Schováváte si účetní a daňové doklady pět let a potom krabice plné papírů skartujete, nebo dáte do sběru? Chyba. Někdy musíte státu prokázat platby až třicet let zpátky. A je jedno, jestli jste jen malým živnostníkem, nebo vlastníte nadnárodní firmu.
Hana Březinová, ředitelka Metodické sekce Svazu účetních Schováváte si účetní a daňové doklady pět let a potom krabice plné papírů skartujete, nebo dáte do sběru? Chyba. Někdy musíte státu prokázat platby až třicet let zpátky. A je jedno, jestli jste jen malým živnostníkem, nebo vlastníte nadnárodní firmu.
Začněme bez okolků. Jaké účetní změny přinesl letošní rok pro malé a střední podnikatele?
Na prvním místě je nutné rozlišit, co hledat pod pojmy malý a střední podnikatel. Pokud se jedná o fyzické osoby, zákon o stabilizaci veřejných rozpočtů zasáhl i do zákona o účetnictví pro tyto osoby velmi příjemnou úpravou – nastavil povinnost vést účetnictví po přesáhnutí limitu obratu 25 milionů korun.
Tento vysoký limit znamená možnost vést daňovou evidenci u fyzických osob, které nepřesáhnou zmíněnou částku, počínaje 1. lednem 2008. Také ale umožňuje, aby ty fyzické osoby, které se již staly účetními jednotkami v předchozích obdobích, neboť tehdy byl nižší limit obratu (15 milionů), mohly přestat vést účetnictví.
Doc. Ing. HANA BŘEZINOVÁ, CSc.
Akademička, auditorka a také praktická účetní se v oboru pohybuje už od konce sedmdesátých let. Své zkušenosti předává i přes velké pracovní vytížení studentům v Praze, Brně a Znojmě. Je vdaná, má dceru, syna a vnuka. V současnosti je ředitelkou Metodické sekce Svazu účetních, členkou Výboru pro metodiku Komory auditorů ČR a členkou Národní účetní rady. Zároveň je od roku 1997 výkonným auditorem a společníkem společnosti Audit Habr, s. r. o. Svou prací se nenechává zcela pohltit. Užívá si zahradničení, věnuje se svým čivavám a aktuálně hlavně prvnímu vnukovi.
Úplně? To nejspíš leckterý živnostník zaplesá.
Výhodou je, že fyzické osoby, které splňují ustanovení zákona (jsou účetními jednotkami, mají za rok 2006 nižší obrat než 25 milionů korun), mohou od 1. ledna přejít na daňovou evidenci a nemusejí dodržet podmínku pětileté lhůty pro vedení účetnictví.
Pokud se jedná o účetní změny pro malé a střední podnikatele, kteří vedou účetnictví, ministerstvo financí provedlo určité úpravy prováděcích předpisů k zákonu o účetnictví. Pro aktuální období s účinností od letošního ledna se jedná zejména o zpřesnění některých ustanovení.
Můžete uvést nějaký praktický příklad?
Jde třeba o vymezení dlouhodobého nehmotného majetku, upřesnění úprav v případě zvířat, přesuny podrobnější úpravy účetní metody oceňování z úrovně českých účetních standardů do vyhlášky – to už je ale jen formální úprava.
Není třeba se bát. Tyto úpravy nijak významně nemění účetnictví malých a středních podnikatelů. Také účetní metody, ale i účetní závěrka zůstávají beze změn.
LHŮTY PRO ARCHIVACI DOKLADŮ
5 let – povinnost uchovávat doklady pro účely
účetnictví
10 let – povinnost uchovávat daňové doklady,
lhůta se prodlužuje v případě
provedení kontroly finančním úřadem
30 let – účetní doklady sloužící jako podklad
pro důchodové zabezpečení
Jen pro zpřesnění – kdo tedy i letos musí vést „klasické“ účetnictví?
Jsou to fyzické osoby přesahující limit obratu, fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku, fyzické osoby podnikající ve sdružení bez právní subjektivity, kde jsou zúčastněné jiné účetní jednotky, a zejména právnické osoby – obchodní společnosti.
Vědí podnikatelé o změnách, nebo ještě dnes narážejí na nějaké problémy, které jim ve Svazu účetních pomáháte řešit?
Změny předpisů ovlivňující podnikatele mají dopad do účetnictví až zprostředkovaně. Na prvním místě se jedná o změny v systému zdravotního a sociálního pojištění a daních. Proto se dotazy po nabytí účinnosti komplexu nových a novelizovaných předpisů soustřeďují spíše na to, jak se vypořádat se změnami například ve mzdovém účetnictví.
Kdo tedy může vést jednoduché účetnictví?
Právní předpisy v České republice jsou půvabnou džunglí, v níž se může ztratit i velmi znalý právník, natož běžný občan. Pojďme si udělat malý rozcestník. Účetnictví jednoduché nadále mohou vést výhradně malá občanská sdružení, církevní instituce a honitební společnosti.
Pro úplnou přesnost, jde o ustanovení platné od 1. ledna 2008, a to ještě jen do celkových příjmů tří milionů korun. Ti vyjmenovaní stále postupují podle předpisů, které byly k 31. prosinci 2003 pro ostatní zrušeny.
A když nejsem myslivec ani farář?
Fyzické osoby-podnikatelé mohou vést daňovou evidenci – nevedou tedy účetnictví, pokud nejsou zapsány do obchodního rejstříku a pokud jejich obrat nepřesáhne 25 milionů korun. Dále pokud nejsou účastníky sdružení bez právní subjektivity, kde je některý z účastníků účetní jednotkou, či pokud se nerozhodnou vést účetnictví dobrovolně.
Vypadá to složitě. Jak se ty systémy liší?
Daňová evidence je podobná jednoduchému účetnictví, avšak není s ním shodná. Navíc se na fyzické osoby-podnikatele vedoucí daňovou evidenci nevztahují povinnosti ze zákona o účetnictví, tedy průkaznost, srozumitelnost, přehlednost, správnost, úplnost, inventarizace, aplikace účetních metod.
Mohou tuto úlevu použít i další podnikatelé?
Osoby, které podnikají pod obchodní společností a jsou tedy právnickou osobou, vždy vedou podvojné účetnictví. Výše jejich obratu tady nerozhoduje.
Přesto: Mám-li tu možnost se jako malý podnikatel rozhodnout, co je lepší? Daňová evidence, nebo podvojné účetnictví?
Zůstaneme-li u fyzických osob, rozhodnutí vést daňovou evidencí (do obratu 25 milionů korun) dělá sám podnikatel. Pokud chce mít ve svém podniku pořádek, přehled, kontrolu a také systémovou ochranu majetku, zvolí podvojné účetnictví.
Představa, že daňová evidence je jednodušší než účetnictví, vyplývá spíše z neznalosti podstaty účetnictví a podstaty daňové evidence. Jakmile se podnikání fyzické osoby začne rozrůstat, jakmile fyzická osoba překročí limit pro plátcovství DPH, tedy jeden milion korun, stane se pro ni daňová evidence většinou nepřehlednou, chaotickou a je na čase se poradit s odborníkem o vedení účetnictví.
Někteří živnostníci mají stále možnost paušálního zdanění příjmů. Jak to působí na jejich účetnictví?
Přehled o tom, kolik podnikatelů místo skutečných výdajů prokazatelně vynaložených na dosažení, zajištění a udržení příjmů využije možnost uplatnit výdaje ve výši stanoveného procenta, Svaz účetních nemá.
Každopádně se jedná o systém zdanění velmi příjemný pro ty, kteří mají výdaje v úrovni paušálu či nižší než daný paušál.
Je dobré připomenout, že daňové výdaje procentem z příjmů může uplatnit i poplatník vedoucí účetnictví, a také osoba, která je plátcem daně z přidané hodnoty.
V čem jako účetní profesionál vidíte plusy takového systému?
Pokud fyzická osoba-podnikatel vede účetnictví a rozhodne se uplatnit pro účely daně z příjmů výdaje procentem z příjmů, může mít na své straně dvě výhody: přehledné informace o podnikání v rámci účetnictví a výhodné zdanění. Jeho náklady na dosažení, zajištění a udržení příjmů vykázané v účetnictví jsou totiž nižší než stanovené procento z příjmů.
A nevýhody?
Zatímco dříve bylo možné nad rámec procenta paušálu navíc uplatnit výdaje zaplacené na zdravotní a sociální pojištění, po novele zákona o daních z příjmů účinné letos to již nelze.
Někteří podnikatelé balancují na hraně ziskovosti a neziskové veřejné služby. Co byste poradila třeba divadelním společnostem – jaký typ společnosti a účetnictví zvolit?
Docilování zisku nezávisí na tom, jakou formu, subjektivitu a z toho vyplývající systém evidence či účetnictví divadlo zvolí. Divadlo může být vlastněno fyzickou osobou, může být občanským sdružením, obecně prospěšnou společností nebo třeba obchodní společností, společností s ručením omezeným, akciovou společností a tak dále.
Divadlo může navíc jako svoji příspěvkovou organizaci zřídit město či jiný územně samosprávný celek. Vše závisí na záměru a rozhodnutí zakladatele, zřizovatele, vlastníka. Rozhodnutí je vhodné udělat na základě podrobnější analýzy.
Má-li firma externího účetního, může se distancovat od jeho chyb?
Za účetnictví odpovídá vždy statutární orgán účetní jednotky. Této odpovědnosti se nelze zbavit tím, bude-li vedením účetnictví pověřena externí osoba.
SPECIFICKÉ FORMY ÚČETNICTVÍ
Daňová evidence zajišťuje zjištění základu daně z příjmů výhradně pro fyzické osoby. Od daňové evidence se požaduje zajistit informace o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně z příjmů a informace o majetku a závazcích. Vymezení a oceňování majetku a závazků pro účely daňové evidence je kombinací systému v účetnictví a daních, předpisy pro daňovou evidenci neřeší například přepočty cizí měny na koruny české, kdy možný přístup k této problematice uvádí zákonodárce ve svém (nezávazném) pokynu. Konkrétní systém způsobu vedení daňové evidence v praxi, který není žádným předpisem stanoven, se prostě upravil z jednoduchého účetnictví.
Jednoduché účetnictví bylo v zákoně o účetnictví dne 30. prosince 2003 zrušeno. Den na to byla zrušena i vyhláška provádějící zákon o účetnictví v oblasti jednoduchého účetnictví. Zákon o účetnictví všechny metody a zásady pro jednoduché účetnictví vypustil. Náhradou pro občanská sdružení, církve, obecně prospěšné společnosti, honitební společenstva, nadační fondy a společenství vlastníků jednotek, bytová družstva, územní samosprávné celky, dobrovolné svazky obcí a příspěvkové organizace se stala možnost vést podvojné účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Jednoduché účetnictví mohou dnes vést už pouze občanská sdružení, církve a honitební společenstva, pokud jejich příjmy nepřesáhnou tří miliony korun.
Zákon o účetnictví stanoví pro jednoduché účetnictví povinné účetní knihy, a to peněžní deník, knihy pohledávek a závazků a pomocné knihy. Stanoví i obsah peněžního deníku, povinnost zápisy provádět výhradně do účetních knih (podrobnější rozvedení obsahu účetních knih je v prováděcích předpisech). Dále je stanovena účetní závěrka v jednoduchém účetnictví, tedy sestavení přehledu o majetku a závazcích a přehledu o příjmech a výdajích.
Jak to řešit?
Účetní jednotce lze doporučit, aby ve smlouvě, kterou s externím účetním uzavře, měla jednoznačně deklarováno, jakým způsobem a do jaké výše účetní odpovídá.
Zároveň je vhodné požadovat průkazné informace o způsobu a výši pojištění externí účetní firmy. Totéž se týká daňového poradce, kde je jednoznačnější, že musí být pojištěn – tato povinnost mu plyne ze zákona.
S tím souvisí i další povinnost. Jak dlouho se musí podnikatel před státem „krýt“ a schovávat si každou účtenku?
Zákon o účetnictví stanoví pro úschovu účetních dokladů obecně lhůtu pěti let, delší lhůta však plyne z dalších předpisů. Účetní doklad většinou zároveň bývá daňovým dokladem či dokládá skutečnosti například ve vazbě na důchodové zabezpečení.
Jedná-li se o daňový doklad, obecná lhůta je deset let, avšak prodlužuje se tehdy, jestliže finanční úřad provede kontrolu. Pokud účetní doklad slouží pro důchodové zabezpečení, úschova je nutná po dobu 30 let.
Je však třeba konstatovat, že než dojde ke skartaci jakýchkoliv záznamů souvisejících s podnikáním, je vždy nezbytné kontaktovat příslušný archiv, neboť na podnikatele se vztahuje zákon o archivnictví. Ten uvádí, že účetní záznamy, jejichž součástí jsou i účetní doklady, je podnikatel povinen uchovávat a umožnit výběr archiválií.
Čekají podnikatele v nejbližší době další změny?
Ano. S účinností od 29. června se rozšiřují informace v příloze účetní závěrky. Mezi zásadní změny patří, že účetní jednotky budou uvádět informace o transakcích mezi takzvaně spřízněnými stranami a v případě povinného auditu informace o odměnách auditorům.
Další úpravou je možnost uvádět informace v účetní závěrce v milionech korun. To se ale týká subjektů s aktivy více než deset miliard.
Přiznám se, že mi účetnictví přijde náročné a trochu suchopárné. Dokážete se od toho občas nějak oprostit?
Pokud se najde vedle práce volný prostor, je vyplněn mojí rodinou, kdy se snažím vnímat informace o studiu dcery Aleny na vysoké škole a její taneční úspěchy. S manželem se těšíme z prvního vnoučka od syna Petra, také z každého kvítku či jiné rostlinky, které se podaří vypěstovat na zahradě a co nezašlápnou naše čivavy.
