Přestože se možnosti využití kancelářských tiskáren z pohledu koncového uživatele neustále zlepšují a rozšiřují, většina firem nadále využívá pro tisk brožur, letáků či plakátů služeb specializovaných polygrafických firem.
Foto: OKI
Když si loni společnost OKI Printing Solutions nechala od nezávislého specialisty na výzkum Centre for Economics and Business Research zpracovat rozsáhlou mezinárodní studii ve 23 zemích regionu EMEA, chtěla zjistit, jak efektivně firmy tisknou v kancelářích. Ukázalo se, že přestože mají společnosti k dispozici nejnovější technologie a moderní tisková řešení, nadále využívají pro tisk mnoha firemních materiálů služeb externích dodavatelů. Tyto služby však veřejným i soukromým organizacím výrazně zvyšují náklady. Cebr uvádí, že pokud by se zaměstnanci společností striktně řídili politikou v oblasti firemního tisku a využívali moderních technologií k výrobě většího podílu firemních tiskovin přímo v kancelářích, byli by schopni ušetřit až 5,4 miliard dolarů za rok, což je zhruba 94,3 miliard korun. Mezi hlavní výhody přesunu tisku přímo do firem patří zejména možnost tisknout materiály kdykoliv a přesně v počtu, který je potřeba. Tiskoviny se nemusejí převážet, ani skladovat, nevznikají přebytky nespotřebovaných materiálů. Dokumenty lze navíc snadno personalizovat.
Kde hledat rezervy, jak tisknout levněji?
Nejnovější výzkum mezi 1740 firemními zaměstnanci z 16 zemí Evropy a Blízkého východu potvrdil, že se po uplynutí jednoho roku příliš nezměnilo. Obecně platí, že nejlepším způsobem, jak ušetřit při tisku, je materiály vůbec netisknout. Z průzkumu vyplývá, že navzdory deklarované snaze respondentů z České republiky „tisknout co nejméně dokumentů“ (o 22,8 % více než v celém regionu), označili Češi zároveň celkově o 15,3 % více důvodů pro tisk dokumentů – mj. zákonná povinnost některé uchovávat, zavedený pracovní koloběh dokumentů nebo praktičtější práce s vytištěnými materiály.
Oproti celkovým výsledkům za všechny země pracuje zhruba o 10 % více českých respondentů ve společnostech, které mají firemní politiku tisku zavedenu (24 % ku 34,5 %). O 18,6 % více dotázaných uživatelů z ČR využívá oboustranný tisk „vždy nebo často“ (80, 5 %, resp. 61,9 % z uživatelů, kteří mají tiskárnu vybavenou duplexem). Tyto výsledky za ČR lze v rámci srovnání hodnotit pozitivně, podstatné však je, že skýtají i jasné možnosti pro další úspory.
Document management je hudba budoucnosti
Z další série dotazů vyplynulo, že převážná většina dotazovaných firem z ČR (79,8 %) nemá zavedený interní systém správy dokumentů (tzv. document management system), nebo o tom neví. Odpovědi respondentů z celého regionu Evropa a Blízký východ dospěly k o něco lepšímu výsledku – tento systém nemá zavedeno (nebo o něm neví) 66,3 % firem.
Opravdu potřebujete vytisknout tento e-mail?
Zajímavá zjištění vyplynula ze sady otázek týkajících se ekologického smýšlení uživatelů tiskáren. Pokud firmy zastávají politiku šetrnější k životnímu prostředí, podporují své zaměstnance v omezování spotřeby papíru i tonerů.
„Doporučujeme, aby společnosti svým zaměstnancům poskytly jasné instrukce týkající se firemní politiky tisku. Zejména je třeba stanovit, které tiskárny jsou určeny pro tisk konkrétního typu dokumentů, a nastavit pravidla tisku barevných materiálů. Základní změny tiskové politiky nejsou v žádném případě nákladné a lze je poměrně jednoduše ve firmách zavést. Přispívá k tomu i software pro řízení a monitorování tisku, který dodáváme ke kancelářským tiskárnám zdarma,“ vysvětluje Ing. Andrej Magyar, CSc., ředitel společnosti Oki Systems (Czech & Slovak)
Zavádění pravidel v oblasti ekologie by podle výsledků průzkumu nemělo narážet na nepochopení zaměstnanců, protože ti už se nyní ve svých domácnostech chovají o něco „zeleněji“.
Z výzkumu dále vyplynulo:
- Většina zaměstnanců má v kanceláři k dispozici 2 a více tiskáren, přičemž nejbližší zařízení se nachází do dvou metrů od jejich pracovního stolu.
- Přestože 57,5 % všech respondentů tvrdí, že pro vyhotovení konkrétního dokumentu volí tiskárnu, která je pro tuto úlohu nejvhodnější, 67,1 % dotázaných často zvolí zařízení, které se nachází nejblíže pracovnímu stolu.
- Kdyby mohli zaměstnanci něco změnit na tiskové politice své firmy, nejčastěji by si vyžádali tiskárnu s více zásobníky papíru (24,4 %) a dále by uvítali přístup k multifunkčnímu zařízení, které umožňuje tisk, skenování, kopírování a faxování (19 %)
