INVESTICE DO IT Optimálně rozvrhnout investici na nákup informačních technologií je oříšek snad pro každou firmu. Zpravidla se šetří kde se dá -třeba na zálohovacích systémech. Zároveň se však nakupují zbytečně předimenzované počítače s nepotřebným software.
INVESTICE DO IT Optimálně rozvrhnout investici na nákup informačních technologií je oříšek snad pro každou firmu. Zpravidla se šetří kde se dá -třeba na zálohovacích systémech. Zároveň se však nakupují zbytečně předimenzované počítače s nepotřebným software.
Jak se rozumně postarat o optimální investice do IT není právě jednoduchá otázka. Nehledě na rozdělení podniků podle standardů Českého statistického úřadu je za malou firmu obecně považována společnost kolem deseti zaměstnanců. Za střední se pak označuje firma do zhruba 40 pracovníků.
V tomto pojetí potřebuje malý podnik jen nějakou další malou firmu, která se bude formou outsourcingu starat o pár počítačů. To znamená, že prakticky bude mít na starosti zálohování, správu mailového serveru a účetnictví. Zaměstnávat kvůli těmto v podstatě jednoduchým úkonům speciálního odborníka, se většinou nevyplatí.
Na druhou stranu barvitě popisované katastrofy podnikatelů, kteří se v oblasti IT pokoušeli realizovat firemní štítek „Ferdy Mravence -práce všeho druhu“ a domnívali se, že to přece musí zvládnout sami, jsou z minulosti dobře známé. Outsourcing těchto služeb je proto praktický, zabezpečí nezbytnou kvalitu a finančně není nijak náročný.
V oblasti informačních technologií se obecně říká, že absolutní outsourcing IT služeb se vyplatí přesně do padesátého zaměstnance. Od padesáti pracovníků už se vyplatí jedenapadesátý, který se o systém stará sám. Mít zcela outsourcované služby je od určité velikosti společnosti nevýhodné i z pohledu bezpečnosti dat. IT systémy obsahují citlivé údaje, a tak je lepší, když je jejich správce přímo zaměstnancem. Neznamená to ovšem, že tím potřeba a výhodnost outsorcingu končí -interně se vyplatí provádět základní správu hardwarového a softwarového vybavení, na speciální služby se naopak vyplatí najímat externí firmu.
KONFIGURACE MUSÍ ODPOVÍDAT VYUŽITÍ
Samozřejmě i v případě malé firmy je úplným základem infrastruktura. Firma musí disponovat optimálním množstvím počítačů. Dále musí mít samozřejmě LAN, tiskárny s printserverem a připojení k internetu. Množství hardwarového vybavení by ovšem mělo korespondovat s počtem zaměstnanců, kteří je ke své práci skutečně potřebují.
Tak jako práci může výrazně zdržovat, pokud se o jeden počítač dělí projektant s účetní, tak se také nezřídka stává, že množství hardwarového vybavení je nepochopitelně předimenzované. Častou chybou je konfigurační nadhodnocenost počítačů vzhledem k tomu, co se s nimi skutečně dělá. Pokud jedna zaměstnankyně obsluhuje účetnictví v systému DOS a píše pár textů v programu Word, tak skutečně nepotřebuje nejnovější sestavu.
Obdobné je to i se softwarem. Ten navíc podléhá nejrůznějším módním trendům. Je moderní mít systém, který bude řídit vztahy se zákazníkem, výrobu a podobně. Často se ovšem stává, že si podnik software pořídí jen proto, aby ho měl. Spousta menších firem je totiž tvořena lidmi, kteří informačním technologiím vůbec nerozumějí. Není proto pro schopného obchodníka problém přesvědčit ředitele nebo majitele, že něco potřebuje, protože to už všichni ostatní mají. A obvykle to končí tak, že společnost má spoustu aplikací, které jí nejsou k ničemu užitečné.
Dokud je firma malá, přijde jí obvykle zbytečné investovat peníze, aby zjistila, jak jí může software pomoct dělat lépe její byznys. A začne používat takzvaná krabicová řešení -tedy koupí hotový produkt, který nainstaluje a snaží se o jeho customizaci. Obecně zákazník v takovém okamžiku nechce software, chce lépe pracovat - více vydělávat.
Jednou z podceňovaných stránek obdobných investic je tedy analýza. Malé, ba i střední firmy velmi zřídka věnují před investicemi do softwaru energii byť jen elementárním případovým studiím a analýzám. Je to v podstatě nepochopitelné: Většině lidí, kteří staví dům, přijde běžné zabezpečit stavební dozor. Naproti tomu většině drobných podnikatelů přijde stejně tak běžné nakoupit řešení, u kterých není nijak vyčíslený jejich potenciální přínos pro firmu.
NEPODCEŇUJTE ZÁLOHOVÁNÍ A SPRÁVU DOKUMENTŮ
Dalším velmi častým problémem souvisejícím s investicemi do informačních technologií je často podceňovaný systém zálohování dat. Zálohování se ve většině případů začne řešit až ve chvíli, kdy dojde ke kolapsu - často tak, že shoří důležitý disk s daty.
Obecně se ale podceňuje správa dokumentů jako taková. Ve většině případů se situace řeší tak, že existuje adresář a do něj se kopírují veškeré dokumenty, které do společnosti přijdou. Ať už jde o faktury nebo o cokoli jiného. Na samém počátku se vymyslí struktura adresářů, do kterých se dokumenty třídí. Jenže od určitého množství dokumentů se tradičně zjišťuje, že zprvu funkční systém je velmi neflexibilní. Některé věci se obdobně řešit nedají.
Správa dokumentů umožňuje z centrálního úložiště dokumentů získat strukturované a konkrétní informace. Například každá vystavená faktura obsahuje identifikaci zákazníka, časové období, částku, datum splatnosti a podobně. Potom není problém obratem vytisknout například seznam veškerých faktur nad sto tisíc korun za udané časové období. Pokud by majitel podobný požadavek zadal v případě faktur zpracovávaných například v textovém editoru, bude to pro zaúkolovaného otázka značného nervového vypětí.
Obdobné je to například v případě obchodních smluv. Pokud je k dispozici software, který se stará o dokumenty, je jen otázka okamžiku u každé smlouvy zjistit, s kým je uzavřená, co je předmět plnění nebo od kdy do kdy platí. Je pak poměrně triviální mít okamžitě k dispozici informace, které ze smluv v určitém časovém období vyprší. Pokud má firma na počátku obdobných smluv pět, vystačí si bez systému. Pokud jich ovšem po pár letech existence má pět šanonů, ušetří IT řešení spoustu času.
EVIDENCE KONTAKTŮ ROZVÍJÍ BYZNYS
Často podceňovanou „maličkostí“ je i evidence kontaktů. Přitom ani nejde o finančně příliš náročnou věc. Ve většině případů jsou ve firmách papírové vizitkovníky, kde je několik stovek vizitek. Informace o konkrétních lidech mají ovšem často například obchodníci, sekretářky a další jen v hlavě. Když takový zaměstnanec odejde, potřebné informace zaniknou.
Existují ovšem takzvané CRM systémy, které kontakty spravují. V takovém systému se zavede jednotná šablona popisující, která data se budou k jednotlivým kontaktům zadávat, která z nich jsou povinná a podobně. S nasazováním nějaké podoby správy kontaktů je dobré začít už v ranné fázi firmy. Do CRM se totiž kromě adresy a telefonního čísla vejde celá historie spolupráce s klientem, a to jsou jedny z nejcennější informací, které taková firma má.
Často se ovšem tyto věci začnou řešit až ve chvíli, kdy někdo z firmy odejde a zůstane po něm jen ten vizitkovník. Nikdo pak neví, o jaké lidi jde, jaké kontakty jsou aktuální. O případech, kdy se vedení se zaměstnancem nerozchází v dobrém a nezbude ani ten vizitkovník, raději snad ani nemluvit.
Když se systémy provážou, je jednoduše dohledatelné, že k určitému kontaktu patří určité faktury a konkrétní smlouvy. „Zmačknutím jednoho tlačítka“ je pak například možné zjistit, o jaké šlo obchody, v jakých finančních částkách i jací klienti stojí za růstem firemního byznysu. Jak se vyplatily marketingové akce, které podněty na zákazníky fungují. Tvorba budoucích byznys plánů se výrazně zjednoduší. Rozumná technologie roste s firmou. Papírování to ale rozhodně není.
PRAKTICKÉ RADY JAK OPTIMALIZOVAT INVESTICE DO IT
- svěřit péči o firemní počítače externím
odborníkům
- jedenapadesátý zaměstnanec byl měl být IT specialista - v IT jsou citlivá firemní data
- množství hardwarového vybavení a jeho konfigurace musí korespondovat s počtem zaměstnanců, kteří je skutečně potřebují, a s tím, k čemu je používají
- u softwaru nepodléhat módním trendům
- nepodceňovat analýzu přínosu softwaru do byznysu firmy
- hned od začátku pamatovat na spolehlivý systém zálohování dat
- s růstem firmy zabezpečit systém správy dokumentů
- od začátku firmy vytvořit systém pro
evidenci kontaktů
- provázat firemní systémy - zjednoduší
se budování firemní strategie
- dbát na bezpečnost interních systémů
