Úřad vlády chce papírové dokumenty nahradit elektronickými médii
Ten obrázek zná asi každý: ministři přicházející na jednání vlády drží v jedné ruce mnohakilovou složku papírů, v druhé ruce tašku s dalšími dokumenty. Namáhání fyzičky vládních činitelů i českých lesů by však mělo brzy skončit. Úřad vlády plánuje zcela zrušit oběh dokumentů v papírové podobě a nahradit jej elektronickou formou. Přechod listin na e-formu by se měl dotýkat především dokumentů vládní agendy, tedy materiálů vládou projednávaných a k nim přijatých usnesení.
Oběh s Odokem.
Projekt elektronizace dokumentů se začal na Úřadu vlády ČR budovat - pod názvem ODok (Oběh dokumentů mezi ústředními orgány státní správy) - již v roce 2001. Od předloňského ledna jsou v provozu dva základní kameny systému, označované jako elektronické knihovny - eKLEP (Elektronická knihovna legislativního procesu) a e-Vláda (Elektronická knihovna vládních materiálů). „Tyto aplikace slouží k výměně dokumentů v rámci připomínkového řízení a zároveň obsahují přijatá usnesení vlády či dokumenty určené pro jednání vlády,“ vysvětluje ředitel administrativní sekce úřadu vlády Jan Duben. Přístup ke knihovnám dokumentů v jejich elektronické podobě má v současnosti asi 1700 pracovníků úřadu vlády a různých ministerstev. Systém však zatím funguje jen jako záložní, a to pro dokumenty, které se připravují pro jednání vlády. Zároveň je e-systém využíván pro vnitřní agendu úřadu, například pro vyřizování faktur, různých žádanek a interních dopisů. „Projekt plného přechodu dokumentace úřadu vlády na elektronickou formu je v současnosti ve fázi politického rozhodnutí,“ řekl týdeníku EURO Jiří Hrbek z tiskového odboru úřadu vlády.
Zrovnoprávnit!
Pro kompletní nahrazení papírových dokumentů elektronickými médii je třeba přijmout novelu zákona o e-governmentu, jež bývá označován jako zákon o elektronickém úřadování. Norma by měla zrovnoprávnit elektronickou formu dokumentů s listinnou, papírovou podobou. Ministr vnitra a informatiky Ivan Langer nedávno slíbil, že legislativní rámec nezbytný pro rozvoj e-governmentu bude kompletní do konce letošního roku. „Kdy projekt přechodu dokumentace úřadu vlády dostane politické požehnání, jsme technicky připraveni během dvou měsíců převést systém do plného chodu,“ tvrdí Hrbek. Tajemník premiéra Topolánka Radim Ochvat týdeníku EURO řekl, že ministerský předseda navrhl převést vládní dokumentaci na elektronickou formu již na počátku jeho první vlády. Přednost však prozatím dostala daňová reforma a další úkoly s vyšší prioritou. „Zavedení plné elektronizace není otázkou dnů či týdnů, ale rádi bychom to zvládli v horizontu několika měsíců,“ tvrdí Ochvat.
Sedmimilionová úspora.
Přechod vládní dokumentace na e-formu si dle Jiřího Hrbka nevyžádá žádné zásadnější investice. „Jednotliví pracovníci úřadu vlády i resortů jsou již potřebnou technikou vybaveni,“ říká. Po zavedení plného provozu by měl projekt přinést úsporu zhruba sedmi milionů korun ročně. „Především jde o to, aby se zefektivnilo celé připomínkové řízení k projednávaným zákonům a jiným dokumentům. Aby se to řešilo efektivně elektronicky, a ne papírově,“ tvrdí Hrbek.
Papír do archivu.
Přestože bude dokumentace úřadu vlády převedena na elektronickou formu, papírová podoba dokumentů úplně nezmizí. Kvůli archivaci. „Dokument, který bude v procesu připomínkového řízení vládou projednán, bude vytištěn, podepsán a archivován ve své finální podobě,“ vysvětluje Hrbek. Právě to připravovanému projektu vytýká Dalibor Veřmiřovský, náměstek ministra informatiky. „Je to jen polovičaté řešení, kdy jsou dokumenty ve wordu uloženy na serveru vlády. Jestli chce vláda zavést celý legislativní proces elektronicky, vyžádá si to zabezpečený systém pro správu dokumentů, jakousi šablonu, po které budou projednávané zákony kolovat od vzniku, přes schválení ve výborech, ve sněmovně, v senátu až po elektronické podepsání normy prezidentem a zveřejnění v elektronické sbírce zákonů,“ řekl Veřmiřovský týdeníku EURO. „Zároveň by systém měl zaznamenávat genezi dokumentu včetně všech připomínek, promítání změn či možnosti vrátit projednání zpátky. Proto se musí dohodnout více subjektů najednou, především vláda, jednotlivá ministerstva, Parlament a Senát,“ uzavírá.
Dravé Estonsko Evropským lídrem v zavádění moderních technologií a využívání možností IT a internetu v praxi je Estonsko. Pobaltská země, kde například vznikl oblíbený komunikační program Skype a kde má každý občan z ústavy zaručeno právo na přístup k internetu, se stala prvním státem na světě, kde se vláda rozhodla zcela nahradit papírovou dokumentaci sofistikovaným elektronickým systémem. A to již na jaře roku 2000. Tamní vláda začala používat webový dokumentační systém, který umožňuje zákony a jiné legislativní normy elektronicky nejen projednávat, ale rovněž i připomínkovat a provádět změny. Kromě finanční úspory znamenalo zavedení systému i výraznou úsporu času. Pro zvýšení informovanosti národa byla zřízena speciální internetová stránka s názvem „O čem rozhoduji dnes“, kde mohou občané najít legislativní návrhy jednotlivých ministerstev, přičemž lidé mají možnost tyto návrhy komentovat a doplňovat. Zásadní informací je ale fakt, že názory občanů se následně zabývají kompetentní orgány, přičemž zhruba pět procent z nich se objeví ve finálním znění zákonů. Přes internet je také možné v reálném čase sledovat výdaje vlády a vývoj hospodaření státního rozpočtu.
