V prvním díle miniseriálu o uznatelných nákladech uváděných v žádosti o platbu dotace jsme si připomněli základní podmínku – uznány mohou být náklady vzniklé až po datu přijetí žádosti o poskytnutí dotace na projekt.
V druhém díle se podíváme na další podmínky a případná omezení uznatelnosti nákladů.
Uskutečnění nákladů se samozřejmě dokládá klasickým způsobem, tedy nejčastěji předložením faktury za dodané zboží či služby.
Podle nových pravidel týkajících se dotací z Operačního programu Průmysl a podnikání (OPPP) však k žádosti o platbu nebylo nutné fyzicky dokládat faktury a obdobné doklady až do výše 10 tisíc korun včetně DPH za jeden účetní doklad. Doklady je však nutné připojit v případě, že uznatelné náklady sice nepřesahují tento limit, ale celková suma na dokladu je vyšší (například faktura je vystavena na 11 tisíc korun, ale uznatelné náklady tvoří pouze pět tisíc korun). Platí také, že u opakovaných plnění (například nájemného) je potřeba doložit smlouvu nebo obdobný doklad.
Náklady patří do tabulek
Cestovní amzdové náklady je třeba uvádět do doporučených (předepsaných) tabulek, které jsou k dispozici na obvyklých internetových stránkách týkajících se operačních programů podpory podnikání (www.mpo.cz a www.czechinvest.org). U cestovních náhrad zapsaných do příslušného rozpisu cestovních nákladů sice může být částka vyšší než 10 tisíc korun, ale jednotlivé cesty pod stanovený limit nemusejí být podloženy doklady. Mzdové náklady je nutné doložit vždy.
Je naprosto logické, že podmínkou proplacení nákladu je nejen doložení, že tento náklad příjemci dotace skutečně vznikl, ale také že byl příjemcem zaplacen. Platbu lze přitom provést všemi třemi obvyklými způsoby, tedy hotovostně (prokazuje se příjmovým pokladním dokladem dodavatele, paragonem, dokladem o dobírce, případně výdajovým pokladním dokladem vystaveným příjemcem, pokud je ovšem potvrzen dodavatelem), bezhotovostně (prokazuje se výpisem z účtu včetně elektronického nebo výpisem transakcí platební kartou) anebo zápočtem (prokazuje se dohodou o zápočtu nebo jednostranným zápočtem, pokud je ovšem písemně potvrzen dodavatelem). Nutností samozřejmě je, aby všechny doklady o úhradě splňovaly obvyklé náležitosti účetních dokladů.
Pro případ, že faktura obsahu je vedle uznatelných nákladů také náklady, které uznat nelze, je třeba doložit úhradu celé částky faktury. K zálohové faktuře (a dokladu o její úhradě) je třeba vždy doložit i fakturu vyúčtovací.
Reklamace a úhrada v cizí měně
V případech zaplacení jen části faktury z důvodu reklamace se započítává do uznatelných nákladů zaplacená částka a pro účely autorizace (uznání platby) není požadováno doložení zaplacení celé faktury. Současně je třeba doložit vypořádání zmíněné reklamace (tj. reklamační řízení je ukončeno a jeho výsledek je transparentně doložen).
Za zmínku ještě stojí, jak je to s určovánímuznatelných nákladů v případě úhrad v cizích měnách. V těchto případech platí, že pokud žadatel může prokázat kurz, kterým cizí měnu nakoupil, jsou uznatelné náklady rovny součinu tohoto prokázaného kurzu při nákupu měny a hodnoty faktury. Pokud pak není možné prokázat kurz, ve kterém byla cizí měna nakoupena, jsou uznatelné náklady rovny součinu kurzu ČNB platného v den uskutečnění převodu a hodnoty faktury.
