Vedení účetnictví je pro velkou část živnostníků a malých firem natolik komplikované, že jeho zpracování zadávají externím účetním nebo specializovaným firmám. Mnozí z nich žijí v klidu, v přesvědčení, že je o jejich účetnictví dobře postaráno. To ale jen do té doby, než je z omylu vyvede kontrola z finančního úřadu.
Právě proto, že živnostník nebo majitel malé firmy nedokáže obvykle rozpoznat, zda je práce odváděná účetní firmou kvalitní, nebo ne, může pro něj být návštěva kontrolorů a především jejich závěry velmi nepříjemným překvapením. Někdy proto, že účetní nezaznamenali některou změnu a účtují „postaru“, častěji proto, že si svoji práci ulehčují a doufají, že se „na to nepřijde“.
Těm nepoctivým do značné míry nahrává současná elektronizace účetních procesů, ale také nejednoznačný výklad toho, jak má správně vedené účetnictví vypadat. Mezer využívají nesolidní, často podvodné firmy, které za vedení účetnictví živnostníkům jen inkasují peníze, aniž by je skutečně prováděly v souladu se zákonem.
Elektronizace ztěžuje kontrolu
Dokud bylo účetnictví vedeno v papírové podobě, mohl si i naprostý laik zkontrolovat, zda je každý doklad řádně zaúčtován.
Ke každému totiž byla vystavena takzvaná košilka, která obsahovala nejen základní údaje o daném účetním dokladu, ale také podpis konkrétního účetního a datum jeho zpracování.
V současnosti však stále více účetních košilky nevystavuje s tím, že všechny důležité informace jsou v datové podobě ve specializovaném účetním programu. Na fakturu a další doklady často uvedou jen číslo, pod kterým je doklad zaúčtovaný. Finanční správa však upozorňuje podnikatele, že takto zpracovaný doklad neodpovídá požadavkům na řádné vedení účetnictví.
„Zákon o účetnictví stanoví náležitosti, které ‚musí‘ účetní doklad obsahovat. Pouhé uvedení nějakého čísla na faktuře je nedostačující,“ zdůrazňuje Lukáš Heřtus, mluvčí Finanční správy.
Daňový poplatník má podle Finanční správy povinnost doložit, jak byl konkrétní účetní doklad zaúčtován, zda se toto zaúčtování odrazilo ve výsledku hospodaření a v základu daně uvedeném v daňovém tvrzení.
„Takzvaná košilka o zaúčtování dokladu se tak jeví jako nevhodnější nástroj pro zajištění jednoznačné vazby konkrétního dokladu na způsob jeho zaúčtování v účetních knihách s tím, že pokud by účetní jednotka preferovala jinou variantu, bylo by vhodné ji náležitě popsat v příslušné vnitropodnikové směrnici pro vedení účetnictví,“ zmiňuje Lukáš Heřtus.
S košilkou, nebo bez ní?
Také seriózní účetní potvrzují, že za nimi občas přicházejí zákazníci, kteří mají účetnictví v katastrofálním stavu, přestože se jim o tuto oblast staraly externí firmy.
„U některých klientů, kteří ke mně přicházejí, jsem viděla účetnictví v podobě pouze očíslovaných primárních dokladů, a dokonce i u jedné účetní jednotky ani neočíslovaných, kde tedy byly nějaké sestavy v podobě blížící se hlavní účetní knize, ale provázanost primárních dokladů s těmito sestavami byla velice problematická,“ říká Zuzana Pšeničková z Komory certifikovaných účetních a vítězka soutěže Účetní roku z let 2011 a 2012.
Na rozdíl od Finanční správy ale preferuje účtování v digitální podobě. „Jsem zástupce skupiny účetních, která tvrdí, že košilky v době elektronické již nejsou potřeba.
| Signály, že účetní pracuje špatně |
|---|
| 1. Nepoužívá košilky ani nepředává firmě data v elektronické podobě |
| 2. Účetní doklady neřadí chronologicky |
| 3. Nedostatečně chrání citlivé finanční údaje klientů |
Košilky k dokladům vždy zajišťovaly, aby účetní doklad měl všechny náležitosti, což bylo potřeba, kdy nebyl účetní software tak rozvinutý. Samotný primární doklad ještě není účetní doklad. Účetním dokladem se stává až po doplnění všech údajů, které požaduje zákon o účetnictví. Ten je ovšem zastaralý a nijak nerespektuje pokrok v účetních a jiných programech, takže je třeba pracovat s částmi tohoto zákona, které do něj vnesly myšlenky elektronického a podpisového záznamu, takže účetní doklad může být jen v elektronické podobě včetně podpisových záznamů. Používání košilek považuji dlouhodobě za naprosto neekologický a zcela překonaný postup,“ zmiňuje Zuzana Pšeničková.
Jenže právě argument o „překonaných košilkách“ používají kromě seriózních účetních firem pracujících s moderními postupy také podvodníci. Firmě vrátí účetní doklady s tím, že vše pečlivě vedou v elektronické podobě. V případě kontroly z finančního úřadu se však stává, že podvodná účetní firma není schopná data o elektronickém zpracování dokladů poskytnout, protože účtování jen předstírala a inkasovala peníze. Její zástupci přestanou brát telefony, reagovat na e-maily a živnostník se ocitne v situaci, kdy nemá kontrolorům co poskytnout.
Gangsteři v rukavičkách
Druhou fintou „účetních šmejdů“ je, že za poskytnutí dat v elektronické podobě začnou požadovat „výpalné“. Argumentují tím, že poskytnutí dat je služba navíc.
„Když jsme kvůli realizaci projektu v jiném regionu museli angažovat novou účetní firmu, než se kterou jsme předtím dlouhodobě spolupracovali, překvapilo nás, že nepoužívala při zaúčtování dokladů obvyklé košilky. Účetní však tvrdila, že vše máme u ní v elektronické podobě. Když jsme však potřebovali finančnímu úřadu doložit řádné vedení účetnictví, začala účetní požadovat téměř desetinásobek částky, kterou jsme měli ve smlouvě za vedení účetnictví. S tím, že data zpracovala na vlastním softwaru, a tím pádem nejsou součástí smlouvy,“ uvedl svoji zkušenost podnikatel, který si nepřál zveřejnit svoje jméno.
Ekonomika šlape, účetní nestíhají
Trendem, který zvyšuje riziko pokut pro podnikatele, je současné přetížení účetních. Ekonomika v současnosti šlape, objemy zakázek, faktur, nákupů investičního majetku a další účetní položky rostou, ale účetních adekvátně s tím nepřibývá. Jsou proto přetížení a dělají chyby, kterých by se za normálních okolností nedopustili.
„Firma, kterou jinak pokládáme za seriózní společnost, poslala omylem naše kompletní účetnictví naší přímé konkurenci. Dozvěděli jsme se to díky tomu, že jsme byli v kopii e-mailu, který pracovník účetní firmy odeslal naší konkurenci nedopatřením narychlo během školení,“ popisuje svoji zkušenost další z podnikatelů.
Kromě podobných omylů vyzrazují účetní citlivé informace o klientech také kvůli nepozornosti nebo až přílišné spořivosti. K lepení účtenek do šanonů někteří používají například faktury či další doklady svých klientů.
„Zjistil jsem, že jízdenky pro doložení cestovních příkazů nalepila účetní na pracovní verzi účetního deníku zcela jiné společnosti. Získali jsme tak detailní přehled o finanční situaci zcela cizí firmy. Když jsem si představil, že podobně lehkovážně zachází účetní také s našimi citlivými údaji, přerušili jsme s ní spolupráci,“ doplňuje tentýž podnikatel svoji další zkušenost.
Povinné pojištění a členství v komoře?
Živnostníci a malé firmy, které trpí důsledky činnosti nepoctivých účetních firem, proto požadují výrazné zlepšení svého postavení. Chtějí, aby účetní měli povinné členství v profesní komoře. Požadují také, aby podobně jako u daňových poradců byli účetní ze zákona pojištění na škody, které svým zákazníkům způsobí. Účetní se však povinnému členství brání. „Povinné členství a s tím související regulace není tou vhodnou cestou,“ říká Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních.
Připouští však, že pro podnikatele je nyní velmi těžké poznat, komu mohou své účetnictví svěřit. „Rozlišit seriózní subjekt – profesionála s relevantní odborností a zkušeností – není jednoduché a vzniká informační asymetrie mezi těmi podnikateli, kteří hledají, a podnikateli, kteří účetní služby nabízejí,“ souhlasí Libor Vašek.
