AUDIO A VIDEOKONFERENCE Jednou z oblastí, která po teroristických útocích z 11. září 2001 zaznamenala enormní růst a rozvoj, jsou audio a videokonference. Co mohou tyto služby přinést vaší firmě? Audio a videokonference mají několik výhod. Především šetří peníze a čas.
AUDIO A VIDEOKONFERENCE Jednou z oblastí, která po teroristických útocích z 11. září 2001 zaznamenala enormní růst a rozvoj, jsou audio a videokonference. Co mohou tyto služby přinést vaší firmě?
Audio a videokonference mají několik výhod. Především šetří peníze a čas. Ale v některých případech eliminují i bezpečnostní rizika, což u mnoha firem hraje podstatnou roli.
Tato konferenční zařízení jsou v Česku stále spíše novinkou, která se zde začala objevovat teprve koncem minulého století. Přinesly ji velké korporace, které potřebovaly být v pravidelném spojení s národními pobočkami. Nicméně v posledních letech se začala ujímat i u ryze českých firem. S rostoucím provozem na české dálniční síti je totiž poměrně zdlouhavé jezdit na porady do vzdálených měst. Navíc v západní Evropě jsou tato zařízení poměrně běžná, a českým firmám, které se snaží prorazit v Unii, tak nezbývá nic jiného než si je pořídit. Na západ od Česka se totiž audio i videokonference pomalu stávají každodenní praxí.
Obrovským impulzem pro růst i rozvoj celého tohoto odvětví byly útoky z 11. září 2001. V českých podmínkách však zatím převažují ekonomické důvody a jasně vyčíslitelné faktory nad bezpečnostními.
NĚKOLIK „ALE“ Audiokonference je služba, s jejímž využitím můžete hovořit s více lidmi najednou. To je samozřejmě možné vyřešit i pomocí konvenčních telefonů a telekomunikačních služeb, což však má několik „ale“.
Prvním je, že při běžném telefonování platí hovor účastník, který konferenci sestavuje, a to za každého člověka, s nímž hovoří. Je snadné si spočítat, že hovor s deseti lidmi najednou nebude nic levného.
Dalším „ale“ jsou pak omezené schopnosti některých operátorů. V řadě zemí je totiž standardně nabízena pouze takzvaná 3PTY konference, což je služba trojstranné konference definovaná přímo ve standardu ISDN. Konference s více účastníky se pak musí svolat přes živého operátora nebo prostřednictvím automatického konverzačního systému. Při takovémto svolávání pak účet dostane nejen ten, kdo ji svolává, ale i připojený účastník. Za hodinový mezinárodní konferenční hovor tak všichni platí nemalé částky. Navíc každý účastník se musí připojovat jednotlivě, což je nepříjemné a nákladné.
Jak to vyřešit? Možná vás napadla „hříšná“ myšlenka soustředění osob u jednoho telefonu s hlasitým příposlechem. To je sice možné, nicméně s třetím a velmi závažným „ale“. Takový telefon má pouze jeden mikrofon, který (v případě dražších přístrojů) umí odečítat signál z reproduktoru.
Audiokonferenční zařízení jde v tomto případě dál - mikrofonů má hned několik, a to obvykle tři rozmístěné v úhlu 120 stupňů. Samozřejmostí je také vysoce kvalitní reproduktor. Celý konferenční hovor pak vypadá tak, že se platí pouze za jedno volání a všichni účastníci slyší všechny ostatní stejně jako kdyby každý z nich telefonoval zvlášť (o to se právě stará kvalitní reproduktor a mikrofony). Asi nejznámějším audiokonferenčním zařízením je v tomto případě Polycom VoiceStation - klasická „trojnožka“ s číselníkem. Cena takového zařízení se pohybuje okolo 20 tisíc korun.
Z OČÍ DO OČÍ Úkolem videokonference má být přenos obrazu v takové kvalitě a takovou formou, aby bylo možné s daným člověkem plnohodnotně komunikovat. Tedy vnímat i jeho mimiku a další prvky nonverbální komunikace, což je zejména u obchodních jednání důležitým aspektem, na jehož základě volíme při osobním jednání vyjednávací taktiku.
Aby to bylo možné zprostředkovat, je nutné zajistit, aby se vám všichni účastníci videokonference dívali přímo do očí, stejně jako vy jim. Kamera se tedy standardně umísťuje přímo nad televizor či displej. Další důležitou věcí je možnost zoomu (zvětšení obrazu) a otáčení kamery na toho, s kým zrovna mluvíme. Videokonferenční zařízení jsou tedy vybavena dálkovým ovládáním, které umožňuje ovládat kameru na vzdáleném přístroji. Zoomování je přitom možné samozřejmě použít i pro zobrazení předmětů, textu na papíře a podobně.
Cena přístrojů se často pohybuje kolem 100 tisíc korun, někdy jsou i dražší. Významnou část ceny celého řešení mohou tvořit i zvolené zobrazovací jednotky (displeje, TV, projektory a jiné).
Videokonferenční zařízení jsou však často vybavována i prvky, které s videem až tolik nesouvisejí. Přinášejí ovšem tytéž možnosti jako byste byli přímo na místě jednání. Příslušné přístroje vedle kvalitního přenosu zvuku a obrazu totiž umožňují přenášet i další obraz - namátkou z notebooku (například pro powerpointové prezentace), projektoru, kamery, nebo z virtuálního flipchartu.
Právě posledně jmenovaná služba je velkým přínosem, neboť umožňuje kreslit schémata a poznatky stejně jako u běžného jednání, což se protistraně zobrazuje na displeji vedle jeho obrazu. Navíc obě strany mohou (nejen) do tohoto flipchartu zasahovat, měnit jej a podobně. To zajišťuje stejné možnosti spolupráce a účasti na jednání, jako kdyby byl daný člověk osobně přítomen. Telekonferenční zařízení se může s cenou hravě dostat do řádu stovek tisíc korun.
KOMUNIKUJE SE PŘES TELEFONNÍ LINKY I VOIP Vedle hardwarové stránky je samozřejmě nutné zabezpečit i samotnou cestu, po které se audio či videokonference uskuteční. Řešení je v zásadě dvojího druhu - komunikace prostřednictvím přepínání okruhů nebo přepínání takzvaných paketů.
První varianta je v praxi reprezentovaná linkami euroISDN, které nabízejí garantovanou přenosovou rychlost 64 kilobitů za sekundu na jeden D kanál. Platí se za ně v závislosti na délce použití. U audiokonference postačí jeden kanál (platíme tedy jako za jeden hovor), u videokonference je pak nutné využít oba D kanály (případně i více, má-li firma k dispozici přípojku euroISDN-30). Druhá varianta - přepojování paketů, reprezentované zejména spojením přes IP sítě a internet - umožňuje komunikovat i zadarmo, a to prostřednictvím internetu. Spojení je možné zabezpečit například pomocí služby VPN.
Problém je však v tom, že při videokonferencích či telekonferencích požadovaná přenosová kapacita hravě dosáhne jednoho megabitu za sekundu, což může při spojení se vzdálenějšími zeměmi činit problémy. Pro spojení například do Japonska, Číny či Jižní Koreje je tak často lepší využít linku ISDN, které ovšem nenabízí všechny možnosti (lze na něm maximálně provozovat videokonference, a to s nižší kvalitou obrazu než u spojení přes IP). Výhodou využití spojení přes IP je však i možnost snadné integrace konferenčních zařízení do podnikové sítě.
FINANCOVÁNÍ A INSTALACE Vzhledem k poměrně nezanedbatelné ceně za videokonferenční a telekonferenční zařízení myslí dodavatelé těchto řešení i na dostupné financování. Poměrně běžně lze proto potřebné zařízení získat na leasing či formou postupného odkupu.
Co se samotné instalace týče, existují dvě možnosti - u audiokonferenčních a jednoduchých videokonferenčních zařízení to zákazník zvládne sám. U instalace dražších přístrojů je situace náročnější. Tato zařízení se obvykle instalují do zasedacích a konferenčních místností, kdy je například obvyklé, že u každého křesla je umístěn jeden mikrofon. Dodavatelé těchto řešení pak nabízejí instalace konferenčních místností na klíč, a to včetně zajištění ozvučení, zobrazovacích jednotek, osvětlení, zatemnění a podobně.
CO KOUPIT?
V segmentu malých a středních firem je rozumným začátkem pořízení audiokonferenčního přístroje. Firmy, které mají produktové týmy komunikující se zákazníkem, je určitě uživí. Společnosti, v nichž se zákazníkem jedná jednotlivec, je nepotřebují. Videokonferenční a telekonferenční zařízení jsou pak určena zejména pro ty firmy, u kterých je obrazový doprovod nezbytností při jednání. V takovém případě je pak namístě prozkoumat možnosti financování i možnosti nákupu systémů po jednotlivých modulech, což je u telekonferenčních zařízení poměrně běžné.
