Firmy byly přinuceny ze dne na den služební cestování téměř zcela zastavit a hledat alternativní způsoby udržení provozu. Zda se tyto způsoby stanou novým standardem dočasně, či permanentně, ještě uvidíme. Dochází k revizi přístupu k služebním cestám a nákladům na ně.
Kvantifikace a zobrazení všech relevantních nákladů však v současných rezervačních systémech nejsou dostatečně transparentní, aby tuto revizi usnadnily.
Náklady na létání porostou
Současné korporátní rezervační systémy uživateli zobrazují přepravu mezi letišti, avšak další cestovní náklady musí uživatel vyhledávat a hodnotit zvlášť a teprve potom se rozhodnout, zda se k letadlu dopraví autem, taxíkem, veřejnou dopravou, či dokonce pojede vlakem místo využití letecké přepravy. V budoucnu by měl systém zobrazit všechny možnosti přepravy mezi dvěma adresami (letadlo, vlak, vůz, veřejná doprava a jejich kombinace), ukázat všechny parametry nutné pro rozhodnutí a jejich finanční vyjádření. Zobrazená cena by měla zohlednit nejen přepravu osoby, ale volitelně i náklady na zavazadla, rezervaci konkrétního sedadla, náklady na salonek v případě přestupů (které budou patrně v budoucnosti častější).
Pokud do rozhodovacího procesu zahrneme faktory jako zdravotní rizika spojená s pobytem v uzavřených prostorech s vyšší koncentrací osob, očekávané zvýšení kontrol na letištích, kde se k bezpečnostní kontrole
přidá i kontrola zdravotní, očekávané omezení sítě spojení co do počtu přímých spojení, a tedy nárůst času stráveného přestupy, stanovení minimální ceny letenek a přirážka za letenky na kratší vzdálenosti či přímo zákaz letů na nejkratší vzdálenosti, růst cen letenek z důvodu nižší kapacity letadel, může se letecká doprava stát méně preferovanou tam, kde existuje alternativa, protože časová a finanční náročnost se zvýší a dojde k přehodnocení toho, kdy je služební cesta nutnou aktivitou. Pozemní doprava na kratší až střední vzdálenosti se může stát plnohodnotnou alternativou přepravě letecké. Často vede z/do centra měst a čas navíc strávený ve vlaku může být vykompenzován úsporou času stráveného přepravou mezi destinací a letištěm, odbavením a nutností být na letišti s předstihem.
Nehledě na to, že vlak nabízí větší podíl času, který lze strávit produktivně.
Má ta cesta smysl?
Vyhledávač spojení pro služební cesty by měl zobrazovat virtuální spojení jako plnohodnotnou alternativu vlastní služební cesty, a to zejména v případě jedno- až dvoudenních cest, kde může čas strávený cestou tvořit polovinu i více z celkového času. Osobní náklady zaměstnance a ztracená produktivita se stávají významnou položkou nákladů služební cesty, kterou je nutné brát v úvahu.
Do rezervačního procesu služební cesty vstupují faktory, které dříve hrály minimální či žádnou roli. Provozovatelé ubytovacích i přepravních kapacit prezentují, jak zajistí bezpečnost z hlediska zdraví, umožní sociální odstup či nabídnou bezkontaktní technologii, jako jsou virtuální check in/ out či objednávka služeb, mobilní aplikace umožňující bezdotykový vstup do pokoje či vozu, ovládání klimatizace, televize, osvětlení/zatemnění prostor apod.
Komplexní zhodnocení možnosti zůstat v kontaktu s obchodními partnery a vytvářet podmínky pro rozvoj společnosti je výzva, kterou mají před sebou přepravci, cestovní agentury a manažeři služebního cestování v jednotlivých firmách. Rezervační nástroje by měly tento proces usnadnit.
Finální rozhodnutí o služební cestě zůstane na porovnání nákladů a případných přínosů stejně jako doposud, výrazně se však rozšiřuje seznam položek, které náklady tvoří. Nároky na obhájení přínosů a kvantifikaci ztrát plynoucích z neuskutečněné služební cesty se zvyšují.
Finální rozhodnutí o služební cestě zůstane na porovnání nákladů a případných přínosů stejně jako doposud, výrazně se však rozšiřuje seznam položek, které náklady tvoří.
O autorovi| Jan Šťastný, poradce ve společnosti Deloitte
ČLÁNKY DO MAILU