PODNIKOVÉ ÚSTŘEDNY Telefon se sekretářkou už dávno nahradily inteligentní telefonní ústředny. Zvládají totiž více funkcí. Malé a střední podniky se v důsledku větších nároků na komunikaci a ve snaze snížit náklady pokoušejí nalézt optimální telekomunikační technologie a řešení.
PODNIKOVÉ ÚSTŘEDNY Telefon se sekretářkou už dávno nahradily inteligentní telefonní ústředny. Zvládají totiž více funkcí. Malé a střední podniky se v důsledku větších nároků na komunikaci a ve snaze snížit náklady pokoušejí nalézt optimální telekomunikační technologie a řešení. Klíčovou roli v tom hraje výběr pobočkové telefonní ústředny. Pobočkové telefonní ústředny slouží pro volání uvnitř firmy i pro spojení zaměstnanců s vnějším světem. V zásadě existují dva typy telefonních ústředen - analogové a digitální, lišící se použitou spojovací technologií. Digitální ústřednu lze provozovat i ve spojení s analogovou sítí (takové ústředny se pak nazývají hybridní). Výhodu je, že s novou digitální ústřednou je také možné dále používat i původní telefony a faxy, což snižuje náklady na přechod mezi jednotlivými technologiemi. Podniky začaly staré mechanické ústředny s manuálním přepojováním nahrazovat v průběhu 90. let. Svoji roli sehrálo také to, že Český Telecom zdigitalizoval veřejnou telefonní síť, a zvýšila se tak kvalita spojení i služeb. Podniky v té době zpravidla nebyly zvyklé na kvalitní a vstřícnou komunikaci a nechápaly ji jako nástroj pro zvýšení získání a udržení zákazníků. To se ale postupně změnilo a nyní patří kvalitní obsluha volajících k základním požadavkům. Vznikají callcentra a kontaktní centra, která redukují zdlouhavé přepojování, umožňují numerickou volbu a podobně. Pokud jde o podnikové pobočkové ústředny, nejčastějšími požadavky na ně byly zpočátku funkce hlasové pošty či centrálního faxu. Nověji pak IP telefonie nebo LCR, tedy vyhledání nejlevnější možnosti spojení. Ústředna je naprogramována tak, aby zohledňovala různé tarify operátorů a hledala ten nejvýhodnější. VEN I DOVNITŘ Pobočkové ústředny nabízejí základní telefonní služby, jako jsou vnitřní a vnější hovory, přepojování a přidržení hovoru (Hold), nastavení vyzvánění nebo přesměrování hovoru. Mezi další služby patří možnost rozdělení uživatelů do skupin a následné přiřazení různých práv těmto skupinám. Například někteří zaměstnanci mohou mít omezeno volání do zahraničí nebo na mobilní čísla, určité telefony je možné nastavit jen volání na čísla uvnitř firmy. Další možnosti zahrnují nastavení časových režimů (denní a noční režim). Nejnovějším trendem, který se v podnicích úspěšně prosazuje, je IP telefonie, tedy telefonování a další funkce realizované po internetu, které už některé ústředny standardně nabízejí. IP telefonie může v malých, středních i velkých firmách ušetřit hodně peněz - především pokud mají pobočky v geograficky různých lokalitách. Zatímco dříve firmy od jejího zavedení odrazovala nižší a nezaručená kvalita spojení a vysoké pořizovací náklady, dnes už její výhody spíše převažují. Pokud jsou například pobočky firmy propojeny IP sítí, je možné veřejnou telefonní síť úplně obejít a telefonovat „zadarmo“ (když nepočítáme náklady na údržbu IP sítě a pronájem linek). Kromě toho IP telefonie přináší také provozní úspory, protože jsou veškeré telekomunikační přenosy (data, hlas i video) konvergovány do jediné sítě, takže se snižují náklady na údržbu, školení, personál a podobně. Nehledě na skoro nekonečné možnosti integrace komunikace s podnikovými aplikacemi. JAK JI VYBRAT?**
Jestliže se podnik dostane do situace, kdy vybírá novou ústřednu, musí vzít v úvahu několik faktorů. Jedná se o investici jako každou jinou a musí mít svoje opodstatnění a zaručenou návratnost. Mezi hlavní kritéria pro rozhodování patří kapacita a typ vstupních linek a vnitřních poboček, distribuce příchozích hovorů a nakonec požadované služby a funkce.
Počet a druh vstupních linek je dobré stanovit s možností budoucího rozšíření. Na trhu v současnosti existují dva základní typy možných vstupních linek - klasické analogové a linky ISDN. Klasické telefonní linky se již v moderních systémech příliš nevyužívají kvůli nedostatečným službám. U moderních ISDN linek existuje možnost provolby a identifikace volajícího, připojení ISDN telefonů a jiných zařízení (modem). Požadovaná kapacita je velmi důležitá: je nutné vybrat ústřednu, která nejenom vyhovuje stávajícím požadavkům firmy, ale je škálovatelná i pro budoucí růst bez nutnosti dodatečných investic.
Důležité jsou také typy koncových zařízení. Ve firmách se mohou používat běžné analogové telefony (dnes už existují i analogové telefony s funkcí zobrazení čísla volajícího CLIP) a další analogová zařízení, například fax, dále ISDN telefony a digitální (systémové) telefony. Ty jsou sice dražší, ale nabízejí řadu funkcí, jako zobrazení čísla volajícího, informace o zmeškaných hovorech, volaných číslech, vyřizování několika hovorů současně a podobně. Další možností jsou bezdrátové telefony DECT, které jsou vhodné pro firmy, kde se pracovníci často pohybují z místa na místo.
Firmy se rovněž musí zamyslet nad tím, jakým způsobem budou přepojovat příchozí hovory. Existuje zde několik možností. Jednak přepojení prostřednictvím spojovatelky nebo operátora, dále moderní automatizované přepojování pomocí hlasových bran (volajícímu jsou nabídnuty možnosti volby, které ho pak nasměrují na příslušného pracovníka do firmy) nebo provolba, tedy systém, kdy má každý přístroj aparát vlastní virtuální přímé číslo. S tím souvisí výběr dalších požadovaných funkcí a služeb ústředny, které by měly vždy vycházet z reálných potřeb organizace.
