Přijít na dobře připravenou schůzku se mi už dlouho nepodařilo
Soukromé podnikání, trh i manažerské vzdělávání oslaví zanedlouho dvacet let od své renesance. Dalo by se očekávat, že v chování lidí se za tu dobu hodně změní. Některé vlastnosti a postupy ale zůstávají coby zkameněliny. Je to zacházení s časem, průběh pracovních schůzek a rozdělení rolí v týmu stojícím před novým nestandardním úkolem. Pojďme se podívat, jak se radíme. Mám možná smůlu, ale přijít na dobře připravenou schůzku s odsouhlasenou agendou, podklady předem, efektivní, s dodrženým časem, jasně stanovenými a zapsanými závěry a úkoly se mi už dlouho nepodařilo.
Řekli byste elementární věci, ale proč to stále nefunguje? Jedním z důvodů je, že si málokdo uvědomuje, kolik stojí čas účastníků. Skončí-li porada obecnými závěry, které si každý interpretuje po svém a spoléhá se, že druhý něco udělá, návrat „investice“ je v nedohlednu. Co je potřeba zajistit kromě samozřejmých, výše zmíněných „evergreenů“? Pomůcky, shánět se po flipchartu nebo fixech v okamžiku, kdy by se hodily, je neproduktivní. Místnost odpovídající velikosti a charakteru schůzky. Přeplněná zasedačka, kde polovina lidí stojí a ostatní dříve nebo později usnou v přetopeném vydýchaném vzduchu, jistě není místo na entuziastické změny. Řídit porady nemusí vždycky nejvyšší šéf. Tam, kde usilujeme o pluralitu názorů a alternativy, se může hodit nezávislý moderátor zvenku. Množství pracovníků zastávajících názor, že šéf má vždycky pravdu, není zanedbatelné. Moderátor může využít postupů vedoucích efektivnější a kratší cestou k cíli. Může to být řízený brainstorming, alternativní scénáře nebo metoda šesti klobouků. Pokud moderátor ovládá svoji profesi, je podle mé zkušenosti mítink kratší a končí jasnými závěry. Personální obsazení je velmi důležité. Neměl by chybět nikdo, kdo má k dané problematice co říci, ale také nikdo přebývat. Pozor na typy, které zastavíte jen tak, že jim něco vrazíte do pusy, a také na ty, ze kterých nevypáčíte ani hlásku. Nositelé problémů bez návrhů řešení a ti, kteří sumarizují důvody, proč něco nejde, také nejsou vítáni.
Z některých mítinků odcházíte unaveni s nevyslovenou otázkou, proč jste tam vůbec ztráceli čas, z jiných pak energicky s pocitem dobře odvedené práce. Na porady prvního druhu se nikdo nežene a hledá výmluvy, proč tam nejít. Z druhých si odnášíte práci a přesto máte pocit, že to dává smysl.
