Za současné situace mohou moderní informační technologie pomoci firmám překonat útlum
Ekonomická krize již mnoho měsíců plní stránky novin a časopisů. Ve skutečnosti je však tato situace udržovaná z velké části uměle. Paradoxně lidmi, na něž později dopadnou její důsledky. Problémy, které krize přináší, jsou pak reálné, přestože jejich příčinou je především přílišná důvěra v média a z ní vyplývající davová psychóza. Situace navíc připomíná výborně cílenou marketingovou kampaň.
Sporné škrty ve výdajích
To vše si mnoho manažerů uvědomuje. Navzdory tomu se však firmy v důsledku poplašných zpráv snaží snižovat náklady. Marketing a investice do informačních technologií (IT) pak patří k prvním oblastem, v nichž se škrtají výdaje. Účinnost klasických reklamních prostředků v době krize klesá, neboť veřejnost je vnímá méně vstřícně než v době růstu. Proto se firmy snaží pokles investic do marketingu vyrovnávat efektivnějším zacílením reklamy a hledáním nových forem oslovování zákazníků.
Škrty ve výdajích na IT právě v této době jsou však sporné. Moderní informační technologie totiž právě nyní mohou firmám pomoci překonat útlum. Mezi funkcionality podnikových informačních systémů (ERP) patří například nástroj k vytěžení maximálního účinku ze všech firemních informací (business inteligence), řízení vztahů se zákazníky (CRM) či koordinační koncept, který pomáhá vedení a odpovědným osobám usměrňovat fungování podniku (controlling). Tyto nástroje mohou výrazně zefektivnit řízení i fungování firmy, a tudíž se vyrovnat s dopady krize. Tvrdí-li média, že poklesne počet zákazníků, manažer se může s pomocí CRM přesvědčit, zda je situace skutečně natolik špatná, nebo naopak, patří-li ke skupině, která bude nadále koupěschopná. Díky business intelligence pak může prognózovat budoucí vývoj a také restartovat potenciál firmy. S jeho pomocí získá informace, zda důvodem poklesu počtu zákazníků je krize, anebo horší kvalita či zastaralost produktu. To je důležité pro přežití firmy nejen za krize, ale i mimo ni.
Všechny IT firmy dnes zjišťují, že jejich zákazníci investují opatrněji. Přitom krize je mimořádnou příležitostí k vytvoření nových procesů ve firmě – jak ji dostat ze stereotypů, které jsou často zastaralé, ale zatím nebyla vůle je změnit, protože chyběl pádný důvod. Pomocníkem při změně firemních procesů může být například nástroj k plynulému elektronickému průchodu dokumentů firmou a k urychlení a zefektivnění práce s nimi (workflow), který ušetří mnoho neefektivních člověkohodin.
Pravá chvíle
Ať už dnešní krizi způsobilo cokoli, je třeba řídit podnik jinak než za konjunktury. Především je nutné využít veškeré zdroje, protože z dříve možného plýtvání potenciálem se může stát otázka přežití firmy. Toto období je navíc vhodné k intenzivní přípravě na dobu, kdy se situace změní a ekonomika začne růst. Jen připravený bude mít na trhu šanci. Nastal tedy čas na pečlivou přípravu nástrojů a kapacit, přestavbu vnitřních firemních procesů, hledání nových zdrojů i na přeskupení současných. Pokud bylo možné ušetřit neinvestováním do něčeho, lze tyto investice nasměrovat jinam - například do školení lidí. Nebo se zamyslet se nad strukturou jednotlivých divizí či oddělení.
Nyní tedy nastala pravá chvíle zabývat se zdokonalováním řízení firmy, protože lepší místo na trhu lze získat spíše vyšší efektivitou v budoucnu. Právě teď lze zajistit, aby firma byla „připravená ve startovních blocích“ – všichni její zaměstnanci byli v pohotovosti a čekali, až nastane vhodná chvíle ucházet se o trh. V blízké budoucnosti se z malých, dobře připravených firem mohou stát velké. Kdo věří, že současná krize nebude trvat dlouho, a připraví se, vydělá na tom a získá dobré místo na trhu.
Hlavní úkol
Kvalitní informační technologie mohou firmám pomoci překonat komplikované situace spojené se současným vývojem ekonomiky. Jen obtížně však lze vysvětlit lidem, kteří dnes mají strach investovat, aby se přestali obávat. Mnohem lepší je jim pomoci – zejména s financováním. Najít modely, které v době krize zákazníkům IT dodavatelů umožní příliš nepoužívat své zdroje, a přesto se připravit na budoucnost s pomocí moderních informačních technologií.
Hlavním úkolem IT firem, které chtějí podpořit své zákazníky, a tím si je udržet i v budoucnu, je vyřešit financování vlastních produktů, především softwaru. Aby je firmy mohly začít používat, aniž by musely okamžitě sáhnout do peněženky. Zákazníci by měli mít možnost zaplatit IT produkty až po určité době a dle jejich skutečného používání. Krize vede ke snižování kapacit a objemů, a proto se dnes ani informační systém nevyužívá stejně jako v době hospodářského růstu. Je tedy třeba zajistit, aby zákazník nemusel platit za využívaní funkcionalit systému ve stejném rozsahu jako v období růstu.
Takové řešení by přineslo zákazníkům jasný prospěch. V současnosti by nepotřebovali peníze na investice a poplatky za využívání softwaru by průběžně započítávali do reálných nákladů. Přitom by však mohli s pomocí informačních technologií prakticky okamžitě začít připravovat svou firmu na budoucí efektivní chod. Šance IT firem přispět k prosperitě svých zákazníků a tím i k vlastní v budoucnu spočívá v hledání způsobů, které to jejich zákazníkům umožní.
Pojmy
ERP (enterprise resource planning) – Podnikové informační systémy.
Nervová soustava firmy. Jejich prostřednictvím se dnes ve středních a velkých firmách řídí veškeré firemní procesy. Mají mnoho modulů a funkcionalit, které zajišťují a podporují jednotlivé procesy.
CRM (customer relationship management)
Zpravidla součást (modul) ERP systému. Občas však i samostatný systém, který je s ERP v dané firmě kompatibilní. Slouží k řízení vztahů se zákazníky. Při správném zacházení dokáže generovat vyčerpávající informace o zákaznících společnosti.
Business intelligence
Součást (modul) ERP systému. Nejsofistikovanější nástroj k vytěžení maximálního účinku ze všech firemních informací, interních i z externích zdrojů. Lze používat pro obchod, marketing i ekonomiku firmy.
Controlling
Součást (modul) ERP. Jeho prostřednictvím se provádí koordinační koncept se stejným názvem, který pomáhá vedení a odpovědným osobám usměrňovat fungování podniku.
Workflow
Součást (modul) ERP. Nástroj k plynulému elektronickému průchodu dokumentů napříč firmou a k urychlení a zefektivnění práce s nimi.
Situace
Krize je mimořádnou příležitostí k vytvoření nových procesů ve firmě.
Jak ji dostat ze stereotypů, které jsou často zastaralé.
Především je nutné využít veškeré zdroje, protože z dříve možného plýtvání potenciálem se může stát otázka přežití firmy.
Kdo věří, že současná krize nebude trvat dlouho, a připraví se, vydělá na tom a získá dobré místo na trhu.
