Praxe ukazuje, že výhody cloudových řešení IT dalece převažují nad změnami a prací při jeho nasazení. Experti radí, jak na to.
Foto: Profimedia.cz
Malým firmám přechod na cloudové řešení IT prospěje. V případě malé firmy do deseti zaměstnanců s nižšími nároky na IT, nebo pokud má jít jen o zkoušku cloudových aplikací je situace jednoduchá. Stačí se se svou doménou registrovat do GoogleApps, nastavit pravidla přístupu a práce může začít. Výhodou je, že do deseti uživatelů je služba zcela zdarma, což šetří náklady třeba za balíčky kancelářských aplikací.
Co je to „cloud computing“ ?
Všechny díly seriálu o cloud computingu pro malé firmy
Pokud má firma více zaměstnanců a složitější infrastrukturu, je lepší povolat experty. Nejdříve je třeba zhodnotit, jaké části IT infrastruktury je do cloudu vhodné přemístit a vyhodnocení toho, jaké výhody z toho pro uživatele poplynou. Pak přichází fáze zhodnocení rizik a dohodnutí garancí a právního rámce spolupráce. Ivan Kutil z Appsatori k tomu dodává: “S většinou klientů probíhá úvodní osobní schůzka, na které probereme jeho potřeby, včetně těch na první pohled skrytých a zjistíme, jak aktuálně pracují a jak by jim cloudové a mobilní technologie mohly pomoci. Co se týče Google Apps, tam se důsledně věnujeme principům, funkcionalitě a možnostem, zejména pak tomu, jaké změny to ve firmě přinese. Poté se dohodneme na rozsahu spolupráce a navrhneme vhodný průběh projektu pro konkrétního klienta tak, aby přechod na cloudové řešení byl hladký a bezproblémový. Pozornost věnujeme školení zaměstnanců klienta, aby byli schopni nové řešení naplno využívat.”
K samotné implementaci cloudu říká Bohuslav Dohnal ze společnosti Netmail: “Implementace cloud služeb je nejen technický proces, ale především jde o řízení změny. Koncoví uživatele služby jsou ti, kteří rozhodnou o úspěšnosti vlastního projektu zavedení cloud computingu ve firmě. Volba partnera, který cloud computing ve firmě bude zavádět je tedy stejně klíčová, jako volba poskytovatele cloudových služeb. I když se firma rozhodne provést zavedení cloudu sama, je dobré mít alespoň supervizi od partnera, který má odpovídající zkušenosti.”
Co se týče obvyklých problémů, s nimiž se experti setkávají ve firmách, často jde o zastaralost prohlížečů. Ruku v ruce s novými aplikacemi tak často dochází i k instalaci nových prohlížečů. Častá je také nekompatibilita některých programů, takže uživatelé jsou někdy nuceni využívat víc prohlížečů. Ivan Kutil z Appsatori k tomu dodává ještě jeden postřeh: “Může nastat problém v okamžiku migrace, kdy je potřeba do cloudu nahrávat velké množství dat. Většina klientů totiž nedisponuje symetrickým internetovým připojením, takže je potřeba proces dobře naplánovat a počítat s tím, že to může trvat déle, aby nebyla omezena práce ve firmě.”
A co oceňují uživatelé po přechodu do cloudu? Ivan Kútil z Appsatori říká: “Jednoznačně vidíme hlavní výhodu v přímé spolupráci v reálném čase, která je mnohem efektivnější, než klasická samostatná práce a následné konference pro upřesňování. Velkou výhodou je také práce na dokumentech v Google Docs, které jsou automaticky ukládány, takže nevznikají nové a nové verze. Uživatel se kdykoliv může vrátit na jakoukoliv minulou verzi a prohlédnout si úpravy ostatních uživatelů”.
Nezanedbatelným vedlejším efektem je také menší stres pro IT manžery, kteří se díky přenesení odpovědnosti na dodavatele cloudových služeb mohou více věnovat podpoře vlastního předmětu podnikání firmy.
Významným faktorem v rozhodování pro přechod do cloudu jsou ekonomické úspory. Asi nejvýznamnějším faktorem je objem dat, s nimiž firma pracuje. Zjednodušeně platí, že čím víc gigabajtů, tím dražší je tradiční řešení.
Konkrétní úspory jednotlivých složek IT podle společnosti Netmail:
- Emaily, kalendáře - 50 % až 60 %
- Správa dokumentů - 80 %
- Privátní video platforma - 90 %
Návratnost investice je odhadována na 6 až 7 měsíců. Velkou výhodou je i způsob placení za tyto služby: “Google Apps - jako cloudová služba - má jednoduchou a srozumitelnou cenovou politiku. Manažeři tak mohou snadno plánovat výdaje na IT a minimalizovat nečekané výdaje typu “dochází nám kapacita serveru” nebo “stávající server už nestačí,” říká Dohnal.
