Outsourcing je obchodní metoda, která vyžaduje velmi důslednou smluvní i analytickou přípravu
Zhruba před patnácti lety se outsourcing vynořil z oblasti obchodní sémantiky, marketingu a prezentací stejně jako předtím například termíny implementace nebo systémová integrace. Na rozdíl od těchto termínů, které na nebi informačních technologií zazářily jako jasný bolid a opět zmizely, si svoje místo v obchodním světě drží stále. Dokonce se tento termín dostal z domény informačních technologií i do jiných oborů a stal se termínem víceméně běžným. Pravdou samozřejmě zůstává, že nejdříve se začalo operovat s termínem outsourcing jako takovým a teprve dodatečně se k němu hledal obsah.
V rovině akademické
Obsah určitého pojmu v oblasti obchodu (a služeb), který má obecnou platnost a je vnímán jako ustálený, vzniká buď na základě dlouhodobé uzance a užívání, nebo na základě toho, že je ukotven v právním řádu jako definovaný termín. Právní řády většiny zemí obvykle nestačí dostatečně rychle reagovat na nově vznikající vztahy ve společnosti, takže legislativní vývoj zaostává za vývojem faktickým. Je tomu tak i v případě outsourcingu, který není ve většině právních řádů, a tedy ani v právním řádu českém, explicitně upraven. Jakým způsobem se tedy dopracovat k definici obsahu pojmu outsourcing? Jaké musí být vztahy mezi subjekty, aby se jednalo o outsourcing, a nikoli jen o prostou nakupovanou službu? Nebo je každá nakupovaná služba outsourcingem? Nebo je k tomu třeba nějakého dalšího atributu? Zejména na katedrách informačních technologií se odborníci o jakousi definici opakovaně pokusili. Jakkoliv je tato snaha chvályhodná, bohužel dosud nikdy nepřesáhla rámec příslušného akademického pracoviště a nebyla obecně akceptována. Přestože outsourcing je v komunikaci mezi IT odborníky všemožně skloňován, je snadné zjistit, že o obsahu tohoto pojmu mají diskutující téměř vždy odlišné představy. Outsourcing je dnes pojmem obchodním a jeho obsah je definován obsahem smluvní dokumentace, která závazky stran v příslušném „obchodním případu outsourcingu“ zakotvuje. Obsahem je to, co si strany mezi sebou určí, a proto je každý případ outsourcingu jiný. Vždy záleží na konkrétní situaci, na předmětu a rozsahu outsourcingu, na postavení smluvních stran a na mnoha dalších okolnostech.
Úspora jen zřídka
Outsourcing může být ideálním řešením určité situace podnikatele, zcela jistě však nemůže být řešením jakékoliv situace a jakéhokoliv problému. To, že se jedná do značné míry o módní strukturu a řešení, které se zdá být „in“, je v tomto případě spíše na překážku. Kdy tedy outsourcing skutečně řešení nabízí? Za jeden z nejdůležitějších kroků lze v případě outsourcingu jistě považovat ekonomické a především strategické rozhodnutí o tom, že se některá část činnosti objednatele bude zajišťovat formou outsourcingu. Tomuto rozhodnutí by měla předcházet důkladná analýza potřeb a požadavků objednatele, neboť často je v rámci přechodu k outsourcingu zároveň prováděna restrukturalizace části podniku. Základní výhodou outsourcingu je, že výrazným způsobem zvýší odpovědnost za výsledek činnosti, neboť táž činnost provozovaná outsourcingem s sebou přináší zvýšenou odpovědnost dodavatele oproti odpovědnosti, kterou nesou pracovníci objednatele za tutéž činnost vykonávanou v pracovním poměru. Outsourcing s sebou nese flexibilitu při plánování zdrojů, lepší rozdělení rizik, zvýšení množství volných peněz a lepší přístup k prostředkům, eventuálně lidským zdrojům světové úrovně, které by jinak bylo velmi obtížné nebo neúměrně nákladné pořídit. Pokud je outsourcing aplikován po zralé úvaze a v přiměřené situaci, může být skutečně nejlepším řešením v dané situaci. Základním omylem při plánování outsourcingu je, že přináší vždy absolutní ekonomickou úsporu. Ačkoli je tato možnost teoreticky možná, v praxi se s ní setkáváme skutečně zřídka. Fakticky totiž znamená zvolit maximálně úspornou variantu příslušné outsourcované činnosti, často na úkor kvality poskytovatele, spolehlivosti, bezpečnosti a budoucího rozvoje. Outsourcing je zpravidla stejně nákladný jako táž činnost zabezpečovaná vlastními silami, někdy dokonce i nákladnější. Obvykle je však naprosto zásadní rozdíl v kvalitě a kvantitě poskytované činnosti. Dalším omylem je názor, že pokud se zákazník rozhodne pro outsourcing, rezignuje tím na to, aby danou činnost v budoucnosti zajišťoval sám. Naopak, v řadě případů se stává, že poté co poskytovatel outsourcingových služeb pozvedne činnost, která byla outsourcována, na odpovídající odbornou úroveň a zefektivní ji, zákazník ji opět převezme a provozuje nadále vlastními silami.
Rizika outsourcingu
Jedním ze základních rizik outsourcingu je riziko krachu spolupráce, ať již na straně objednatele, dodavatele nebo na obou stranách. Míra tohoto rizika je samozřejmě přímo úměrná rozsahu outsourcingu. Je třeba ji snižovat nejen důkladnou právní úpravou vzájemných vztahů obsahující systém oboustranných záruk, ale i interními opatřeními obou stran, která se týkají zejména záložních řešení, personálních opatření a finančních rezerv. Největším rizikem outsourcingu je podcenění dohody o tom, za jakých okolností může být spolupráce ukončena a jak budou vzájemné vztahy vypořádány. Smluvní dokumentace outsourcingu má v podstatě tři části. Závazky, které zabezpečují zajištění podmínek pro poskytování outsourcingových služeb, závazky, které stanovují parametry poskytovaných služeb, a konečně závazky, které stanovují podmínky vzájemného vypořádání stran po skončení outsourcingu. Zejména nedostatečně jasná a srozumitelná dohoda o parametrech vypořádání často způsobuje, že zákazník je fakticky nucen setrvat ve smluvním vztahu s poskytovatelem či outsourcing obnovovat. Dalším nebezpečím je, když nejsou všechny tři části závazků sjednány najednou a nejsou přiměřeně provázány a podmíněny. Pak se může stát, že se například uskuteční pouze první fáze závazků – tedy přípravná fáze outsourcingu, jejíž součástí může být například i odkoupení stávající technologie zákazníka – a zbytek smluvní dokumentace se neuzavře ani nerealizuje, ačkoli poskytovatel již technologii odkoupil a zaplatil. Pro poskytovatele služeb by to mohl být problém téměř existenční. Outsourcing je obchodní metoda, která vyžaduje velmi důslednou smluvní i analytickou přípravu; závěrem budiž, že outsourcing je prokazatelně skvělým řešením v konkrétní situaci a jako takový má být i aplikován. Není však řešením univerzálním.
