SETKÁNÍ S FIREMNÍMI PARTNERYZajímavý večírek pro klienty a obchodní partnery mohou uspořádat i nejmenší firmy. Zdaleka to není jen otázka peněz. Vyplatí se však dodržovat některé základní zásady a vyvarovat se častých chyb.Konec roku je nejčastějším termínem pořádání firemních večírků.
SETKÁNÍ S FIREMNÍMI PARTNERY
Zajímavý večírek pro klienty a obchodní partnery mohou uspořádat i nejmenší firmy. Zdaleka to není jen otázka peněz. Vyplatí se však dodržovat některé základní zásady a vyvarovat se častých chyb.
Konec roku je nejčastějším termínem pořádání firemních večírků. Neformální setkání s klienty a obchodními partnery lze využít nejen jako poděkování za dosavadní spolupráci, ale především jako motivaci pro její další pokračování. Na začátku si stručně definujme, co se vlastně firemním večírkem rozumí. Tento souhrnný název se vztahuje na večírek pro klienty a další obchodní partnery, večírek pro média a interní večírek (pouze zaměstnanci či spolupracovníci firmy).
Ač se to na první pohled možná nezdá, má pořádání večírků pro všechny tři skupiny hostů podobná pravidla, především co se týče výběru místa a času jejich pořádání. V dalším textu se však budeme věnovat hlavně večírkům pro první a druhé skupiny, které (na rozdíl od interních večírků) přímo souvisejí s marketingem, tedy komunikací firmy navenek.
KOHO POZVAT
S klienty, obchodními partnery, novináři a koneckonců i se zaměstnanci bychom se samozřejmě měli setkávat během celého roku. Alespoň některá setkání by měla být neformální a mimo pracovní dobu. Firemní večírek by však měl být jakýmsi zlatým hřebem - poděkováním za spolupráci v předešlém roce a „lákadlem“ pro další partnerství. Pozvěte proto především nejvýznamnější zákazníky, tedy s největším objemem zakázek (tržeb). Dále by neměli chybět referenční klienti - ti, kterými se můžete pochlubit při získávání nových zakázek, nezávisle na skutečném objemu práce pro ně. Nezapomeňte ani na „nadějné“ klienty, které ještě nemáte pro příští rok jisté, ale rádi byste na ně udělali pozitivní dojem. Vedle klientů je dobré zvát také obchodní partnery, se kterými jste spokojeni. Například vaše dodavatele surovin, součástek, služeb, ale i vaše „podřízené“, jako obchodní zástupce, franšízinkové partnery a podobně.
Nejde jen o posílení dojmu úspěšné společné spolupráce a jednoty zájmů. Večírek by měl přispět k utužení vztahů tak, aby tito partneři i nadále spolupracovali s vámi, a ne s vaší konkurencí. Má tedy smysl zvát takové dodavatele a partnery, jejichž ztráta by pro vás byla nepříjemná. Pokud naopak víte, že dodavatel či partner nemá lepší možnost než spolupráci s vámi, měl by večírkem spíše děkovat on vám než vy jemu. Zástupce médií doporučujeme zvát na váš večírek pouze adresně, prostřednictvím osobních pozvánek. Pokud konání akce oznámíte hromadně (například přes ČTK), hrozí vám přítomnost různých „vyžírků“ (mezi novináři dostali jméno „Holubova letka“ podle jejich nejznámějšího člena), jejichž praktický přínos pro vaši firmu je nulový. Zvěte pouze novináře, kteří se věnují oboru vaší působnosti a se kterými jste již spolupracovali nebo hodláte spolupracovat.
KONEC ROKU NENÍ NUTNOSTÍ
Firemní večírek by měl být „výroční“ akcí, konanou zpravidla jednou ročně jako poděkování za dosavadní spolupráci a jako motivace pro její pokračování. Nejčastějšími termíny jeho pořádání jsou:
- Konec kalendářního roku Výhodou prosincového termínu je přelomové období, kdy končí řada obchodních smluv a začínají nové. Čas přímo vybízí k bilancování, navíc je tato doba vnímána jako více sváteční a zklidňující (alespoň teoreticky). Při výběru konkrétního termínu byste ale měli zjistit, kolik podobných večírků vaše hosty čeká. Například novináři jsou jimi před Vánocemi tak vytíženi, že váš večírek by mohl být jen jedním z mnoha - pak by se ho zúčastnili jen krátce, možná vůbec. Doporučujeme také zjistit termíny již oznámených večírků jiných firem, jejichž hosté se kryjí s vašimi. Nepsaným pravidlem je, že se dává přednost jak dříve oznámeným večírkům, tak večírkům „důležitějších“ firem. Nevýhodou termínu na konci roku je vedle možné termínové kolize i možná zaneprázdněnost vašich hostů, kteří s blížícími se Vánocemi dávají přednost praktickému shánění dárků na poslední chvíli nebo domácímu úklidu. Argumentem pro dřívější termín je i váš zájem přesvědčit dosud ještě nerozhodnuté klienty o obnově či prodloužení smlouvy co nejdříve. Pokud uspořádáte večírek až 15. prosince, těžko zapůsobíte na klienty, kteří se 7. prosince už definitivně rozhodli, že s vámi smlouvu pro další rok neprodlouží.
- Vítání jara nebo léta Období od dubna do června je nejen méně nabité termíny ostatních akcí, ale působí také (většinou) přirozeně pozitivně díky dobrému počasí, očekávání dovolené a podobně. Obrovskou výhodou je možnost pořádání večírků pod širým nebem - na zahrádkách, parnících a dalších místech.
- Setkání před obnovou smluv Hodí se tehdy, jestliže se „obchodní rok“ u vaší firmy nekryje s kalendářním rokem. Pokud máte různé skupiny klientů s různě dlouhými smlouvami, lze pořádat večírky během roku. A to vždy pro skupinu, se kterou chcete posílit vztahy.
- V nejslabších obdobích roku Vaše akce nezapadne mezi mnoha dalšími, hosté v této nudnější době uvítají jakékoliv rozptýlení.
- Ideální je zejména září až listopad (počasí se zhoršuje a „není co dělat“, po dovolené mají lidé méně peněz, a proto se rádi nechají někam pozvat). Anebo leden až březen (kromě několika plesů a výletů na hory není jiný program, je zima, mají méně peněz po Vánocích). Ve všech případech si zjistěte nejen termíny konkurenčních akcí, ale také další možné překážky pro účast hostů - například finále mistrovství světa nebo Česko hledá Superstar.
OŽIVTE VŠEDNÍ DEN, S VÍKENDY OPATRNĚ
Naprostá většina firemních večírků se koná ve všední dny (kromě pátku). Proč? Přes snahu o neformálnost jde stále přece jen o pracovní záležitost. Na víkend mají lidé rodinný program a nechtějí si nechat zasahovat do soukromí.
Při výběru konkrétního všedního dne si zkuste zjistit obvyklý týdenní program vašich hostů, pokud má nějaké společné znaky. Pokud mívají vaši hosté nejvíce práce například ve čtvrtek, nezvěte je ani ve středu večer (brzy by odešli), ani ve čtvrtek večer (nepřišli by, nebo by se nebavili). Jestliže přesto neodoláte pokušení uspořádat akci na celý den nebo dokonce celý víkend, předem prozkoumejte, kolik pozvaných se skutečně zúčastní. Výhodou takové dlouhodobější akce je větší prostor na oficiální i neformální program. Hosté se mohou dostat z každodenního stereotypu a mohou s sebou vzít „zdarma“ i celou rodinu, čímž podvědomě posílíte pozici vaší firmy jak u samotného hosta, tak u jeho rodiny.
Mezi hlavní nevýhody však patří větší časová náročnost (jen část hostů bude chtít obětovat celý den nebo dokonce víkend). Pro vás jako pořadatele jsou zde pak výrazně větší nároky jak finanční (zajistit ubytování, dopravu a podobně), tak i organizační (program na celý den, hrozí riziko ponorkové nemoci a větší závislosti na počasí).
Zůstaňme však u klasického večírku ve všední den. Kdy s ním začít? Doporučujeme od 18. nebo 19. hodiny. Počítejte s tím, že hosté stejně přijdou trochu později. Raději tedy uveďte včasnější začátek a neprozrazujte, že skutečné zahájení vlastního programu si necháte třeba až na 20. hodinu. Svou roli hraje i přirozená lidská lenost: pokud mají jít na večírek „až v osm večer“, tak jdou předtím buď domů (kde se mohou „rozespat“), nebo posedět s kamarády jinam (a už se jim nebude chtít měnit místo).
ŠKATULATA, HEJBEJTE SE!
Prostory večírku je vhodné mírně „vyzdobit“ firemními logy a barvami. Nejde o formalitu. Praktickým důvodem je podvědomé působení na hosty večírku, kteří budou mít neustále na očích firmu, která je na tento povedený večírek pozvala. Zejména u akcí menších společností se často zapomíná na požadavek dostatečné pohybové volnosti pro hosty. Ve snaze nikoho neurazit (posazením k odlehlému stolku pro čtyři lidi) pak organizátoři nutí všechny hosty mačkat se u jednoho obrovského stolu. Pokud od stolu mohou kdykoliv bez problémů odejít, je vše v pořádku. Jestliže však při každém odchodu na toaletu musejí přecházet přes další hosty, je to velice nepříjemné. Myslete také na přirozenou potřebu hostů vzájemně si přesedávat a střídat partnery hovoru.
NEPŘECEŇUJTE MOŽNOSTI
Finanční rozpočet celého večírku samozřejmě závisí na vašich možnostech. Ne vždy je přímo úměrný úspěchu akce. Hosté sice hodnotí, nakolik se jim dostalo občerstvení či zajímavého programu, ale ještě více si zapamatují a ocení přátelskou, přirozenou atmosféru či spontánnost.
Honosné večírky jsou často chladné a příliš formální. Vše je tedy otázkou citu a zhodnocení konkrétní situace. Zatímco pro velkou firmu není problém pronajmout si na celý večer společenské prostory a zaplatit kompletní program i občerstvení, pro menší společnosti může být finančně náročné i pořádání „obyčejného“ večerního posezení v restauraci.
Řada firem se bojí, že ji i taková menší akce přijde na desítky tisíc korun. Příjemný večírek pro dvacet obchodních partnerů lze ale pořídit za pouhých několik tisíc. Uspořádejte tedy večírek úměrně vašim možnostem. Nesnažte své hosty za každou cenu ohromit luxusem, zvláště když víte, že na to nemáte a že někde musíte ušetřit. Nejhorší večírky bývají takové, kdy si sice pronajmete obrovský a „reprezentativní“ společenský sál, ale kvůli nedostatku peněz pak klientům nabídnete pouhých několik kusů jednohubek, servírovaných ušmudlanými hosteskami.
PRAVIDLA PŘEDEM
Nepsanou zásadou je, že za hosty na večírku zaplatíte minimálně základní občerstvení. Tím se rozumí nealkoholické nápoje, pivo, běžná vína, úvodní společný přípitek a jídlo - což mohou být třeba jen chlebíčky, obložený talíř nebo „standardní“ hlavní jídlo. Velice důležité je však předem jasně hostům sdělit, co mají placeno a co nikoliv. Nejvhodnější je uvést tuto informaci už na pozvánce, aby hosté věděli, zda mají přijít s prázdným žaludkem, či s plnou peněženkou.
Informaci o pravidlech placení je dobré zopakovat během oficiálního zahájení večírku, nejlépe na konci nějakého úvodního projevu. Snažte se ji podat s mírným nadhledem, například jako doplněk po výzvě k neformální zábavě a občerstvení. Netvařte se přitom přísně a úřednicky jako policista, který bude každé překročení pravidel tvrdě trestat. Hostům, kteří nestihnou zahájení a přijdou později, pak už nemusíte instrukci nutně opakovat (zvláště pokud by měla být tím hlavním, co mu na uvítanou řeknete) - jejich spolustolovníci jim to jistě řeknou sami. Pozor: Na pravidlech placení se nezapomeňte včas dohodnout i s obsluhou podniku!
S jakými dalšími minimálními výdaji -vedle zmíněného občerstvení - musíte počítat? Povinností už snad není nic, i když určitým standardem jsou také dárky pro hosty (dočtete se o nich níže) nebo náklady na firemní výzdobu prostor či třeba na dopravu hostů (podrobnosti v minulém čísle Profitu). Za samotný pronájem salonku v restauraci se kromě vratné zálohy většinou nic neplatí. Pokud vaše celková útrata převýší běžnou tržbu podniku, je většinou bezplatný i pronájem celé restaurace.
RADĚJI MENŠÍ KOUSKY
Ohledně občerstvení se zmíním o třech pravidlech, které pořadatelé bohužel občas nedodržují. Každý host by měl mít možnost vybrat, zda chce něco jíst, či nikoliv. Nenuťte nikomu porci jídla, a už vůbec ne konkrétní druh. Nestavte tedy před hosty automaticky talíř s gulášem. Pokud nabízíte větší teplou večeři, měl by existovat výběr alespoň ze tří možností.
Samozřejmostí jsou (nezávisle na tom, zda je součástí večírku nějaké hlavní jídlo) talíře s jednohubkami, chlebíčky a podobně, nejlépe po celou dobu akce. Posilují totiž „korzování“ a přesuny hostů během večera, s chlebíčkem v ruce si lze neformálně povídat lépe než nad talířem hlavního jídla. S jídlem a pitím nečekejte na oficiální zahájení večírku, které často následuje třeba až hodinu po čase uvedeném na pozvánce. Hostům, kteří přijdou včas, nabídněte alespoň základní občerstvení. Vhodné je také přinášet na stoly chlebíčky apod. postupně. Zamezíte tím situaci, kdy se po většinu večera budou na talířích válet zbytky jídel. Pohled na plné a upravené talíře určitě působí lépe.
MĚJTE PROGRAM, ALE IMPROVIZUJTE
Během večera improvizujte podle aktuální situace. Pokud zjistíte, že by nějaká část připraveného programu jen zpomalila slibně se rozjíždějící neformálního zábavu, neváhejte původně připravený program zkrátit nebo zrušit. Mějte sice naplánovaný časový rozvrh, ale podle potřeby ho upravujte. Rozhodně to však neznamená, že byste neměli mít připravený žádný program a jen čekali, co vás a vaše hosty napadne až na místě. Je dobré mít něco připraveno minimálně pro případ, že by neformální zábava vázla a hosté by se nudili.
Kdy začít s programem? Přestože je na pozvánce uvedena například 18. hodina, počkejte na opozdilce nejméně hodinu (výjimkou jsou případy, kdy naprostá většina hostů přišla včas a čekání na zbytek by je nudilo). Mezitím se věnujte již přítomným hostům, nejlépe osobním přivítáním každého z nich a menším rozhovorem. Oficiální zahájení zpravidla obsahuje projev hostitele a slavnostní přípitek. Projev by měl být krátký. Jeho součástí je většinou přivítání hostů, informace o programu večera, poděkování za dosavadní spolupráci a přiměřená reklama vaší firmy. Tedy zmínka o úspěších v uplynulém roce, o novinkách a plánech pro pokračování na straně 58 dokončení ze strany 56 další období. Celkově by projev neměl přesáhnout deset minut. Pokud chcete hostům sdělit více, udělejte to formou tištěných materiálů (například informace o novém produktu vaší firmy, které dostane každý host na stůl nebo jako součást dárkového balíčku).
PROČ ZROVNA KOUZELNÍKA?
V praxi se setkávám se zástupci malých firem, kteří si pod večírkem představí pronájem Lucerny a vystoupení celebrit. To si mohou dovolit samozřejmě jen nejbohatší. Cena za vystoupení těchto celebrit se pohybuje v desetitisících, u největších hvězd ve stovkách tisíc. Navíc počítejte s tím, že nepůjde o běžný koncert, ale jen o pár písniček. Pokud chcete pozvat hosty na koncert, skupte řadové představení a domluvte se s jeho pořadatelem, že po skončení uspořádáte v přilehlých prostorách raut.
Je otázka, proč by zrovna vaše firma měla povinnost zvát konkrétního zpěváka nebo třeba kouzelníka. Spíše byste měli zkusit vybrat takový program, který alespoň trochu souvisí s vaší firmou (například módní přehlídka z oboru, divácky atraktivní prezentace techniky nebo sice vystoupení kouzelníka, ale kouzlícího s předměty vašeho podnikání). Hosté si tak snadněji zapamatují, že byli na večírku vaší firmy, a ne na řadové estrádě. Vhodná je kombinace pasivní a aktivní zábavy, zvláště když si mezi nimi mohou hosté vybrat. Lze je zapojit do různých soutěží - nejen sportovních. Nikoho však nenuťte.
Budete se možná divit, kolik se najde lidí, kteří se rádi předvedou před ostatními a často se i dobrovolně ztrapní. Pokud se jindy než na večírku s hosty nevidíte, připravte jen kratší oficiální program (maximálně hodinový). Řešením je i program rozdělený do několika kratších částí, v tom případě je však podmínkou, abyste jako žáky ve škole nesvolávali hosty, kteří už se neformálně baví mezi sebou. Kdo chce, ať se znovu věnuje „oficiálnímu“ programu, kdo nechce, nenuťte ho.
PEČLIVĚ PŘIPRAVENÁ NEFORMÁLNÍ ČÁST
Vedle oficiálního programu si naplánujte dostatečný prostor pro neformální část - přinejmenším stejně dlouhou jako tu formální, ale často dvakrát a třikrát delší. Samozřejmě i neformální program má svá pravidla. Vše sice musí vypadat nenuceně, ale vy jako organizátoři byste neměli nechat hosty jen tak být a doufat, že se nějak zabaví.
Především tuto část využijte pro navázání nebo upevnění kontaktů, právě zde lze přejít do osobnější a méně formální roviny obchodních vztahů. Vaše komunikační aktivity by spíše než k hostům celkově (jako k jednotné skupině) měly směřovat k jednotlivcům. Je přinejmenším slušností prohodit s každým z nich během večera pár neformálních vět. V ideálním případě si předem o každém hostovi zjistěte něco osobnějšího, například odkud je, jaké má záliby nebo třeba jaké obchodní problémy s vámi v minulosti měl. Je dobré na to navázat, ať konverzace není jen formální.
Do těchto osobních rozhovorů je dobré zapojit i ostatní pracovníky vaší firmy - zejména další členy jejího vedení, ale i ty, s kterými hosté běžně přicházejí do styku (třeba sekretářka, s kterou denně telefonují a teď mají možnost poznat ji osobně). Hosté jako celek by neměli zůstat ve výrazné přesilovce. Snažte se, aby se nebavili ani tak mezi sebou navzájem, ale spíše se zástupci firmy.
DÁREK NA CESTU
Je zvykem, že pro hosty připravíte nějaký dárek domů - a o vánočních večírcích to platí dvojnásob. Hodnota dárku opět závisí hlavně na vašich možnostech. Jaká jsou ostatní pravidla? Pro všechny hosty byste měli připravit stejný dárek (lze však rozlišit mezi dárky pro dámy a pány nebo pro věkově mladší a starší). Nepůsobilo by dobře, pokud by hosté zjistili, že jeden dostal dárek v hodnotě 2000 korun, zatímco druhý něco za stokorunu.
Dárek se sice většinou dává až při odchodu a ukrytý v papírové tašce, ale nikdy nevíte, kdo spolu třeba pojede z večírku taxíkem. Přednost by měl dostat dárek, který jednak souvisí s vaší firmou (například telefon, pokud jste jejich distributorem) a jednak je skutečně praktický (například láhev vína místo nevkusné sošky). Součástí tašky nebo dárkového balíčku mohou být i další propagační „drobnosti“ (diář nebo propiska s vaším logem). Nic nezkazíte ani přidáním informací o vaší firmě či produktech (například nový katalog na příští rok), nesmí však jít o jediný „dárek“, ale jen o doplněk. *
IDEÁLNÍ PROGRAM VEČÍRKU
- malá prezentace vaší firmy
- pasivní zábava, tedy „podívaná“
- aktivní zábava, soutěž]e
- neformální volná zábava
Základem je samostatný prostor
Velké firmy mívají dost peněz nejen na kompletní pronájem velkých prostor, ale často i na zadání celé organizace akce specializované společnosti. Menší firmy si vše musí zařídit samy. Jaké hlavní zásady by při výběru místa měly dodržovat?
- Prostor mimo firmu a běžné místo pracovních schůzek. Pokud nemáte dobrý důvod pro pořádání akce v prostorách firmy, vyberte místo, které zdůrazní výjimečnost celého večírku. Pokud tedy s klientem chodíte na osobní jednání pětkrát ročně do stejné restaurace, je vhodné připravit jim na výroční akci nějakou změnu.
- Oddělený prostor pro více lidí, zaručující ticho i decentnost. Nemusíte si vždy nutně zamluvit třeba celou restauraci, stačí salonek. Dbejte však na diskrétnost a bezpečnost vaši i vašich hostů. V opačném případě budete muset překřikovat hluk z okolní místnosti, dávat pozor na vaše věci, navíc hrozí promísení s běžnými hosty podniku.
- Dobře dopravně dostupné místo. Nemusí být nutně v centru města nebo (v Praze) u metra, ale mělo by být v dosahu městské hromadné dopravy. V opačném případě je vhodné už na pozvánky napsat, že zájemcům zaplatíte taxík na cestu zpět.
- Kvalita celého podniku. Není nutností vybrat si luxusní restauraci. Daleko více než „oficiální“ zařazení podniku je jeho skutečná úroveň. Tu poznáte z referencí vašich známých nebo ze zkušební osobní návštěvy. Neměli byste vybrat podnik s neochotnou a nepříjemnou obsluhou, s nekvalitními jídly a nápoji či s odpuzujícími hygienickými zařízeními.
- Místo si zamluvte včas. Zvláště v prosinci bývají zajímavá večírková místa zamluvena už dlouho dopředu. Dbejte zároveň na to, že pozvánku byste neměli rozesílat dříve ani později než zhruba 14 dnů před termínem akce. V pozvánce požádejte o předběžné potvrzení účasti, počítejte však, že nakonec přijde lidí o něco méně. Výše zmíněné zásady jsou základem, tedy naprostou nutností, aby váš večírek neskončil fiaskem.
Pokud však skutečně chcete, aby se právě na váš večírek dlouho vzpomínalo, měli byste se odlišit od šedi ostatních. Neznamená to nutně zavrhnout akce v restauracích, přestože je to jednoznačně nejčastější místo takových akcí. Vymyslete něco, čím se zrovna váš večírek bude lišit - ať už výběrem místa, nebo programu.
