SPRÁVA INFORMACÍZkratka ECM je v současnosti skloňovaná stejně často, jako před pár lety třeba termín webové stránky. Jedná se o nástroj, s jehož pomocí lze efektivně obhospodařovat informace ve firmě.Každý podnik vlastní mnoho různých systémů a úložišť informací, které potřebují ke své každodenní činnosti.
SPRÁVA INFORMACÍ Zkratka ECM je v současnosti skloňovaná stejně často, jako před pár lety třeba termín webové stránky. Jedná se o nástroj, s jehož pomocí lze efektivně obhospodařovat informace ve firmě.
Každý podnik vlastní mnoho různých systémů a úložišť informací, které potřebují ke své každodenní činnosti. Pokud je informace uložena ve strukturovaných databázových systémech, rychlost nalezení požadovaného údaje je více či méně otázkou schopností daného pracovníka. Zcela jiná situace je ale v případě, že se data nacházejí v nestrukturované podobě - ve formě dokumentů uložených v mnoha verzích kdesi ve společnosti.
TOVÁRNA NA INFORMACE
Firma produkuje a uchovává obrovské množství informačního obsahu, který je běžně uchováván v mnoha různých systémech. Část dat je sice v databázích, ale zhruba 80 procent jich je uloženo v dokumentech na lokálních discích, firemních webech, v poštovních systémech a samozřejmě v papírové podobě. Taková struktura informačního obsahu se prakticky nedá efektivně zpracovávat a řídit.
Řešením je celofiremní a centralizovaná správa informací - takzvaného obsahu. Za tímto účelem vznikají systémy pro Enterprise Content Management, známé pod zkratkou ECM. Pesimistické odhady tipují úsporu nákladů ve výši třiceti procent. Nejoptimističtější prognózy se pohybují okolo 40 procent. Nicméně podle optimistů i pesimistů je v oblasti Enterprise Content Management celková výše úspor z nasazení nového systému přímo závislá na způsobu implementace.
Pokud se mění procesy a metodiky, znamená to ovšem v začátku patnáctiprocentní nárůst nákladů. Když se něco zavádí, je třeba více lidí, metodická práce, školení zaměstnanců na nový systém a samozřejmě i nutnost zdokumentovat procesy. Pak začíná systém přinášet ovoce. Uživatelé si zvyknou, data se přestanou ztrácet, není potřeba vyhazovat peníze za zbytečné analýzy. Počáteční období je tak jen hluchou fází, kdy si uživatelé zvykají na změnu - období, které generuje náklady.
NEPODLEHNOUT VÁBNIČKÁM
Enterprise Content Management je obrovská příležitost jak pro zákaznické, tak dodavatelské společnosti. Jedni i druzí mají zájem vytěžit z ní maximum, jenom cíle se poněkud odlišují. Snahou všech zákazníků je optimalizovat práci s informacemi a minimalizovat náklady na transformaci informace v konkurenční výhodu. Dodavatelé se naopak snaží vytěžit z nastalé situace maximum.
Bez znalosti základních principů ECM a vlastní firemní strategie je potom velmi jednoduché podlehnout marketingovým tvrzením typu „my máme všechno“ nebo „už to máte v ceně“. To potom vede firmu k velkým investicím do systémů s omezenou funkčností, která většinou limituje integrační možnosti pro případ změn nebo rychlého rozvoje nebo změny požadavků. V drtivé většině potom firma musí vybudovat doplňkový systém pro zajištění další nutné funkčnosti nebo požadované činnosti řešit jiným, většinou manuálním způsobem.
Použitá definice ECM dává naprostou volnost při tvorbě vlastní ECM strategie. Na základě požadavků společnosti umožňuje definovat ty komponenty, které potřebuje k zajištění svých činností, a ty potom pokrýt příslušnými technologiemi. Vždy je třeba v první řadě maximálně využít existujících možností, ale stejně tak je nutné zvažovat možnosti rozvoje. Vybrané technologie je vhodné udržovat na nejmenším možném počtu a s takovou mírou integrace, která umožní centralizovat dané činnosti do jedné aplikace, která je k tomu nejlépe vybavena.
