KANCELÁŘ BEZ POČÍTAČE, TISKÁRNY, PŘÍPADNĚ KOPÍRKY, SCANNERU ČI FAXU? TA KOVÁ ANI NEEXISTUJE. SNAD JEN U DROBNÝCH ŘEMESLNÍKŮ. BEZ POČÍTAČE A TISKÁRNY SE NIKDO NE OBEJDE, POKUD CHCE DRŽET KROK S VÝVOJEM, KTERÝ PŘINÁŠEJÍ DO PODNIKÁNÍ MODERNÍ INFORMAČNÍ A KOMUNIKAČNÍ TECHNOLOGIE.
Se dvěma fiktivními případovými firmami vybíráme novou tiskárnu
KANCELÁŘ BEZ POČÍTAČE, TISKÁRNY, PŘÍPADNĚ KOPÍRKY, SCANNERU ČI FAXU? TA KOVÁ ANI NEEXISTUJE. SNAD JEN U DROBNÝCH ŘEMESLNÍKŮ. BEZ POČÍTAČE A TISKÁRNY SE NIKDO NE OBEJDE, POKUD CHCE DRŽET KROK S VÝVOJEM, KTERÝ PŘINÁŠEJÍ DO PODNIKÁNÍ MODERNÍ INFORMAČNÍ A KOMUNIKAČNÍ TECHNOLOGIE.
Digitalizace administrativy i dalších kancelářských prací je neúprosný trend. Přitom vývoj jde rychle kupředu - moderní informační a komunikační technika poměrně rychle morálně zastarává. Velké, případně i střední firmy zřejmě nemají problémy s vybavením svých pracovišť touto technikou. U malých a některých středních firem mohou být bariérou v udržování informační a komunikační techniky alespoň na slušné úrovni volné finanční prostředky. Někteří malí řemeslníci a živnostníci (i když jich valem ubývá) zase uznávají, že výpočetní technika a připojení k internetu (včetně možnosti elektronické komunikace) je dobrá věc. Zatím je ale tolik nepálí, a tak budou ochotni o jejím pořízení uvažovat až časem, až jim zbudou peníze. Ale i tyto malé firmy, řemeslníci a živnostníci, se nevyhnou důsledkům vývoje. Jeho součástí je mimo jiné i rozšiřující se možnost elektronické komunikace s úřady, která samozřejmě bez počítače nebo faxu nejde. A to nemluvíme již o komunikaci se zákazníky a obchodními partnery. Stačí jen malý příklad - kolik času i financí ušetří zaslání návrhu smlouvy nebo finanční kalkulace zakázky e-mailem, jeho zpětné připomínkování a schválení konečné verze. K tomu je třeba připočítat rychlost takovéto komunikace - a rychlost je všeobecně uznávanou podmínkou (jednou z hlavních) pro úspěch firmy v konkurenci na trhu. Zkrátka, ani domácí kancelářský kout drobného instalatéra nebo truhláře se již bez počítače a další techniky neobejde. Moderní informační a komunikační technika se tak stává stejně nedílnou součástí kanceláře, jako jsou již desetiletí stůl a židle. Při zařizování kanceláře je tedy třeba počítat s jejich umístěním - na nejvhodnějším místě, aby nerušily dobrý vzhled místnosti, zároveň aby byly po ruce a člověk k nim neměl od stolu daleko nebo k nim nemusel přes různé překážky.
MULTIFUNKČNÍ TREND
Jednou tedy nastane čas, kdy si podnikatel řekne, že je potřeba vyměnit již zastaralou techniku za novou nebo doplnit současný „kancelářský strojový park“. Pak nastává vybírání. Pro jaký stroj se rozhodnout, jaké by měl mít vlastnosti, co vše by měl umět? Pro jaké práce ho budu využívat? Tyto a další obdobné otázky budou zřejmě zaznívat, ať již půjde o koupi počítače nebo tiskárny, kopírky apod. Současný trend je takový, že se v nabídkách výrobců nízkokapacitních tiskáren nebo kopírek objevují především multifunkční zařízení, tedy ta, která umí tisknout, kopírovat, případně také scannovat nebo faxovat. Pro lepší orientaci jsme udělali menší základní poptávku. Vytvořili jsme dvě firmy: Firmu A představuje osoba samostatně výdělečně činná, která si vybavuje domácí kancelář a chce do ní koupit tiskárnu. Firma B patří do kategorie malých, má celkem 15 zaměstnanců. Ta potřebuje tisknout vedle běžné agendy také sborníky přednášek a učební texty. S jejich poptávkou jsme se obrátili na osm firem, které tiskárny na český trh dodávají. Z nich ve stanovené lhůtě odpověděly čtyři. Jejich odpovědi s technickými daty jsme shrnuli do následujících tabulek. V případě firmy B někteří dodavatelé navrhly dvě tiskárny nebo dvě možnosti na výběr.
FIRMA A
Zadání: Vybavuji si domácí kancelář. Na živnostenský list vykonávám činnost, která není hlavním zdrojem příjmů (vedlejší činnost).V případě potřeby počítám, že se časem stane hlavní činností. Tiskárnu budu potřebovat především na tisk faktur či některých zpracovaných materiálů (prací pro klienta) a rovněž k vytištění nabídkového listu, případně prezentačních materiálů. Měsíčně vytisknu maximálně 500 stran A4 a kopírovat budu potřebovat rovněž maximálně do rozsahu 500 stran A4.
FIRMA B
Menší vzdělávací a poradenská firma se zhruba 15 stálými zaměstnanci uvažuje o výměně dosluhujících tiskáren. Tiskne běžnou obchodní korespondenci, účetní a mzdovou agendu, dále i studijní materiály pro své kurzy a semináře - jak učební texty, tak přednášky, sborníky přednášek apod. V nich se mohou objevovat fotografie (zatím tuto možnost nevyužívala), grafy, schémata. Důraz klade na slušnou grafickou úpravu těchto materiálů.
