Pomůcka, která může pomoci při přesném definování zásad firemní kultury"To je sice hezké vytvořit si přesné zásady firemní identity, ale v praxi si člověk hned nevzpomene," může mimo jiné namítnout některý z malých či středních podnikatelů. Lze si ale vytvořit pomůcku, která usnadní jak definování firemní identity, tak i dodržování jejích zásad.
Pomůcka, která může pomoci při přesném definování zásad firemní kultury
„To je sice hezké vytvořit si přesné zásady firemní identity, ale v praxi si člověk hned nevzpomene,“ může mimo jiné namítnout některý z malých či středních podnikatelů. Lze si ale vytvořit pomůcku, která usnadní jak definování firemní identity, tak i dodržování jejích zásad.
Za příklad může posloužit firma, která si vytvořilo příručku Manuál Corporate Identity pomocí jednoduchého šanonového systému. Nemusí to být vždy jen „papírová“ podoba tohoto manuálu, lze ho uložit třeba do počítače, kde k němu budou mít všichni kompetentní pracovníci přístup, nebo lze kombinovat papírovou a elektronickou formu. Vše záleží na uživateli, co mu více vyhovuje a co je pro jeho potřeby lepší. V našem případě se firma rozhodla pro „papírovou“ formu.
Vnější podoba
Celý manuál byl v běžném šanonu, do něhož se snad v každé kanceláři ukládají různé spisy, účetní a jiné doklady. Pro lepší vzhled zvolila firma jeho bílou barvu a laminátovou úpravu s potiskem - s logem firmy a názvem této „brožury“. Vnitřek, tedy jednotlivé listy manuálu, byly díky volbě šanonu vyměnitelné. Když se některé části, které byly do manuálu začleněny, již staly neaktuálními, daly se tak jednoduše nahradit aktuálním zněním. Protože se počítalo s tím, že příslušní pracovníci s některými dokumenty budou pracovat častěji, měly jednotlivé listy vyšší gramáž papíru, který byl i křídový, aby dobře a pokud možno věrně vynikly použité barvy. To bylo vhodné zejména v části, která se věnovala firemnímu logu. Manuál Corporate Identity obdrželi všichni vedoucí pracovníci, kteří si ho mohli uložit tak, aby ho měli v případě potřeby vždy po ruce. K tomu úprava celého manuálu byla svým způsobem i reprezentativní, takže v případě potřeby ho mohl dotyčný pracovník použít i při jednání s některým obchodním partnerem a nemusel se stydět za jeho vizuální podobu. I když samozřejmě větší část textu v manuálu nebyla určena veřejnosti, již samotná existence této „pomůcky“ pomáhala vytvářet příznivý dojem o firmě. („Aha, tato firma ví, kdo je a co chce,“ mohl si říct člověk z venku.)
Členění
Obsahově byl manuál členěn do několika samostatných kapitol. Každou z nich uváděl samostatný list s očíslovanou „záložkou“, která vyčnívala nad běžný formát ostatních listů. Úvodní kapitola manuálu obsahovala informaci (či možná lze i říci proklamaci) „Kdo jsme“. Ta mimo jiné sloužila k uvědomění si zaměření firmy, jejího postavení na trhu a cílů, jichž chce dosáhnout. Druhá část této kapitoly obsahovala firemní filozofii a zásady chování. Další kapitola byla věnována zásadám společného vystupování a také představení jednotlivých oddělení či dceřiných společností. U každého z těchto důležitých úseků byl uveden význam, poslání, případně logo (či možná úprava celofiremního loga).
Význam pro design
Poměrně velká část manuálu byla věnována firemnímu designu. Přesně slovně i obrazem byly popsány zásady dopisů, obálek, vizitek, interních sdělení. Například jaký typ a velikost písma se má používat, v které části má být logo, uspořádání dopisu (kde hlavička, co a v jakém pořadí se uvádí v zápatí, jak velké mají být okraje, jak daleko od horního okraje má být adresa atd.) a obdobně i vizitek. Důležitá byla část věnovaná logu. Mnozí asi z vlastní zkušenosti znají situaci, kdy se má tisknout nějaký firemní propagační materiál s logem a najednou není k dispozici přesné definování barev. Mnozí pak třeba řeknou: „Tak tam dejte nějakou tmavou modrou.“ Ale každé logo a jeho barevnost jeho tvůrce přesně definuje, a to by se také mělo pečlivě dodržovat. V našem manuálu bylo přesné složení jednotlivých barev, ale také poměry jeho jednotlivých částí, proporce atd. Zároveň bylo přesně definováno, jak lze logo používat. Například na firemních autech: na kterých částech má být umístěno, v jaké velikosti, nebo naopak, kde se používat nemá. Tyto části manuálu tak pomáhaly přesně definovat a také uplatňovat jednotný firemní design, jednotný vizuální styl celé společnosti.
Předpisy po ruce
Poslední kapitola manuálu pak byla věnována firemním předpisům. Na prvním místě to byly statut firmy a organizační řád, ale byly zde i další směrnice, vztahující se například k zásadám odměňování, k věrnostním odměnám, popis pravomocí vedoucích pracovníků, vzorový příklad pracovní smlouvy či dalších smluv, směrnice týkající se vzdělávání zaměstnanců a rozšiřování jejich kvalifikace atd. Zejména v této části byla výhodná snadná zaměnitelnost jednotlivých listů manuálu: V okamžiku, kdy některý předpis byl aktualizován, mohl být snadno nahrazen novým zněním, směrnice, které přestaly platit, bylo možno snadno odstranit. Nic také nebrání tomu, aby v této části byly i hlavní oborové normy, které je třeba každodenně dodržovat. Pro vedoucí pracovníky měla tato část výhodu v případě, kdy potřebovali - třeba při jednání s podřízenými, nebo při nějakém rozhodování - znát přesné znění některého z vnitropodnikových předpisů. Vedle výhody, že v případě potřeby měl konkrétní pracovník vše potřebné po ruce, byla výhoda tohoto manuálu ještě jedna: Jeho vytvoření vedlo k zamyšlení nad firemní identitou a firemní kulturou a následně k jejímu přesnému definování. Je zároveň podkladem i pro férové jednání uvnitř firmy - vždyť přece co je psáno, to je dáno. Přitom vytvoření tohoto manuálu nestálo mnoho peněz ani nijak mnoho času.
Manuál Corporate identity
ILUSTRAČNÍ FOTO: ADRIENA BINKOVÁ
