DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Udržet kompletní pořádek a přehled o všech dokumentech ve firmě je často nad lidské síly. Přitom i na malinkém kousku papírku s důležitými údaji může záviset její budoucnost. Právě tehdy přichází čas pro počítače. Desítky kilogramů popsaných listů v objemných kartotékách.
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Udržet kompletní pořádek a přehled o všech dokumentech ve firmě je často nad lidské síly. Přitom i na malinkém kousku papírku s důležitými údaji může záviset její budoucnost. Právě tehdy přichází čas pro počítače. Desítky kilogramů popsaných listů v objemných kartotékách. Občas ztracená faktura, objednávka nebo jiný důležitý dokument. V případě nutnosti je potřeba takové písemnosti znovu sehnat. Chaos v administrativě může být pro podnikatele smrtící. Lze se mu ale vyhnout nasazením výpočetní techniky, přesněji řečeno technologie Document management system (DMS - Systém pro správu dokumentů). Přestože DMS podle názvu spravuje pouze dokumenty, ve skutečnosti nemá tak úzké zaměření. Dokumentem je všechno od dopisu, smlouvy nebo faktury přes webové stránky, videosekvence, hlasový záznam až po výstupní sestavu z ekonomického informačního systému. Vše samozřejmě v elektronické podobě. „Proto vznikla speciální kategorie softwaru, jejíž nejběžnější definice hovoří o správě a řízení dokumentů, ale i dat jiné povahy, jako evidence kontaktů nebo třeba majetku,“ upřesňuje Štěpán Pšenička, ředitel firmy Syconix, která se DMS zabývá. Nástroje pro správu dokumentů umožní firmám minimalizovat nároky na ruční rozesílání papírových dokumentů jak v rámci organizace, tak i mimo ni. Navíc co je ještě důležitější než finanční úspora - všechny dokumenty jsou snadno dohledatelné a takřka neztratitelné. Podstatným způsobem se také zvyšuje zabezpečení přístupu k jednotlivým dokumentům. Odpovědné osoby mohou mít okamžitě přehled o tom, kde se který dokument pohybuje a kdo s ním pracoval. A v případě soudních sporů ho rychle vyhledat. PRO MALÉ I VELKÉ
Složitější počítačové programy ocení především větší firmy, ovšem i malým živnostníkům mohou poznatky z DMS výrazně pomoci s administrativou. Přínosy rostou jak s počtem zaměstnanců, kteří dokumenty využívají k práci, tak se složitostí procesů, které je třeba při podnikání dodržet. Patří sem především požadavky na soulad s nařízeními, normami, zákony, ISO nebo průmyslovými standardy. Malé firmy využijí DMS především tehdy, pokud podnikají v silně regulovaném prostředí, kde jsou extrémně vysoké požadavky na přesnost a průkaznost procesů a dokumentace.
Opravdu malým firmám a živnostníkům se takové robustní systémy nevyplatí. Je mohou bohatě uspokojit běžné kancelářské aplikace typu Microsoft Office nebo Open Office. Pak už stačí jen trochu snahy a disciplíny -pořádek v dokumentech se dá udržet využíváním správného ukládání dokumentů, například v adresářové struktuře na počítačové síti. Neznamená to však, že by se v tak jednoduchých systémech majitel společnosti musel zbavit kompletního přehledu nad firemní administrativou. I tyto zdánlivě primitivní kancelářské programy mají v novějších verzích dokonale propracovaná přístupová práva k jednotlivým dokumentům, umí využívat revize nebo sledují všechny dostupné verze jednoho dokumentu.
Ve velikých firmách už podobné kancelářské balíky nestačí, a proto nastupuje specializovaný software, jako je DMS. Tady se dá lépe sledovat schvalovací proces jednotlivých dokumentů, čímž se ve firmě dodrží transparentnost postupů. „Vedle časových termínů, notifikací a dalších podpůrných prostředků by měla být v DMS dostupná speciální práva týkající se delegace úkolu na jinou osobu. Uživatelům také DMS znemožňuje obejít stanovené postupy,“ upozorňuje Pšenička.
CHCI ZPÁTKY PENÍZE
Návratnost vložených investic by se měla u správně provedeného nasazení DMS pohybovat kolem několika měsíců. Zavedení DMS do firmy není nic složitého, přesto se to nevyplatí brát na lehkou váhu. Samozřejmostí by měly být spolupracující společné projektové týmy dodavatele a zákazníka.
Pilotní nasazení DMS systému je otázkou zhruba osmi týdnů až půl roku. Poněkud jiná situace je u menších uživatelů - v případě „krabicových“ aplikací pro velmi malé počty uživatelů. Celý projekt lze obvykle zúžit na instalaci, základní nastavení, krátké zaškolení a přenos dat do nové aplikace. To vše lze zvládnout za jeden či několik dní podle aplikace a množství dokumentů.
