnanců by totiž akceptovaly nižší mzdu výměnou za flexibilnější prostředí, především pracovní dobu.
Dva na jeden stůl
Takzvaný hotdesking – pracoviště bez pevně daného upořádání stolů a pracovních míst – funguje v oddělení auditu Ernst & Young už osm let a osvědčil se. Zpočátku připadal jeden stůl na dva zaměstnance, nyní sdílí jedno místo 2,5 pracovníka. Tímto systémem pracuje 120 lidí. Další rozšiřování hotdesku ve firmě u poradců nechystají, volnější režim si je ale možné domluvit i v jiných odděleních. Zejména ženy po mateřské dovolené využívají zkrácených úvazků a kombinované práce ve společnosti a doma.
Hotdesking a homeworking (práce z domova) v Česku zatím nepředstavuje fenomén, který by se šířil lavinovitě. Praktikují ho především nadnárodní konzultantské firmy, IT a telekomunikační společnosti, které aplikují již vyzkoušený standard ze zahraničí. „Ne vždy jsou s tím ale dobré zkušenosti. Klesá například loajalita zaměstnanců. Někdy hotdesking funguje na bázi rezervačního systému, který vyžaduje nějakého koordinátora, tedy nakonec je s tím spojený nějaký vícenáklad. Je ale pravda, že hotdeskingem se dá dosáhnout až 130procentní využitelnosti prostor,“ podotýká Radka Novak, vedoucí kancelářského týmu poradenské a realitní kanceláře Cushman & Wakefield.
===== Volnější než na jihu =====
„U nás se místa nerezervují, nestává se ale, že by si pracovník neměl kam sednout, když přijde,“ přidává vlastní zkušenost Anna Bezděková, manažerka v oddělení auditu společnosti Deloitte, kde nemá vlastní stůl zhruba 150 lidí. V kancelářích oddělení auditu je živo jen v pondělí dopoledne, potom se vylidní. Vlastní „office“ mají jen partneři firmy, i ty jsou ovšem v době jejich nepřítomnosti všeobecně k dispozici. Luxus pevného místa si dopřávají už jen manažeři. Zaměstnanci na nižších pozicích si mohou sednout kdekoliv, kde je jim příjemně, nebo vedle kolegů, se kterými aktuálně pracují na nějakém úkolu. Často si ale vybírají stejná místa. „Většinou tuším, kde koho najdu,“ říká Bezděková.
Jak dodává, práci na dálku umožňuje dobře nastavená technická platforma – virtuální privátní síť, na kterou se zaměstnanci mohou kdykoliv a téměř odkudkoliv připojit. Podle odhadů poradenské společnosti DTZ využívá v zahraničí systém sdílení pracovního místa už 20 procent velkých společností a jejich počet roste. „Tento trend bude s ohledem na vývoj v celé Evropě jednoznačně sílit také v České republice. Již nyní je zde podíl společností – jde o zhruba 45 procent – s volným začátkem a koncem pracovní doby srovnatelný se západní Evropou. Naopak v jižní či východní Evropě je to zatím jen 35 procent,“ soudí Tamas Polster, specialista londýnské centrály DTZ na management komerčních prostor.
Pružnost vítězí
Když Martina Ďurišová zvažovala, kam nastoupí, flexibilní pracovní doba pro ni byla jedním z významných důvodů, proč se nakonec rozhodla pro AVG Technologies. „Možnost pracovat z domova pro mě představuje výhodu, která se nedá přepočítat na peníze,“ říká koordinátorka kanceláří brněnského výrobce antivirových programů.
Homeworking využívá nepravidelně, například když přijede ze služební cesty pozdě v noci. Když se jí dobře pracuje hned po snídani, do práce nespěchá. Když si potřebuje přes den vyřídit soukromé záležitosti bez stresu, zasedne v klidu doma k počítači až večer.
Podobný styl práce by zřejmě uvítala valná část lidí. Až 66 procent zaměstnanců by bylo dokonce ochotno akceptovat nižší mzdu výměnou za flexibilnější pracovní prostředí, především pružnou pracovní dobu. Ukázal to průzkum sponzorovaný společností Cisco mezi 2600 respondenty. Více než 60 procent zaměstnanců tvrdí, že na to, aby byli produktivní, nepociťují potřebu být v kanceláři. „Moderní technologie a příchod ,generace Y‘ a brzy i ,generací Z‘, pro které je virtuální svět a kontinuální on-line připojení druhou přirozeností, mění a budou měnit pracovní návyky a styl komunikace. Tyto generace se o zaměstnání nebudou rozhodovat jenom na základě výše mzdy, lokality a kvality pracovního prostředí či firemní kultury,“ předpovídá Karel Hausvater, konzultant poradenské a realitní kanceláře Jones Lang LaSalle.
Držení pevné pracovní doby přetrvá nejspíše jen u výrobních firem a služeb s pevně danou otevírací dobou. Gartnerův průzkum předpovídá, že se podíl činností nevyžadující přítomnost na pracovišti zvýší během pěti let ze současných 25 na 40 procent.
Jedno kde, hlavně že plníš
Ve Velké Británii praktikovala alespoň částečně home office už v roce 2002 celá čtvrtina zaměstnanců. Klouzavá pracovní doba a možnost občas pracovat z domova se i u nás pomalu stává standardem u zahraničních korporací, které místo neustálé kontroly zaměstnanců kladou důraz na jejich produktivitu. „Nemám pocit, že bych musela sledovat, zda naši zaměstnanci skutečně pracují. Jsou hodnoceni podle jednotlivých úkolů a ne počtu hodin, které fyzicky stráví v sídle firmy,“ tvrdí Anna Bezděková, která nevidí důvod, proč podporovat národní zlozvyk strávit v práci co nejvíce hodin bez výsledného efektu. Například v IBM razí heslo, že nezáleží, kde a jak děláš svoji práci, ale na tom, že ji uděláš, což pracovníci kvitují. Z 350 tisíc zaměstnanců navštěvuje 40 procent kancelář pouze zřídka. Tento model ale není vhodný pro každého. „Zajisté jsou i určité nevýhody flexibilní pracovní doby a zaměstnavatelé to vědí, proto trvají na pevné docházce. Primárně jde o to, aby zaměstnanci neztratili pocit teamovosti, motivaci a předávali si poznatky a informace. Open space je ideální prostředí, kde se ,nasávají‘ zkušenosti, znalosti a informace skoro samy. A homeworking rozhodně není vhodný například pro absolventy,“ upozorňuje Hausvater.
Efektivní matky
Jak již bylo řečeno výše, výhody flexibilní práce dokážou ocenit především ženy s malými dětmi. I někteří tuzemští zaměstnavatelé si už umí spočítat, že se jim vyplatí podporovat co nejrychlejší návrat kvalifikovaných pracovnic z mateřské například firemními školkami, zkrácenými úvazky nebo možností home officu. Pionýrem je v tomto ohledu mobilní operátor Vodafone. „Ukázalo se, že právě maminky patří k nejefektivnějším zaměstnancům, využívají pracovní čas na maximum,“ pochvaluje si práci z domova mluvčí Vodafone Mirek Čepický.
Firma tímto způsobem zaměstnává čtyři stovky rodičů. Díky jejich pozitivním ohlasům začala program takzvané flexibilní kanceláře před dvěma lety rozšiřovat. Zaměstnancům společnost rozdala notebooky s mobilním připojením a dala jim možnost pracovat odkudkoli. Zároveň zredukovala počet stolů v kancelářích. „Není pro nás tak důležité, kolik hodin a kdy jsou lidé v práci, rozhoduje to, jak dobře plní své úkoly. Tento koncept samozřejmě klade nové nároky na zaměstnance a manažery, máme s ním ale velmi pozitivní zkušenosti,“ dodává Čepický.
Redukcí pracovních míst Vodafone zároveň částečně snižuje náklady, což může být významným „vedlejším efektem“ těchto modelů. Podle studie společnosti DTZ utratí průměrný nájemce patnáct procent výkonu (příjmu či podílu na obratu) jednoho zaměstnance za náklady spojené s pronájmem kanceláří.
V žebříčku Global Occupancy Cost-Office se Praha ke konci roku 2008 umístila na 83. místě ze 114 sledovaných měst s náklady ve výši 4340 eur za rok a pracovní místo. Firmám navíc už příliš prostoru pro snižování nákladů v tomto ohledu nezbývá – metry nelze i s ohledem na hygienické normy ukrajovat donekonečna. Předrevoluční luxus 20 a více „čtverců“ na jednoho pracovníka si dnes užívají už jen někteří státní zaměstnanci, s průměrnou velikostí prostor 11,3 metru čtverečního na jedno pracovní místo je Praha už pod světovým průměrem 13,5 metru.
Kulečník a boj o mozky
Flexibilní pracovní doba nemusí být jediným „nefinančním“ způsobem, jak si předcházet schopné zaměstnance. Některé společnosti najímají designéry, aby vytvořili prostředí, které bude co nejméně připomínat klasické kanceláře. Softwarová společnost AVG Technologies investovala do designu a vybavení svého brněnského centra miliony dolarů. „Nové výzkumné centrum nám pomůže ve stálém náboru nejschopnějších, nejvzdělanějších a nejzkušenějších lidí,“ prohlásil J. R. Smith, generální ředitel AVG Technologies, při otevření nového sídla firmy.
V moravské metropoli, kde si nebývalé koncentrace IT firem všimli už i v New York Times, není jednoduché přilákat ty nejlepší mozky. Jelikož firma potřebuje kreativní zaměstnance, kteří se musejí i během pracovní doby odreagovat, více než 600 metrů čtverečních uvolnila pro šest relaxačních zón. Každý si může vybrat podle svého gusta či momentální nálady. Chvíli odpočívat na pláži a pak si dát drink v plážovém baru, přečíst si kapitolu z oblíbené knihy v parku, vypít si kávu v kavárně, zahrát si s kolegy stolní fotbálek nebo kulečník v pánském klubu či poskotačit s ratolestmi v dětském koutku. Autenticitu dodávají sedačky ve tvaru a designu kamenů nebo kopie rybářské loďky či stožáry s plachtami. Klasickou dispozici kancelářského prostředí rozbíjejí také telefonní budky – jakési válce s křeslem – kde si může každý nerušeně vyřídit hovor.
===== Hrátky v parku =====
„Osvícení zaměstnavatelé si uvědomují, že spokojený zaměstnanec rovná se větší produktivita práce. Musí ho zabavit, dopřát mu komfort a pocit, že je ceněnou komoditou. K dalšímu vybavení kanceláří může patřit sprcha, fitness, společné centrum formou baru nebo quiet room, kde si může ,dát dvacet‘,“ říká Eva Švecová, analytička společnosti Jones Lang LaSalle. Většina firem se ale při navrhování prostor pro své zaměstnance stále rozhoduje v kontextu nákladů. „Nájemce obvykle nezajímá prostor pro relaxaci zaměstnanců, ve skutečnosti ani výše nájemného či výdaje na energie, a už vůbec ne ,zelenost‘ budovy. Chtějí přepočítat náklady na jednoho zaměstnance, a podle toho se rozhodují,“ přibližuje běžnou praxi jeden z developerů, který podřizuje vše tomu, aby využil každý metr plochy. Jeho kolega z PasserInvest Group má zkušenost, že na relaxační zóny kladou důraz především americké firmy. „V BB Centru se osvědčily především střešní terasy,“ uvádí Vladimír Klouda, místopředseda představenstva developera, který v Michli stvořil jednu z nejoblíbenějších administrativních lokalit. Všichni nájemníci BB Centra mohou využívat zhruba jednohektarový Baarův park, který slouží jako jakási obecní relaxační zóna s hřištěm na petanque, houpačkou pro dospělé nebo fontánou a městským mobiliářem. Zejména v létě je prý hojně využíván.
