Vybavte se hodinářskou pečlivostí

JAK NA EVROPSKÉ FONDY Drobná formální chyba a z dlouho připravovaného projektu je místo poukázky na evropské peníze krmivo pro skartovačku. I když vás doklady, přílohy, dokumenty a materiály hrozí pohřbít pod svou vahou, neodbývejte jejich přípravu s důvěrou ve shovívavost úředníků.

JAK NA EVROPSKÉ FONDY Drobná formální chyba a z dlouho připravovaného projektu je místo poukázky na evropské peníze krmivo pro skartovačku. I když vás doklady, přílohy, dokumenty a materiály hrozí pohřbít pod svou vahou, neodbývejte jejich přípravu s důvěrou ve shovívavost úředníků.

V minulé části seriálu jsme se podrobně zabývali výběrem a zacílením projektu a jeho financováním a postupem realizace. Případní žadatelé se tak blíží na dohled startovací pásky v podobě podání projektové žádosti.

ANI MALÉ CHYBY SE NEODPOUŠTĚJÍ

Jak je u kontaktů se státní a veřejnou správou zvykem, i v oblasti evropských fondů je třeba si velmi pečlivě hlídat formální správnost předložených dokumentů, projektové žádosti i povinných a nepovinných příloh.

„Úředníci totiž mají přesně dané postupy, jimiž se musí řídit. Takže i maličkost nezapadající do podmínek vede k průtahům, zamítnutí spolufinancování projektu nebo v nejhorším případě může být podnikatel donucen vrátit už získanou dotaci,“ upozorňuje David Grolig z Evropského kompetenčního centra HVB Bank.

„V případě Operačního programu Podnikání a inovace žadatelům značně pomůže naše aplikace eAccount, která se pro podávání projektů používá. Ta totiž na hodně chyb sama upozorní a zabrání podání žádosti. Ubydou tak zbytečné problémy typu nevyplněných kolonek a podobně,“ upozorňuje Martina Plešáková z agentury CzechInvest.

Přísné podmínky se ale netýkají jen samotné projektové žádosti a jejích příloh, se stejnou tvrdostí při posuzování musí podnikatelé počítat u veškeré projektové dokumentace. „Jednoznačně a bez výjimek je proto třeba si vyžádat vzory nebo pokyny jak projekt připravit, dokumentovat a formálně udržovat. Nejde o nijak nedostupné materiály, jejich souhrn bývá kompletně k dispozici v příručkách žadatele nebo realizátora projektu,“ radí Grolig. A i když leckdy hutné dokumenty nepatří ke čtení před spaním, informace v nich shrnuté mají cenu zlata. Podrobně popsané jsou zde formální náležitosti výběrových řízení, požadavky na monitorování projektu, postupy pro uchovávání účetních dokladů nebo postupy při změnách v rámci projektu.

S DOTACÍ STAROSTÍ NEUBYDE

Ani v případě, že podnikatel svou vymodlenou dotaci získá, by rozhodně neměl usnout na vavřínech. Unijní prostředky nejsou peníze z nebe a podpisem smlouvy o financování bere na sebe jejich příjemce celou řadu povinností. V případě jejich nesplnění je možné o tyto peníze nebo jejich část přijít rychlostí, která se s jejich získáním nedá srovnat.

Jednou ze základních povinností příjemce dotace je monitorování věcného, technického i finančního vývoje projektu nejen během jeho realizace, ale také po jeho skončení. Po celou dobu jsou přitom vyžadovány monitorovací zprávy. Řada požadavků je pochopitelně kladena i na vedení účetnictví, archivaci příslušných dokumentů, pojištění majetku a tak dále.

„Citlivým bodem může být i výběr dodavatelů. Pokud je projekt financován z evropských nebo národních fondů, předpokládá se výběr formou výběrových řízení. A to i v případě, že se na dodavatele nevztahuje zákon o zadávání veřejných zakázek,“ shrnuje analytik HVB Bank.

Samotné lhůty a forma zveřejnění výběrových řízení se liší podle očekávaného objemu peněz, specifické požadavky jsou kladeny třeba na způsob a lhůty uveřejňování zadávací dokumentace. „V každém případě musí být výběrové řízení transparentní, nediskriminační a z hlediska výdajů hospodárné,“ doplňuje David Grolig. Všechny potřebné informace je pochopitelně možné najít ve zmíněné „příručce realizátora projektu,“ které by se podnikatelé měli do písmene držet.

NEOPAKUJTE CHYBY DRUHÝCH

Spoustě problémů je možné se vyhnout také tím, že si žadatel zjistí informace o podobných úspěšných i neúspěšných žádostech. Velkou pomocí jsou tady například hojně zveřejňované případové studie.

Mnohé chyby se totiž v prakticky nezměněné podobě opakují projekt od projektu. „Častým problémem prodlužujícím celé řízení bývá neúplnost podkladů nebo nevyjasněné majetkové poměry při podávání žádostí o bankovní úvěr. Hladký průběh projednávání této žádosti velmi zkomplikuje například situace, kdy klient osloví banku s požadavkem na závazný bankovní příslib až těsně před samotným odevzdáním žádosti,“ upozorňuje David Grolig.

S tím souvisí i nutnost plánování finančních toků s dostatečnou časovou rezervou. Ta je důležitá hlavně v situaci, kdy se zpozdí výplata dotačních peněz na účet klienta. „Stává se také, že žadatel podepíše grantovou smlouvu a tedy akceptuje všechny podmínky, aniž by si uvědomoval veškeré důsledky. Ne vždy totiž před podpisem plně porozumí právům a povinnostem, které z přidělené dotace vyplývají. Ale bez pochopení obsahu grantové smlouvy, na což může navázat třeba vyjednání lepších podmínek, se riziko neúspěšného dokončení projektu radikálně zvyšuje,“ varuje Grolig.

A v neposlední řadě vzniká mnoho chyb v souvislosti s podceněním náročnosti managementu projektu. Tady je totiž nutné pamatovat například na důslednou dokumentaci jednotlivých kroků, jako třeba výběr dodavatelů. To se týká hlavně těch žadatelů, kteří se s podobnými požadavky v běžné praxi příliš nesetkávají.

Ani vypracování formálně správné dokumentace a následná realizace projektu tedy není zrovna procházka růžovým sadem, pečlivou přípravou se ale i tento oříšek dá rozlousknout. „Vždy vycházejte z platných pokynů, vždy zhodnocujte existující příklady dobré i špatné praxe a vždy berte všechna doporučení s maximální vážností,“ doporučuje Grolig.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI OBSTARÁVÁNÍ PENĚZ

• neúplnost podkladU ai nevyjasněnost majetkových poměrů

• nedostatečné časové rezervy ve finančních tocích

• neuvědomění si v‰ech aspektU podmínek dotace

• podcenění náročnosti projektového a finančního řízení