Sebelepší účetní program nedokáže udělat z laika dobrou účetní. Profesionálovi však kvalitní software dokáže připravit podmínky pro efektivní práci.Základem při výběru správného programu jsou reference od kolegů či spolupracujících firem a detailní prohlédnutí tak zvané demoverze (obsahuje jen základní funkce) nebo trialverze (licence k používání je časově omezená).
Sebelepší účetní program nedokáže udělat z laika dobrou účetní. Profesionálovi však kvalitní software dokáže připravit podmínky pro efektivní práci.
Základem při výběru správného programu jsou reference od kolegů či spolupracujících firem a detailní prohlédnutí tak zvané demoverze (obsahuje jen základní funkce) nebo trialverze (licence k používání je časově omezená). Důležitá je vzájemná kompatibilita mezi programy, na kterých pracuje účetní a její klienti, dobře zpracovaný manuál k používání a zaručená aktualizace (změna v programu ihned po legislativních změnách). Pro samotnou práci je podstatná i přehlednost, dobré ovládání programu, malé nároky na paměť počítače a možnost pracovat bez myši jen s pomocí klávesnice. Proto dodnes mnoho účetních používá programy pracující ve starém operačním systému DOS místo dnešních Windows. A na závěr nelze zapomenout ani na možnost dokoupit k základní verzi programu další komponenty, jako jsou mzdy nebo skladové hospodářství. Všechny úřední tiskopisy, které program vytiskne, by měly být ve stejné formě, v jaké je požadují úřady. Pokud ne, bude je muset účetní přepisovat do originálních formulářů ručně.
Základní sestavy
Účetní program by měl umět vytisknout jednou ročně několik základních sestav pro archivaci. Všechny uváděné sestavy nejsou povinné, ale je dobré je mít v tištěné podobě. Hodí se při případných kontrolách finančních úřadů či pojišťoven, jejichž úředníci potom nemají důvod zjišťovat údaje přímo ve firemním počítači. Mnohé sestavy se využívají také při změně ve způsobu účtování, například během předávání účetnictví. Nové účetní firmě nebo jednotlivé účetní se dobře navazuje na původní údaje.
Jednoduché účetnictví:
- peněžní deník podle druhů příjmů a výdajů
- pokladní deník
- kniha pohledávek a závazků (přijatých a odeslaných faktur)
- inventární kniha majetku
- inventární karty majetku
- evidenční kniha drobného majetku
- výkaz o majetku a závazcích
- daňové přiznání a přehledy pro zdravotní a sociální pojišťovnu
Užitečné: možnost rozdělit příjmy a výdaje na konci roku procentuálním podílem mezi více osob a zpracování daňového přiznání za každou osobu zvlášť
Podvojné účetnictví:
- rozvaha výkaz zisků a ztrát (výsledovka)
- hlavní kniha
- kniha pohledávek a závazků
- obratová předvaha
- účetní deník
- pokladní deník
- kniha analytické evidence
- inventární kniha majetku
- inventární karty majetku
- evidenční kniha drobného majetku
- daňové přiznání
Rozdíly mezi jednotlivými programy:
- množství sestav a možnosti jejich variabilního vytváření podle požadavků firmy
- některé programy neobsahují možnost vytvoření a vytištění daňového přiznání z účtovaných údajů
- provázanost mezi jednotlivými účtovanými celky (aby se jeden údaj zapisoval jen jednou a automaticky se uložil do všech požadovaných evidencí)
Užitečné:
- co nejširší možnost vyhledávání údajů
- přednastavení systému kontrol - např. povolené účtovací období či povolené období pro datum uskutečnění zdanitelného plnění DPH, kontroly záporných zůstatků v pokladně, duplicitního účtování, chybějících účetních dokladů atd.
- možnost přednastavení opakujících se plateb
- vytváření knihovny (tak zvaného číselníku) textů či druhů účetních operací, které slouží k rychlému vyplnění a zaúčtování účetního případu
- možnost dělení účetních případů na střediska či zakázky
- provázanost účtování majetku s povinnou evidencí
- provázanost knih závazků a pohledávek s vytvářením příkazů k úhradě
- vytváření cestovních příkazů s pomocí přednastavených aktuálních diet a případně i nákladů na používání soukromého automobilu
- knihy jízd
- možnost přenosu údajů prostřednictvím internetu (např. posílání příkazů k úhradě do banky)
- nápověda v programu
- v podvojném účetnictví je příjemná možnost detailu každého účtu v účtovém rozvrhu, kde jsou vypsány nejčastější použití tohoto účtu se souvztažnými účty
- pro prezentaci trendů jsou vhodné programy, které dokážou výsledky zpracovat v grafech
Vedení mezd
Zvláštní součástí účetnictví je mzdová agenda, kterou může zpracovávat jedna nebo více účetních. Všechny však potřebují sestavy, z nichž většina se týká kontrol ze strany zdravotních a sociálních pojišťoven. Chybou některých programů je špatné zaokrouhlování při výpočtech pojistného, které se má řídit přesně podle zákona.
Sestavy:
- rekapitulace mezd (hrubé mzdy jednotlivých zaměstnanců v určitém měsíci a celkové odvody firmy na sociální a zdravotní pojištění za zaměstnance)
- měsíční přehledy pro sociální a zdravotní pojišťovny sestavy plateb za zaměstnance zdravotním pojišťovnám ve členění podle jednotlivých pojišťoven
- přihlášky a odhlášky zaměstnanců na pojišťovny
- mzdové listy
- výpočty průměrných mezd
- evidenční listy důchodového zabezpečení
- výpočet zákonného úrazového pojištění za zaměstnance
- potvrzení o sražené zálohové dani (pokud zaměstnanec odchází z firmy v průběhu roku)
- tiskopis ročního vyúčtování záloh na daň ze závislé činnosti (z mezd) jednotlivým zaměstnancům i vyúčtování odváděné
- daně finančnímu úřadu formulář přehledu vyplácené srážkové daně
Užitečné:
- kontroly minimálních základů pro výpočet pojištění
- kontroly výplaty mezd (aby nebylo vypláceno méně, než je minimální mzda)
Plátci daně z přidané hodnoty
Plátců DPH stále přibývá a podle připravené novely zákona o účetnictví jich bude stále více. Je tedy potřeba věnovat této oblasti velkou pozornost i v souvislosti se vstupem České republiky do Evropské unie.
Sestavy:
- záznamní povinnost ve členění podle zákona o DPH
- daňové přiznání
Užitečné:
- kontrola souladu mezi základem daně a DPH (zda nebyl nesprávně opsán daňový doklad)
- kontrola duplicitních údajů (minimalizuje možnost dvojího zápisu stejného dokladu)
- výpočet DPH zpětně z celkově zaplacené částky
Účetní programy
Účto www.ucto2000.cz
Stereo www.stereo.cz
Duel www.jezeksw.cz
Ekonom www.winsystem.cz
Aconto www.aconto.cz
ProgEco www.progeco.cz
Pohoda www.pohodaplus.cz
ZK soft www.zksoft.cz
ABRA www.aktis.cz
Integrované účetnictví www.integrodat.cz
JUK www.jimisoft.cz
Kalku www.pelico.cz
Mnohé z programů lze stáhnout zdarma nebo si vyzkoušet jejich demoverze na internetové stránce www.stahuj.cz.
