Evropské fondyKdo nežádá o evropské dotace, jako by nebyl. Prozíravější konkurence jej se získaným balíkem eur rychle převálcuje. Jenže zorientovat se v papírové říši hrůzy unijních fondů není snadné. Na příkladě úspěšného žadatele vám proto ukážeme jednotlivé kroky, které vás k penězům dovedou.
Evropské fondy Kdo nežádá o evropské dotace, jako by nebyl. Prozíravější konkurence jej se získaným balíkem eur rychle převálcuje. Jenže zorientovat se v papírové říši hrůzy unijních fondů není snadné. Na příkladě úspěšného žadatele vám proto ukážeme jednotlivé kroky, které vás k penězům dovedou.
Evropské dotace přestávají být luxusem, stávají se nutností. Penězovod z Bruselu je připraven chrlit desítky miliard a stále menší počet podnikatelů si dovolí nestoupnout si do řady čekatelů. Pro dotační nováčky však příprava žádosti představuje skutečnou výzvu, obzvláště pokud jde o menší firmu.
Před studováním nesrozumitelných brožur, úřednicky psaných informačních letáků a zmatených webů proto zkuste nejprve sledovat přípravu žádosti reálnou společností. Pod drobnohled jsme vybrali maximálně typického zástupce středních firem, navíc žádajícího peníze v rámci nejoblíbenějšího podnikatelského programu Rozvoj, spadajícího pod Operační program Podnikání a inovace.
Včasná příprava je polovinou úspěchu
„Poprvé jsme žádali o dotaci už v roce 2004, šli jsme do toho sami, bez nějakých poradců a měli jsme pocit, že za dva měsíce nebude co řešit. Pochopitelně do uzávěrky jsme nebyli hotovi ani zdaleka, a žádost tak nakonec ani neodešla,“ vzpomíná dnes už s humorem manažer jakosti firmy SAN-JV Jindřich Grau.
Jeho podnik se zabývá stavební a strojní výrobou a výrobou ocelových konstrukcí. Právě do této oblasti proto směřovala i jejich další žádost. „Z programu Rozvoj I tehdejšího Operačního programu průmysl a podnikání jsme se snažili získat peníze na CNC obráběcí centrum a na mostní jeřáb, což se nakonec povedlo až z Rozvoje dvojky. Co nás ovšem velmi překvapilo, bylo, že i když jsme tentokrát měli odbornou asistenci v podobě poradenské firmy, pořád celé zpracování žádosti zabralo asi půl roku, od února do srpna 2005. Nemluvě o tom, že i když jsme už v listopadu měli vše hotovo a zkontrolováno, samotné peníze přišly až v březnu dalšího roku. Do té doby jsme museli vše financovat ze svého,“ popisuje Grau.
„Čas je klíčový, dva měsíce jsou pro přípravu žádosti opravdu minimum. A to ještě platí pro firmy, které už mají dobře promyšlený projekt, vyřešené územní rozhodnutí, stavební povolení, majetkoprávní vztahy a podobně. Rozhodně to není reálná lhůta pro nováčky v oboru s jen rámcově vymezeným nápadem,“ upozorňuje Miroslav Čapka ze společnosti Eurovision, která na žádostech s firmou SAN-JV spolupracovala.
Přílišný optimismus nevzbuzuje ani jeho komentář k dlouhé lhůtě pro obdržení peněz. Slibované průběžné platby, díky nimž měly dotace v tomto programovacím období žadatelům proudit už během realizace projektu, totiž zatím zůstávají vyhrazeny jen pro veřejnou sféru. „Takže pokud se ještě něco na poslední chvíli nezmění, podnikatelé peníze uvidí opravdu až asi tři měsíce po dokončení projektu a odevzdání závěrečných zpráv. Pouze větší projekty je možné rozdělovat na takzvané etapy, které jsou financovány zvlášť. Musí ovšem jít o jasně vymezené celky, například dokončení hrubé stavby, úpravu pozemku a podobně. Což rozhodně není případ zmiňovaného jednorázového nákupu strojů,“ dodává Čapka.
Úspěch volá po zopakování
A protože s jídlem roste chuť, snaha získat unijní dotaci i v programovacím období 2007-2013 už byla takřka samozřejmostí. Také proto, že vybavení pořízené z prvních europeněz firmu pořádně postrčilo kupředu. „Posléze jsme dokonce začali mít problémy s uspokojením rostoucí poptávky, kdy nám zakázky přibývaly třeba i z Belgie a dalších zemí. Zároveň jsme se museli vypořádat s ostrým konkurenčním prostředím okolo našeho loštického provozu. Tam totiž velmi nákladně bojujeme s mohelnickým Siemensem nebo třeba Hellou o kvalifikované lidi, hlavně svářeče a obráběče,“ vysvětluje Grau. Řešením má být přesunutí provozu na vlastní šumperské pozemky a hlavně využití štědrých evropských fondů k zajištění lepších strojů k uspokojení bobtnající poptávky.
„I tentokrát jsme si na pomoc vzali poradenskou firmu. Pochopitelně s našimi zkušenostmi už většinu věcí zvládneme sami, třeba samotnou žádost a různé kalkulace a propočty. Typicky se to týká ekonomické analýzy, která musí mít zpracovány finanční toky až do roku 2013,“ říká manažer.
„Na druhou stranu nám poradci pomáhají hlavně s formálními záležitostmi. Upozorňují na různé administrativní doplňky, přeformulovávají některé písemnosti do toho správného jazyka, nebo třeba hlídají neustále se měnící podmínky celého řízení. Není totiž v našich silách neustále sledovat, co si který úředník zrovna vymyslel změnit,“ dodává Grau.
Dobrá rada nad zlato
Náklady takovéto asistence sestávaly ze dvou položek. V prvé řadě z poplatku za zpracování základních materiálů ve výši několika desítek tisíc korun a dále z odměny ve formě procent ze samotné získané dotace. Tento model je považován za daleko efektivnější než méně častá platba paušálem, neboť danou poradenskou firmu motivuje ke skutečně účinné spolupráci s dotačním žadatelem. Je to důležité i proto, že v Česku nefungují žádné regulační nástroje k třídění „zrna od plev“ typu profesních komor nebo kvalitativních žebříčků. Podnikatelé se proto při výběru specialistů na dotace musí spolehnout na reference, případně na vlastní dojem z dané firmy.
Omezenou službu zde může nabídnout takzvaný Národní registr poradců. Ten je však zaměřen na všechny sféry poradenství při podnikání, nikoliv pouze na dotační pomoc. „Registr je určen především pro malé a střední podnikatele a zaručuje, že všichni konzultanti na seznamu dovedou kvalitně poradit s fungováním společnosti. Musí totiž mít alespoň tříletou zkušenost s poradenstvím pro malé a střední podniky,“ zdůrazňuje Jiří Sochor z agetury CzechInvest, která systém provozuje. Dalším omezením tohoto registru je i skutečnost, že hodnotí pouze jednotlivé fyzické osoby, nikoliv společnosti jako takové.
Zároveň je však třeba si uvědomit, co všechno vlastně může poradce nabídnout a kde už se musíte spolehnout na vlastní síly. „Obecně se firma s poradcem sejde a zhodnotí spolu daný projektový záměr, případně jej upraví tak, aby měl šanci v některém z dotačních programů. Typicky ve smyslu snižte rozpočet, zakomponujte i nějaký environmentální prvek, rozdělte to na menší celky a podobně. Oproti minulému období už jsou podnikatelé opravdu informovanější, takže tímto velmi hrubým sítem propadne jen asi polovina zjevně nerealizovatelných návrhů,“ vypočítává Čapka. „A potom se rozjíždí samotná příprava žádosti. Poradci se podílejí hlavně na zpracovávání různých příloh, což je ta komplikovanější část žádostí. V ideálním případě by výsledkem měla být mašličkou převázaná krabice s dokumenty, připravená na odevzdání, respektive dnes na poslání elektronickou cestou,“ nadneseně shrnuje Čapka.
Dále by podle něj měla poradenská firma sledovat průběh žádosti a třeba upozorňovat na zpoždění při schvalování a na případné komplikace. Stejně tak může poradce vyřizovat finanční vyúčtování včetně přepsání faktur do příslušných tabulek nebo zpracovávat pravidelné povinné monitorovací zprávy po obdržení peněz.
„Leccos pochopitelně žádný poradce udělat nedokáže. Nemůže vymyslet tu základní ideu a projekt, na kterém žádost stojí, stejně jako nemůže stanovit ekonomickou stránku. A to jak v realizační, tak především v provozní fázi. Každý podnikatel také musí sám dodat různé výpisy ze všech možných rejstříků, katastrů nemovitostí, stejně jako třeba daňové přiznání. A na co se zapomíná, musí také připravit nějaký tým lidí, kteří budou s externím poradcem komunikovat. Jasně stanovená zodpovědnost i pravomoce jsou základ budoucí úspěšné žádosti,“ uzavírá Čapka.
Otázka dvou tří dnů? Zapomeňte!
„Motivace byla tedy jasná, věděli jsme, co potřebujeme a měli jsme promyšlené, jakým způsobem budeme celý projekt financovat. Situaci sice nadále komplikuje zpoždění vzniklé při schvalování Národního strategického rámce a jednotlivých Operačních programů v Bruselu, nakonec se ale ministerstvo průmyslu a obchodu rozhodlo otevřít některé programy i bez dobrozdání Bruselu. To se týkalo i našeho Rozvoje,“ pokračuje Grau. Na začátku letošního března zveřejnilo ministerstvo výzvu k předkládání projektů, a dotační kolotoč se tak mohl roztočit.
„Původní uzávěrka registračních žádostí byla 30. dubna, a to jsme se opravdu potili. Nakonec byl ale CzechInvest žádostmi natolik zahlcen, že musel termín posunout na konec května, což už jsme pohodlně stíhali. Za zhruba deset dní nám přišlo kladné vyrozumění a my měli měsíc na vypracování plné žádosti. Ale to už nebyl zásadní problém, stejně jsme všechno měli připravené předem,“ vypočítává jednotlivé položky manažer.
Za kvalitně připraveným projektem stála čtyřměsíční práce tří lidí, vytížených celou pracovní dobu. Kromě zpracování a administrace všech už zmiňovaných dokumentů bylo totiž potřeba dotaci sladit s celkovou koncepcí firmy, svůj čas si vzala i komunikace s poradenskou firmou a shánění dalších informačních zdrojů.
„Například jsme vždy aktivně spolupracovali s olomouckou pobočkou CzechInvestu, u předcházejícího projektu nám pomáhal i projektový manažer, kterého musí příslušný hodnotící orgán pro každou schválenou žádost vyčlenit. A spousta informaci je k nalezení i na internetu nebo v časopisech. Co se ale týče návštěv specializovaných kurzů, tady máme spíše úsměvné zkušenosti Na semináři místní Hospodářské komory totiž kolega místo vstřebávání informací musel sám vystoupit a mít hodinovou přednášku o tom, jak se nám podařilo evropské peníze získat. V té době jsme byli široko daleko jedni z mála středních společností, kdo měl s dotacemi úspěšnou zkušenost a mohl se tak o ni podělit,“ líčí Grau.
Elektronicky místo poštou
Alespoň malou úlevu od popisovaného byrokratického běsnění měl v tomto období přinést nově zavedený elektronický systém eAccount. Ten provozuje agentura CzechInvest pro Operační program Podnikání a inovace a podnikatelům umožňuje podávat celou žádost v elektronické podobě. „Takže se skoro nemusíte zvednout od stolu a všechno pořídíte od počítače. Také to hodně zrychlilo komunikaci s CzechInvestem. Dřív se totiž všechno muselo čtyřikrát vytisknout, vypálit na CD, podepsat a poslat. A v případě chyby znovu a znovu opakovat. Dnes vám na internetový účet přijde zpráva s popisem problému, vy jen upravíte, co je potřeba a odešlete,“ hodnotí kladné zkušenosti s novým systémem Grau. Na druhou stranu ale neskrývá skepsi z toho, že samotný objem dokumentů zůstal stejný, pouze byly převedeny do elektronické podoby. Upozorňuje navíc na úvodní nestabilitu eAccountu, kdy musel jeho nefunkčnost dokonce písemně urgovat.
„Pochopitelně určité zaváděcí problémy byly, ale pro nás, kteří podáváme dotací mnoho, je to výrazný krok kupředu. Navíc, velikou výhodou eAccountu je, že se většina papírových příloh podává až tehdy, když je projekt schválen. Takže třeba na výpis z katastru nemovitostí nebo stavební povolení je tady více času, popřípadě při neúspěšné žádosti je nemusíte shánět vůbec,“ doplňuje z vlastní zkušenosti Čapka.
Peníze tečou mezi prsty
Až dosud tedy celkem idyla. Nemalé úsilí šumperských strojařů se zúročilo v kvalitně připravené žádosti a nezbývalo než si pohodlně sednout a počkat na pravděpodobně dobrou zprávu od CzechInvestu. „Jenže díky tomu, že vláda není schopná dokončit schvalování celého programu v Bruselu, už tři měsíce se vůbec nic neděje. Dokud totiž ministerstvo nedostane od Evropské komise dobrozdání, nelze žádnou žádost odsouhlasit,“ rozhořčeně komentuje současnou situaci Grau. Ministerstvo průmyslu a obchodu by totiž předčasným schvalováním převzalo za vyplácení plnou zodpovědnost a při jakýchkoliv problémech by mohly peníze nakonec jít ze státní kasy.
Každý ztracený den se přitom výrazně odráží na hospodaření podniku. „Prvního listopadu máme na ten náš stroj ukončit výběrové řízení, přičemž zařízení tohoto kalibru se dává dohromady asi šest měsíců. A my si jej z vlastní kapsy koupit prostě nemůžeme. Přitom už pro něj všechno připravujeme a pro výrobky máme odbyt. Ve výsledku tak na laxnost našich úředníků doplácíme očekávanou ztrátou asi 1500 korun za pracovní hodinu stroje, násobeno dvojsměnným provozem,“ popisuje nepříjemnou situaci Grau. Nemluvě už o tom, že odeslaná žádost předpokládá ukončení projektu v září příštího roku, kdy by mělo dojít ke zhodnocení, kontrole a přijetí peněz. O prodloužení všech těchto termínů se pochopitelně bude muset požádat.
Zdánlivě abstraktní dizkuze úředníků a politiků, kteří se poslední měsíce přes média dohadují o tom, kdo za zpožděná schvalování operačních programů může, tak v tomto případě získává nepěkně konkrétní rysy. Oslovení experti na dotační problematiku se přitom shodují, že mírně optimistická varianta pro získání bruselského souhlasu je konec roku.
„Tady jde už jen o čas, který si zabere schvalovací procedura. Nějaké nové problémy se neče-
kají,“ tvrdí Martin Krištof ze společnosti Raven EU Advisory. Konec roku jako v zásadě realistický termín vidí i Miroslav Čapka ze společnosti Eurovision nebo Lukáš Bumbálek z Evropského kompetenčního centra HVB Bank. Do té doby si žadatelé pravděpodobně ještě počkají.
Nedáme se odradit „Pochopitelně nadšeni nejsme, ale doufáme, že všechno nakonec dobře dopadne. Zatím aspoň začínáme přemýšlet nad možnou žádostí o dotaci na zateplení budov, ale to je ještě hudba budoucnosti,“ smířeně konstatuje Grau. A i když obecně celý proces žádání o dotace hodnotí kladně, několik kritických poznámek si neodpustí. „Je dobré, že nejde o marnou práci. Pokud se udělá dobře, opravdu přináší výsledky. Ale má to i své mouchy. Třeba mám pocit, že pokud Brusel vyprodukuje třicet stran dokumentů k vyřízení, naši úředníci z toho hravě udělají stovku. Nemluvě o tom, jaké problémy působí, když se v průběhu celého procesu mění metodiky toho, jak žádost zpracovávat. Jako by nešlo hned na začátku říct, bude to uděláno takovýmto způsobem a basta,“ uzavírá Grau. V pohádce o (doufejme) úspěšném žadateli tedy zatím šťastný konec předložit nemůžeme. Můžeme ale tento příklad nabídnout k zamyšlení těm politikům, kteří tráví svůj čas dohadováním se s Bruselem o každé jednotlivé euro, které by do Česka mělo přijít, aby potom nabízené miliardy neschopným jednáním doslova strkali Unii zpátky. K příkladu této firmy se v příslušný čas vrátíme a ukážeme na ní, jakým způsobem se celá žádost o dotaci ukončuje. Tedy jak probíhá kontrola, vypracovávání monitorovacích zpráv a podobně. co obsahuje registrační žádost • identifikaci projektu – název, platnost výzvy • identifikace žadatele, statutárních zástupců, kontaktních osob • hlavní a vedlejší oblasti podnikání • základní informace o projektu – název, způsob financování, přepokládané výdaje, požadovaná podpora, zahájení a ukončení projektu, jeho zaměření • místo realizace projektu • základní ekonomické údaje o žadateli • souhlas s dotačními podmínkami co obsahuje plná žádost • podobné základní údaje jako Registrační žádost • podnikatelský záměr • etapizace projektu • způsobilé výdaje projektu, zdroje jeho financování • další ukazatele – vliv na rovné příležitosti, nově vytvářená pracovní místa a podobně podnikatelský záměr**
• identifikace projektu, včetně například charakteristiky předkladatele projektu a jeho historie
• podrobný popis projektu
• technická specifikace projektu, jeho časový harmonogram
• marketingová analýza, včetně popisu konkurence či informací o zajištění odbytu
• finanční analýza projektu
