Pro někoho možná překvapivá informace: České firmy – hlavně ty malé a střední – v precizním finančním managementu dlouhodobě selhávají. Například doměřovat v reálném čase všechny náklady – včetně těch drobných – dokáže stále jen menšina firem. Konkrétně podle našich firemních údajů necelých 15 procent. A to ještě musíme přimhouřit oči!
Na vině je skutečnost, že řada finančních dat leží v měsíčních cyklech ve stozích papíru a chvíli trvá, než se propíšou do ekonomiky společnosti. Jenže jak praví staré pravidlo, kdo neměří (anebo měří pozdě), ten neřídí.
Je paradoxní, ale vlastně pochopitelné, že výrazně větší kontrolu firmy volí v době, kdy jdou náklady nahoru. Při vyšších cenách pohonných hmot, a tím i pracovních cest, nebo rostoucí inflaci, které zvyšují investici do nutných nákladů, se firmy častěji ptají, kam jejich peníze mizí. A v době klidu a rostoucího optimismu tato ostražitost upadá. Výsledek je pak jasný: výrazně slabší rozpočtová kázeň, nižší kontrola výdajů a rostoucí riziko, že menší náklady firma nedokáže přímo úměrně přetavit do většího zisku.
K čemu to vede, je nasnadě. Jakmile se dostaví růst, firma se dopředu posouvá výrazně pomaleji. A v krajním případě – a že jich znám ne úplně málo – se kvůli nehlídaným nákladům u části služeb může dostat dokonce do červených čísel. A protože se obávám, že jsme nepoučitelní, přinese řadě firem zlepšující se ekonomika nové příležitosti jen proto, aby prohloubily ztrátu. A pokud půjde hospodářství dolů? Pak budeme opět náklady redukovat impulsivně a překotně, často ke škodě vlastní konkurenceschopnosti.
Bariérou bývají zaměstnanci, základem je jejich motivace
Na boj proti projedenému zisku je léto ideální čas. A o tom letošním to platí dvojnásob. Zaprvé, i nadále můžeme čekat, že firmy nebudou tížit náklady spojené s pohonnými hmotami. Energie se budou pravděpodobně až do září držet také na uzdě. A inflace se s největší pravděpodobností udrží v mezích.
Navíc částečně odpadá jedna z velkých bariér: nedostatečná disciplína vlastních zaměstnanců. Je to smutné, ale právě ta je důvodem, proč 56 procent firem nikdy nedokázalo implementovat základní věc, jakou je například digitalizace nákladů (respektive jejich převod do elektronické podoby). Zkušenost zároveň praví, že změny se nejlépe testují (a následně vyžadují) právě v letních měsících – klidně formou něco za něco.
Budeš lépe zapisovat služební a osobní cesty o letních prázdninách? Naučíš se fotit účtenky? Pak ti firma vykompenzuje čas, který jí ušetříš, jinak – třeba přiznaným volnem navíc. Věřte mi, že jakmile zaměstnanci pochopí, že změna v jejich přístupu má pro firmu opravdovou ekonomickou hodnotu, budou k ní přistupovat výrazně lépe.
Léto je ideální test vaší rozpočtové kázně. Připraví na růst i ekonomické mraky
V létě se firemní náklady chovají přece jen trochu jinak – bývá jich jiný počet (méně, je-li firma spíše administrativní, více, pokud se věnuje spíše sezónním zakázkám). A podobně to je také s pracovními cestami. Do nich navíc mohou promlouvat dovolené a například využívání firemních flotil pro soukromé účely. Pestřejší a méně rutinní soubor dat je pro jakékoli testování v tak krátkém horizontu, jako jsou dva měsíce, požehnáním.
A proč říkám, že to letošní rok je pro „test rozpočtové kázně“ důležitější než jindy? Stačí se podívat kolem nás. Inflace pravděpodobně nemusela říct poslední slovo. Alespoň v EU existují náznaky, že se trhy opět dostávají pod její tlak. Naše země nadále nevzkvétá, což znamená, že růst nebude pro každého. A náš klíčový obchodní partner, německá ekonomika, klesá rychleji, než jaké byly predikce.
Tento neradostný koktejl má však (alespoň trochu) pozitivní pointu. Jako první zasáhne firmy, které na sobě nepracují a které si růst nezaslouží. A protože platí, že mezi slepými jednooký králem, stačí poměrně málo, aby se ta která firma z této rizikové skupiny dostala. Dát si dohromady finance v klidných měsících, aby bylo jasné, že vás plýtvání nebude v těžkých týdnech dostávat do kolen a v těch radostných připravovat o zasloužený zisk, to je krok, kterým by si měla projít každá firma.
Rychlý test: je vaše firma ohrožena plýtváním?
1. Jak často monitorujete své nepravidelné výdaje?
a) Jednou měsíčně (1 bod)
b) Týdně (2 body)
c) V reálném čase (3 body)
2. Jak dlouho trvá, než se data o výdaji dostanou do účetnictví?
a) Měsíc i déle (1 bod)
b) Týden až měsíc (2 body)
c) Do jednoho dne (3 body)
3. Jakým způsobem schvalujete výdaje?
a) Nemáme jednotný systém (1 bod)
b) Ústně, po e-mailu, přes nadřízeného (2 body)
c) Digitálním podpisem (3 body)
4. Jakým způsobem sledujete své náklady?
a) Ručně v tabulkách (1 bod)
b) Pomocí specializovaného účetního softwaru (2 body)
c) Pomocí automatizovaných nástrojů s reálnými daty (3 body)
5. Jak rychle se dozvíte o neočekávaných výdajích?
a) Okamžitě (3 body)
b) Ve shrnutí nákladů (2 body)
c) Musím se po nich sám/sama ptát (1 body)
6. Máte přístup k detailním reportům o nákladech v reálném čase?
a) Ne, nemáme (1 bod)
b) Na vyžádání (2 body)
c) Ano, v reálném čase (3 body)
7. Jakým způsobem plánujete a předpovídáte své náklady?
a) Nepredikujeme (1 bod)
b) Čtvrtletní plánování s měsíčními revizemi (2 body)
c) Kontinuální plánování s automatizovanými revizemi (3 body)
Výsledky
- 7–10 bodů: Vaše firma má pravděpodobně silné nedostatky v hlídání a vyhodnocování nákladů. Přímo úměrně tomu je ohrožená plýtváním i rozpočtovou nekázní.
- 11–17 bodů: Vaše firma má implementovanou část základních procesů, i tak má ale řadu slabých míst, která ji vystavují zbytečnému riziku.
- 18–21 bodů: Vaše firma má dobrou schopnost hlídat náklady v reálném čase, i tak by se však měla nadále zlepšovat.
