Řešíme svoje náklady moderně, říká Michal Čupa, generální ředitel Contactel Praha Razantní užití informačních technologií je pro podnikatele výzvou jak zvýšit svou konkurenční výhodu. Nabízejí možnosti zvýšit produktivitu práce. A nezvyšovat cenu, protože lze ušetřit na režijních nákladech.
Řešíme svoje náklady moderně, říká Michal Čupa, generální ředitel Contactel Praha
Razantní užití informačních technologií je pro podnikatele výzvou jak zvýšit svou konkurenční výhodu. Nabízejí možnosti zvýšit produktivitu práce. A nezvyšovat cenu, protože lze ušetřit na režijních nákladech. Teleworking je nový jako systém, jako koncept pro moderní organizaci práce.
Můžete přiblížit fungování systému teleworkingu prezentovaného modelem Homeworking?
Homeworking je řešení, které umožňuje lépe využít pracovní potenciál zaměstnance, a to ku prospěchu jak zaměstnance, tak i zaměstnavatele. Zdaleka to není jen práce doma, je to koncept, který představuje změnu způsobu práce, nové ekonomie času a pracovní síly. Pokud v dopravních prostředcích strávíte dvě hodiny denně, týdně to znamená deset hodin, tedy ztracený jeden pracovní den. Když se firma se zaměstnancem o tento čas rozdělí půl napůl, vydělají obě strany. Existují dva základní modely homeworkingu - úplný a částečný. Naše společnost testovala oba. Ukázalo se, že při úplném homeworkingu se lidé vzdalují od firmy, ztrácejí kontakt se spolupracovníky a s aktuálním děním. Proto jsem pro své potřeby zvolil homeworking částečný, kdy vybraní zaměstnanci pracují dva až tři dny doma a zbylé dny na pracovišti. Tento způsob práce jim umožňuje neustále sledovat a vnímat problémy zákazníků a plnit aktuální úkoly.
Co tedy systém konkrétně může podnikateli nabídnout?
V zásadě dva základní prvky. Tím prvním je pomoc zákazníkovi - firmě při analýze potřeb a možností a přímá podpora při zavádění homeworkingu. Druhým prvkem je dodávka telekomunikačního řešení pro připojení pracovníka, která podle přání zákazníka může obsahovat i potřebné vybavení domácí kanceláře.
Podle jakých kritérií lze posuzovat úspěšnost homeworkingu?
Jde o nový koncept práce nejpodstatnější pro úspěch jsou aktivní podpora managementu a zájem pracovníků. Měřitelným kritériem úspěšnosti jsou pak úspory nákladů a vyšší produktivita práce, která při využití homeworkingu roste až o desítky procent. T o je údaj, který uvádějí různé zdroje ze zahraničí. Ověřili jsme to a na základě naší vlastní zkušenosti víme, že jde o reálnou možnost. Rovněž výsledky studie Evropské komise hovoří zcela jednoznačně. Jde o trend, který je v západní Evropě a USA stále zřetelnější a silnější. Pokud si české firmy budou chtít udržet svou konkurenční schopnost i v budoucnu, budou muset tento trend respektovat.
Pro které druhy profesí je homeworking nejvhodnější? Lze jej využít i pro některé profese v oblasti obchodu?
Ne všechny profese jsou vhodné pro zařazení do režimu homeworkingu. Ideální je pro lidi, kteří dělají koncepční a analytickou práci. V Contactelu práci z domova aplikujeme v produktovém managementu, v oddělení průzkumu trhu, u programátorů a obchodníků. Postupně chceme homeworking rozšiřovat dále, např. v oddělení péče o zákazníka. Operátor call centra může dobře pracovat doma, pokud bude mít k dispozici všechny potřebné informace. Obecně je homeworking dobře využitelný i pro další specialisty, jako jsou účetní, právníci, výtvarníci, překladatelé, konstruktéři. I v oblasti retailu obchodu máme s homeworkingem praktické zkušenosti. V několika městech v rámci celé České republiky máme tzv. virtuální kanceláře, kdy obchodník má veškeré nástroje potřebné k práci doma.
Předpokládám, že v rámci takového systému jsou pracovníci kontrolováni i z hlediska využívání telekomunikační techniky a dostupnosti. Neztrácí se potom hlavní výhoda teleworkingu pro zaměstnance, tedy organizace práce a času podle individuálních potřeb?
Samozřejmě záleží na konkrétní dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Je na nich, jak se dohodnou na kontrole využívání telekomunikačních služeb a době dostupnosti. Hlavní výhodou homeworkingu pro zaměstnance je úspora času stráveného cestováním a možnost lepšího rozvržení práce.
Sami využíváte homeworking déle než rok. Jaké praktické zkušenosti jste za tuto dobu získali a splnily výsledky vaše očekávání?
Naše očekávání byla více než naplněna. Koncept homeworkingu jsme v naší společnosti začali zavádět již více než před rokem. Pomalý postup liberalizace tehdy způsobil, že jsme museli přistoupit k řadě razantních úsporných opatření, aby se přizpůsobil omezeným možnostem částečně liberalizovaného trhu. Jedním z těchto opatření bylo také zavedení homeworkingu. Hlavním přínosem je úspora nákladů. Podařilo se nám zdvojnásobit výnosy s takřka nezměněným počtem zaměstnanců a bez pronájmu nových kancelářských prostor. Podobných úspor a výhod může dosáhnout každá společnost.
Kolik zaměstnanců ve společnosti tuto formu práce využívá a jak se jim zamlouvá?
V současné době pracuje v režimu homeworking přibližně třicet z asi 260 zaměstnanců. Dopravní omezení, která vznikla následkem povodní, nás přiměla ke zvýšení tohoto počtu a v nejbližší době bude z domova pracovat až sto pracovníků. Pokud vím z různých jednání s lidmi, tak spokojenost zapojených zaměstnanců roste a zájem o homeworking je značný.
Můžete alespoň přibližně uvést, o kolik procent vzrostla produktivita práce?
Na konkrétním příkladu naší společnosti je obtížné nárůst produktivity práce přesně změřit, protože jsme s homeworkingem začínali postupně. Stále se rozvíjíme a nemáme tedy „statický“ obrázek. Přesto odhady a hlavně konkrétní výsledky na trhu potvrzují, že zahraniční statistiky, které uvádějí nárůst produktivity práce o 25 - 30 procent, jsou věrohodné. Hmatatelným důkazem úspěchu homeworkingu u nás je růst výnosů a pokles ztrátovosti. Nebo jinak. V nárůstu výnosů a vývoji efektivnosti jsme překonali veškerou konkurenci a homeworking nám k tomuto úspěchu zjevně pomohl.
A v jaké výši lze vyčíslit úsporu nákladů?
Odhadujeme své úspory na 10 milionů korun ročně. To je, prosím, konzervativní odhad.
Získali jste díky zavedení konceptu například i odborníky z jiných zemí?
Samozřejmě. Tímto způsobem pro nás pracují někteří odborníci z mateřské firmy TDC. Tento způsob práce je mnohem flexibilnější. Přináší úspory nákladů na letenky, ubytování, taxíky a samozřejmě významně šetří čas.
Vaše společnost na svých internetových stránkách uvádí, že při týmové práci lze využít moderní telekomunikační služby, jako jsou např. web konference a konferenční hovor. Jaké vybavení je potřebné k využití těchto služeb a v čem spočívají jejich hlavní přínosy?
Pro konferenční hovory potřebujete pouze telefonní linku a telefon, pro web konferenci pak počítač a připojení k internetu o rychlosti minimálně 56 kb/sec. Kombinace obou služeb významně šetří nejen náklady na cestování a organizaci schůzek, ale i spoustu času neefektivně stráveného cestou na jednání. Obě služby umožní firmě organizovat pracovní schůzky a školení zaměstnanců ze vzdálených poboček či pořádat odborné konference. Zaměstnanci mohou společně zpracovávat, prohlížet a komentovat prezentace v PowerPointu (program, součást Microsoft Office, sloužící k přípravě prezentací, tj. nemusíte psát a kreslit nic na tabuli, ale veškerý text, grafy, obrázky atp. vložíte do programu a v přehledné formě je pak můžete vytisknout, promítat na plátno atd.), sdílet digitální dokumenty, kresby a interaktivně s nimi pracovat, a to v pohodlí svého domova. Obě služby bohatě využíváme pro školení obchodníků z rozsáhlé sítě partnerů z celé České republiky, což oceňují zejména ve vzdálenějších místech.
Jaký je objem počátečních investic do homeworkingu a kolik stojí měsíční provoz?
Na tuto otázku je obtížné paušálně odpovědět. Obojí velmi závisí na konkrétní situaci, počtu pracovníků a jejich telekomunikačních potřebách. Nabídka konceptu zahrnuje jednak poradenské služby v oblasti právní, bezpečnostní i manažerské, ale také technické řešení. Úvodní analýza, kterou Contactel zpracuje se zákazníkem, ukáže, jaké lze očekávat náklady, čím jsou tyto náklady tvořeny a jaké budou přínosy. Na základě toho se zákazník může rozhodnout o dalším postupu nebo rozsahu homeworkingu. Na základě vlastních zkušeností můžeme říci, že náklady související s homeworkingem dosahují měsíčně přibližně 5000 Kč na zaměstnance. Jejich návratnost se pohybuje v rozmezí 3 až 5 měsíců.
Jaká jsou základní doporučení pro řízení lidí pracujících formou teleworkingu?
Především je zapotřebí přesně identifikovat profese, pro něž je teleworking vhodný. Firma musí mít možnost měřit výkon svých zaměstnanců, jasně definovat kritéria jejich hodnocení a musí mít možnost kontrolovat jejich dostupnost. Teleworking není jen telekomunikační řešení a práce z domova. Je to především nový způsob práce.
Tvrdíte, že zavedení konceptu práce z domova zvyšuje do jisté míry i loajalitu zaměstnanců k firmě. Co tento nárůst způsobuje?
Práce je pro zaměstnance pohodlnější, neboť mohou efektivněji využít svůj čas. Nám se díky homeworkingu podařilo udržet některé klíčové zaměstnance a také získat pracovníky i z mimopražských oblastí. Firma nechce, aby kvalifikovaní a dobře placení zaměstnanci ztráceli svůj čas neproduktivně na cestě do a ze zaměstnání. A zájem pracovníků je totožný.
Uvedení konceptu Homeworking na trh údajně urychlily srpnové katastrofální povodně.
Z povodní se naše země stále vzpamatovává, navíc jsme nedávno zaznamenali první výročí katastrofy v New Yorku. Obě tyto události nám naléhavě připomínají, že firmy musí zachovat svou produktivitu i v případě náhlých a nečekaných situací. Koncept práce z domova je možnou cestou ke zvýšení produktivity a tedy také udržení konkurenceschopnosti i v případě takovýchto nečekaných situací. Česká republika v minulosti těžila z levné pracovní síly, ale to již pomalu přestává být zdrojem trvale udržitelné konkurenční výhody. Homeworking je nesporně přitažlivou a významnou příležitostí pro zaměstnavatele i zaměstnance.
