ÚČETNÍ DOKLADY

23. 1. 2006

Efektivnější schvalování, přezkušování a zaúčtování Účetní doklady jsou základním prvkem řádně vedeného a průkazného účetnictví. V některých společnostech se však v průběhu účetního období vyskytuje obrovské množství dokladů, které je třeba schválit, přezkoušet a zaúčtovat. To vyžaduje velmi mnoho pracovních úkonů.

Efektivnější schvalování, přezkušování a zaúčtování

Účetní doklady jsou základním prvkem řádně vedeného a průkazného účetnictví. V některých společnostech se však v průběhu účetního období vyskytuje obrovské množství dokladů, které je třeba schválit, přezkoušet a zaúčtovat. To vyžaduje velmi mnoho pracovních úkonů. Existují však možnosti, jak lze tuto související agendu zefektivnit - tedy snížit náklady související se zaúčtováním průkazných účetních dokladů tak, aby zároveň nebyla narušena vnitřní kontrola ve firmě.

1. Povinnosti při schvalování operací

Z obchodního zákoníku vyplývá, že ve společnosti s ručením omezeným je nejvyšším řídicím a schvalovacím orgánem (statutárním orgánem) jednatel, případně více jednatelů.

Proto společenská smlouva společnosti (základní dokument) s ručením omezeným musí obsahovat vedle jména a bydliště prvních jednatelů společnosti též způsob, jakým jednají jménem společnosti a co tedy schvalují. Podpisový vzor jednatele musí být uložen ve Sbírce listin, která je součástí obchodního rejstříku.

Jednateli náleží obchodní vedení společnosti. Je též povinen zajistit řádné vedení evidence a účetnictví. Ve vztahu k zákonu o účetnictví se jedná o velmi širokou řídicí a schvalovací povinnost, zahrnující - kromě jiného - zabezpečení též průkazných účetních dokladů a jejich řádné zaúčtování a archivaci.

Je samozřejmé, že tuto povinnost neplní sám jednatel osobně - v naprosté většině případů jí totiž prakticky nedokáže či nestíhá plnit, i když je za tuto činnost odpovědný. Fakticky ji tedy vykonává prostřednictvím podřízených pracovníků (zaměstnanců) společnosti, které v rámci svého oprávnění individuálně pověřuje (buď přímo sám, nebo prostřednictvím dalších vedoucích pracovníků) určitou konkrétní činností. V jejím rámci je také pověřuje ke všem právním úkonům, k nimž při této činnosti obvykle dochází.

Abstrahujeme-li od občanského zákoníku, tak jediným zákonem, konkrétně upravujícím v obecné šíři oprávnění ke schvalování, resp. způsobilost k právním úkonům za společnost s r. o. je obchodní zákoník, jak ostatně též vyplývá z úvodu tohoto vyjádření. V tomto směru se jedná o statutární orgán společnosti s r. o., kterým je jednatel (či jednatelé) a který je oprávněn jednat za s. r. o., resp. provádět a schvalovat potřebné právní úkony v celé šíři. Je však třeba též říci, že obchodní zákoník upravuje v části třetí i obchodní závazkové vztahy, spočívající zejména v uzavírání různých smluv, při nichž oprávnění zástupci s. r. o. vystupují jako např. kupující, prodávající, nájemce, pronajímatel apod.

Pokud jde o právní úkony (například smlouvy či účetní případy), týkající se společnosti s ručením omezeným, upravené jinými zákony (včetně zákona o účetnictví), je v nich sice řešena též otázka oprávnění či povinnost k jejich schvalování, ale také jen v obecné rovině pro všechny právní subjekty. Tak např. pokud jde o zákoník práce, uzavírá (schvaluje) pracovní smlouvu či dohodu o pracovní činnosti se zaměstnancem zaměstnavatel, ve smyslu příslušných daňových zákonů předkládá např. přiznání k daním z příjmů daňový subjekt (plátce či poplatník), smlouvu s pojišťovnou o pojištění majetku apod. uzavírá s pojišťovnou pojištěnec apod. Ve smyslu obchodního zákoníku pak vystupuje ve všech příkladem uvedených právních úkonech za s. r. o. jednatel či jeho zástupce. Protože v leckteré účetní jednotce je více vedoucích pracovníků rozmístěných na jednotlivých stupních řízení, lze jen doporučit, aby v Organizačním (Podpisovém) řádu, jak byla o něm zmínka již shora, byli uvedeni též jednotliví vedoucí pracovníci a jejich oprávnění schvalovat konkrétní druhy (typy) právních úkonů (např. smluv či konkrétně vymezených účetních případů) včetně jejich vlastnoručních podpisů.

2. Organizační řád (resp. Podpisový řád) účetní jednotky

V tomto směru je nutno především upozornit na povinnost společnosti s ručením omezeným (účetní jednotky), která od roku 2002 vyplývá ze zákona o účetnictví. (Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. byl několikrát novelizován, je tedy nutné přihlédnout ke změnám vyplývajícím ze zákonů č. 117/1994 Sb., č. 227/1997 Sb., č. 492/2000 Sb., č. 353/2001 Sb., č. 575/2002 Sb., č. 437/2003 Sb., č. 257/2004 Sb. a č. 669/2004 Sb.).

V paragrafu 33a odst. 9 je uvedeno, že účetní jednotka (společnost) stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu. Musí tak učinit takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu (účetního dokladu a účetního zápisu), ke kterému byly uvedené záznamy připojeny. Cílem tohoto vnitřního předpisu je určit podpisové a rozhodovací kompetence osob oprávněných za společnost podepisovat (účetní doklady, různé smlouvy, objednávky, daňová přiznání apod.) a tedy také oprávněných společnost zavazovat.

Jeho účelem je pak stanovit podmínky a způsoby, za kterých tak mohou činit, aby byl zajištěn jednotný proces podpisových a rozhodovacích kompetencí. Tento interní předpis je závazný pro všechny - jak pro jednatele společnosti, tak i funkčně podřízené zaměstnance společnosti. Kompetence jednatele stanovené obchodním zákoníkem a společenskou smlouvou nejsou tímto interním předpisem dotčeny.

Je výlučným právem účetní jednotky, které konkrétní zaměstnance a v jakých funkcích (pracovním zařazení) a stupních pověří určitou kompetencí, tedy oprávněním nařizovat a schvalovat či uskutečňovat vymezené účetní operace či jiné právní úkony, stejně jako povinností provádět určitou činnost a jednat v zájmu společnosti. (Zároveň má společnost povinnost takové konkrétní zaměstnance určit).

Přitom pracovník pověřený schvalovací kompetencí při rozhodování je povinen zkoumat případ (účetní operaci) z hlediska své odbornosti, v souladu s předpisy, z pohledu ekonomické efektivity a celkového přínosu pro účetní jednotku (společnost s ručením omezeným). Takto pověřený pracovník však současně nese plnou odpovědnost za to, že předmětná činnost bude vykonávána řádně, s péčí řádného hospodáře a v souladu se všeobecnými předpisy a vnitřními předpisy účetní jednotky.

Je proto vhodné, když je tento vnitřní předpis (nazvaný například Organizační řád nebo Podpisový řád) předán všem odpovědným pracovníkům proti jejich podpisu a tím je vytvořen vlastnoruční podpisový vzor. Zároveň je vhodné, když je tímto podpisem potvrzeno prohlášení dotyčného pracovníka, že si je vědom svých povinností v tomto řádu mu vymezených a toho, že v případě jejich porušení ponese příslušnou odpovědnost.

Povinnosti mohou být vymezeny jmenovitě i podle jednotlivých funkcí. Pak je nutno u podpisu uvést, která osoba jakou funkci vykonává a po jaké období. Vhodné je též k podpisovému vzoru připojit prohlášení účetních pracovníků, že si jsou vědomi odpovědnosti, která je jim dána použitím jejich hesla při vstupu do účetnictví.

I když to zákon o účetnictví přímo neukládá, je vhodné v účetní jednotce vypracovat také interní normu pro oběh účetních dokladů jako metodický návod, která navazuje na výše zmíně
ný Organizační (Podpisový) řád. Tento návod dále popisuje, ukládá a stanovuje konkrétní postup zpracování jednotlivých druhů účetních dokladů do a po vzniku účetního případu, dále při zaúčtování těchto případů až po jejich archivaci.

3. Podpisy na účetních dokladech

§ 11 zákona o účetnictví předepisuje pro účetní doklady jen jejich obligatorní náležitosti, sloužící současně k jednoznačné identifikaci účetních případů.

Nejdůležitějším prvkem průkaznosti účetnictví jsou vlastnoruční podpisy na účetních dokladech.

Náležitosti účetních dokladů (tedy i jen některé, jako například podpisy) mohou být umístěny i na jiných než účetních písemnostech - například na objednávkách, smlouvách, výdejkách, pracovních lístcích, pokud jsou podkladem pro zhotovení účetního dokladu. Pokud by jiná než účetní písemnost obsahovala všechny předepsané náležitosti, stává se přímo účetním dokladem.

Účetní doklady jsou originální písemnosti. Z tohoto hlediska nejdůležitější náležitostí je originální (vlastnoruční) podpis (za předpokladu, že se jedná o „papírový“ účetní doklad).

Jedná se o podpisy:

- osoby odpovědné za účetní případ,

- osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Z § 11 zákona o účetnictví tedy vyplývá, že závaznými (povinnými) náležitostmi účetního dokladu (nebo jeho přílohy) jsou dva vlastnoruční podpisy pracovníků účetní jednotky. Oproti dřívějšímu stavu se jedná o výraznou „redukci“ vlastnoručních podpisů. Ještě v roce 1991 (před platností nového zákona o účetnictví) totiž obsahovala tehdy platná vyhláška č. 23/1990 Sb. mezi závaznými náležitostmi účetního dokladu doslova „přehlídku“ podpisů. Konkrétně se jednalo o: - podpis pracovníka, který hospodářskou operaci nařídil nebo schválil a odpovídá za ni, - podpis pracovníků, kteří hospodářskou operaci uskutečnili, jestliže to povaha operace vyžaduje (např. v pokladním styku), - podpis vyhotovitele účetního dokladu, - podpisy pracovníků, kteří přezkoušeli účetní doklad. Pokud jde o „efektivnost“ podpisů či snížení jejich počtu jako závazných náležitostí, vychází tedy „vítězně“ §11 současného zákona o účetnictví, který těchto podpisů vyžaduje méně (abstrahujeme-li od sběrných dokladů, které dřívější vyhláška připouštěla).

K tomu je však nutno dodat, že současně platný zákon o účetnictví v §12 vyžaduje ještě k účetnímu zápisu připojit podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu.

K jednomu účetnímu dokladu může být připojeno více podpisů (viz nově vložený odstavec 8 v § 33a zákona o účetnictví, účinný od 1. ledna 2004). V tomto případě se nejedná o závaznou náležitost účetního dokladu, ale pouze o možnost. Ta zřejmě počítá s tím, že i nadále účetní jednotky zabezpečují přezkušování účetních dokladů separátně dalšími funkčně podřízenými pracovníky. Tato možnost je tedy povolena v zájmu zvýšení průkaznosti účetních dokladů.

4. Stupně schvalovacího procesu účetních dokladů

Zákon o účetnictví ukládá jako obligatorní náležitost účetního dokladu - vedle jiných -pouze podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Tuto skutečnost je nutné chápat tak, že se zákon o účetnictví nevztahuje jen na účetní jednotky (společnosti) mající stovky a tisíce zaměstnanců, ale i na účetní jednotky, které mají často jen jedinou fyzickou osobu jako zaměstnance v osobě podnikatele.

Proto podrobnější rozvedení povinností či úkonů spojených s účetní dokladem a s jeho zaúčtováním závisí jen na přístupu a rozhodnutí konkrétní společnosti (účetní jednotky). Pouze na ní záleží, do jakých (či do kolika) stupňů, etap nebo fází rozdělí schvalovací proces, a to buď všeobecně, nebo speciálně podle konkrétních druhů účetních dokladů a jimi zachycovaných účetních případů.

V každém případě by měl tento schvalovací proces pamatovat na pracovní úkony a vlastnoruční podpisy osob

a) spojených s nařízením, schválením a uskutečněním účetního případu,

b) spojených s přezkoušením správnosti účetního dokladu po stránce věcné, formální a přípustnosti účetního případu,

c) spojených s předkontaci účetního případu a se zaúčtováním účetního dokladu (s provedení účetního zápisu).

Podpisy spojené s výše uvedenými pracovními úkony mohou být provedeny buď přímo na jednotlivých účetních dokladech, nebo na jednotlivých jejich přílohách.

Přílohy k účetním dokladům lze ukládat společně s doklady nebo samostatně. Jde například o originály smluv, s nimiž potřebuje účetní jednotka pracovat.

Jak už jsme uvedli, na účetní jednotce též záleží efektivní skloubení pracovních úkonů v rámci schvalovacího procesu a funkční výběr pracovníků, které pověří provedením těchto pracovních úkonů a vymezí současně i jejich odpovědnost. V tomto směru se jedná o náročný a zodpovědný úkol, který je možno splnit jen při znalosti konkrétní a místní situace účetní jednotky. K tomu je třeba znát nejen konkrétní organizační a funkční strukturu účetní jednotky, ale i požadovanou odbornost na jednotlivé funkce a popis pracovní náplně pracovníků, kteří přicházejí v úvahu pro schvalování konkrétních účetních případů zobrazených v jednotlivých účetních dokladech.

Účetní jednotka má plnou pravomoc v rámci své působnosti rozhodnout též o takzvaných podpisových limitech v korunách. Může též sama určit jednotlivé pracovníky, věcně odpovědné za jednotlivé stupně těchto limitů, týkající se konkrétních druhů účetních případů.

Například:

Druh účetního případu Částka (v Kč) Odpovědná osoba

Dodavatelské faktury - služby 0 - 10 000 M (manažer)

Dodavatelské faktury - služby 10 000 - 100 000 SM (senior manažer)

Dodavatelské faktury - služby 100 000 - 1 000 000 P (partner)

Dodavatelské faktury - služby Nad 1 000 000 MP (vedoucí partner)

Je též možno pověřit konkrétní osoby (funkce) nařizováním či schvalováním specifických účetních případů, týkajících se například nákupu aut, počítačů či software.

5. K efektivnosti schvalovacích podpisů a snížení jejich počtu

V tomto směru se nabízí několik možností : 1) Podle dovětku § 11 zákona o účetnictví (ve smyslu novely zákona č. 437/2003 Sb.) mohou být od 1. ledna 2004 skutečnosti (náležitosti účetních dokladů) podle písmen a) až f) obsaženy na více účetních záznamech. Z toho lze odvodit, že pokud je podkladový účetní záznam (příloha) řádně podepsán osobou odpovědnou za účetní případ, který je tímto záznamem dokládán, nemusí být již podepisován doklad z tohoto záznamu vycházející.

Tak například pokud bude podepsán odpovědnou osobou příkaz k úhradě v hotovosti, nemusí být již touto osobou podepisován výdajový pokladní doklad. Nebo pokud bude řádně podepsána žádanka o výdej materiálu ze skladu osobou odpovědnou za nařízení tohoto účetního případu, nemusí již tato osoba opět podepisovat příslušnou výdejku, kterou vystaví skladník a podepíše jako osoba odpovědná za uskutečnění (provedení) účetního případu.

Touto novelou byla tedy vrácena možnost, aby požadované sku
tečnosti (náležitosti) účetního dokladu byly obsaženy na různých účetních záznamech (přílohách). To znamená, že vlastní účetní doklad může být podložen přílohami, na kterých jsou požadované skutečnosti uvedeny. Tyto přílohy sice nemusí být uloženy společně s účetním dokladem, musí však být v případě potřeby snadno vyhledatelné. Archivační lhůta pro tyto přílohy je však stejná jako pro účetní doklady, k nimž prokazují některé skutečnosti.

2) Podpisový záznam podle písmene f) odst. 1 § 11 zákona o účetnictví může být společný pro více účetních záznamů (například dokladů). Ve své podstatě se tak výše uvedenou novelou - rovněž od 1. ledna 2004 - opět legalizovaly takzvané sběrné účetní doklady. Důležité je ustanovení o tom, že skutečnosti (informace) musí být zachyceny tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu, což samozřejmě nevylučuje sběrné účetní doklady.

V praxi znamená vrácená možnost vyhotovovat sběrné účetní doklady a teprve až tyto opatřit vlastnoručním podpisem osoby odpovědné za účetní případy obsažené v tomto sběrném dokladu, například sumárně za celý den, značnou úsporu pracovních úkonů pro vedoucí pracovníky.

Nabízí se otázka, zda si nemohou účetní jednotky tuto problematiku ještě více zjednodušit a vyhotovovat sběrný(é) účetní doklad(y) jednou měsíčně. Odpověď je možno nalézt v odstavci 2 § 11 zákona o účetnictví, kde je uložena povinnost vyhotovit účetní doklady bez zbytečného odkladu. Vzhledem k tomu, že zákon nikde nedefinuje pojem „bez zbytečného odkladu“, záleží již jen na účetní jednotce, jak tuto skutečnost prokáže. Podle názoru autora tohoto článku by to neměl být problém.

3) Použití faksimile (razítka) místo vlastnoručníhopodpisu na účetním záznamu.

Z dřívější vyhlášky č.23/1990 Sb. o účetnictví vyplývalo, že vedoucí organizace mohl písemně stanovit, v kterých případech a za jakých podmínek bylo možno podpis pracovníka nahradit faksimile (razítkem), které je fotograficky přesnou reprodukcí jeho vlastnoručního podpisu. Tímto postupem se však nesměla narušit v organizaci odpovědnost pracovníků za nařizování, schvalování a uskutečňování hospodářských operací a vyhotovování a přezkušování účetních dokladů.

Tato vyhláška však byla zrušena zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který nabyl účinnosti dnem 1. ledna 1992. Ten již nemá žádné ustanovení, pokud jde o používání faksimile, ale zároveň tedy nemá ani žádné ustanovení, zakazující používání faksimile místo vlastnoručního podpisu. Pouze občanský zákoník v § 40 říká - kromě jiného - „Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky v případech, kdy je to obvyklé.“ Oživení této problematiky přinesla však novela zákona o účetnictví, která vstoupila v účinnost 1. ledna 2002. Ta - kromě jiného - obsahovala nová ustanovení odst. 4 a 5 § 33a :

(4) Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity na místě, kde se vyžaduje vlastnoruční podpis.

(5) Připojením podpisového záznamu se rozumí u účetního záznamu v písemné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem, u účetního záznamu v technické formě jeho podepsání obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.

V souvislostí s touto problematikou se objevil v časopise „Metodické aktuality Svazu účetních“ dotaz z praxe, zda může být vlastnoruční podpis nahrazen razítkem s parafou odpovědné osoby.

Řešení problému: „Ve smyslu § 33a odst. 4 zákona o účetnictví, ve znění zákona č. 353/2001 Sb., se podpisovým záznamem rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické podobě. Protože (možná vhodněji „právě proto“) na obě formy podpisového záznamu pohlíží stejně a obě mohou být použity na místě, kde se vyžaduje vlastnoruční podpis, je nezbytné zajistit průkaznost podpisového záznamu. To mimo jiné znamená, že musí být zajištěna i ochrana podpisového záznamu, který musí být průkazným účetním záznamem…. Jestliže tedy bude jako podpisový záznam použito razítko s parafou odpovědné osoby, musí účetní jednotka zabezpečit, aby při použití této v podstatě technické formy účetního záznamu nemohlo dojít ke zneužití. Konkrétně, používá-li toto razítko sama odpovědná osoba při připojování svého podpisového záznamu v technické podobě (razítko s parafou), má přehled a také odpovědnost za to, k čemu byl účetní záznam připojen. Kdyby takové razítko používala jiná osoba v účetní jednotce, mohl by nastat konflikt, neboť tak může být bez vědomí odpovědné osoby. Pak by mohlo dojít i ke zneužití a neoprávněnému připojování podpisového záznamu. Proti takovémuto riziku musí být účetní záznam - podpisový záznam zabezpečen.“ Jednoznačně tedy lze doporučit racionalizaci podpisové agendy.

Kdo si však dosud nezvykl na právní kotrmelce v celostátním řízení účetní metodiky, byl jistě velmi překvapen novelou zákona o účetnictví č. 437/2003 Sb., která nabyla účinnosti dnem 1. ledna 2004. Ta - kromě jiného - přinesla nové přeformulování dosavadního textu odst. 4 a odst.5 § 33a: “(4) Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního předpisu anebo obdobný průkazný záznam v technické podobě. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně, obě mohou být použity na místě, kde se vyžaduje vlastnoruční podpis.

(5) Připojením podpisového záznamu se rozumí u účetního záznamu písemné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem, u účetního záznamu v technické formě podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické podobě.“ Podívejme se, jaké autorské stanovisko zaujali k těmto odstavcům JUDr. Huleš a ing. Jeřábek (viz publikace Zákon o účetnictví, platný od 1. 1. 2004, komentované úplné znění): „Odstavce 4 a 5 upravují podpisový záznam a jeho připojování (podepisování) k účetnímu záznamu. Přitom podpisový záznam je jen zvláštním druhem účetního záznamu. Podpisovým záznamem je vlastnoruční podpis nebo po novele výslovně uvedený elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu (zákon o elektronickém podpisu č. 227/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů) anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické podobě. Upozorňujeme, že ,obdobný průkazný účetní záznam v technické formě jako alternativa elektronického podpisu je v tuto chvíli ,prázdnou množinou, neboť platná legislativa nezná nic dalšího obdobného (tj. stejného) uvedenému podpisu. Vše záleží na případných dalších novelách zákona o elektrotechnickém podpisu“.

K tomuto stanovisku ministerských úředníků je vhodné ještě uvést další právní názor. Autorem je docent Vladimír Smejkal, spoluautor zákona o elektrickém podpisu: „Elektronický podpis jsou údaje v elektronické podobě, které jsou jakýmkoliv způsobem připojené nebo logicky spojené s datovou zprávou a které jsou použity ke zjištění totožnosti podepisujícího. Tímto elektronickým podpisem tedy může být faksimile vlastnoručního podpisu dané osoby, speciální kód (PIN, heslo a podobně), digitalizovaný otisk prstu apod. identifikátor, kterým osoba disp
onuje, nebo bezpečnější varianta elektronického podpis, takzvaný zaručený elektronický podpis.“ V demokratickém právním státu může každý zveřejnit svůj názor na výklad právní normy a je věcí odborné veřejnosti, jak určitý názor posoudí. Zásadně však žádný z takových výkladů právní normy není závazný pro soud a jiné orgány rozhodující o právech a povinnostech. Na druhé straně však rozhodující orgány mohou přihlédnout k fundovaným odborným výkladům a použít je ve své rozhodovací praxi.

Z konfrontace výše uvedených názorů či vyjádření vyplývá tedy otázka - kdo má pravdu? V našich podmínkách je to soud.

A další otázka: Jak se mají účetní jednotky neustále přizpůsobovat deformovaným předpisům? I když nemohu plně doporučit používání faksimile vlastnoručního podpisu s ohledem na názor ministerských úředníků, jsem přesvědčen, že v budoucnu opět dojde k novelizaci této části zákona o účetnictví tak, aby bylo možno faksimile bezproblémově používat.

6. K přezkušování a zaúčtování účetních dokladů

Přestože zákon o účetnictví nestanoví přímo povinnost přezkušovat účetní doklady před jejich zaúčtováním, vyplývá tato povinnost nepřímo z požadavku zákona provádět účetní zápisy pouze na základě průkazných a správných účetních dokladů.

V tomto směru je vhodné účetní doklady přezkušovat ze dvou základních hledisek, věcného a formálního.

Věcné hledisko vyžaduje přezkoušet:

a) věcnou správnost údajů obsažených v účetních dokladech a

b) přípustnost operací ověřovaných účetními doklady.

Formální hledisko vyžaduje přezkušovat:

c) oprávněnost pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady a

d) úplnost skutečností (náležitostí) předepsaných pro účetní doklady.

Také pro provádění těchto pracovních úkonů musí účetní jednotka:

- vybrat či určit odborně schopné pracovníky,

- vymezit jim jejich povinnosti, spojené s přezkušováním konkrétních druhů účetních jednotek a

- vyžadovat od nich osobní odpovědnost v podobě vlastnoručních podpisů.

A je to právě přezkušování věcné a formální správnosti účetních dokladů, o němž zákon o účetnictví „taktně“ mlčí. Nahrazuje jej stylisticky odlišně znějícími požadavky, které „rozmnožují“ počet nutných vlastnoručních podpisů na účetních dokladech, spojených s jejich zaúčtováním. Jejich počet lze však snížit tím, že přezkušováním věcné správnosti účetních dokladů se současně pověří v některých případech i vedoucí pracovník, který danou operaci nařídil či schválil (s výjimkou přípustnosti operace).

Přezkušování účetních dokladů z hlediska jejich formální správnosti by měl provádět pracovník osobně odpovědný za jejich zaúčtování, který též provádí předkontaci a účetní zápis v účetních knihách. Prováděním účetních zápisů v účetních knihách lze pověřit kteréhokoliv odborně zdatného pracovníka účtárny, kromě pokladníka. K tomuto názoru mne vedou letité zkušenosti auditora, stejně jako k názoru, že by věcnou správnost cestovních účtů rovněž neměl přezkušovat pokladník.