Monitorování toho, co lidé v pracovní době skutečně dělají na svých počítačích, je účinným nástrojem, jak jejich výkony zefektivnit. Zároveň by ale nemělo vést k naprosté netoleranci mimopracovních aktivit.
Foto: Profimedia.cz
Moderní doba, která dala podstatné části zaměstnaných lidí do rukou počítač, přinesla firmám nutnost hlídat, jak jsou tyto přístroje využívány. Zatímco zaměstnanec, který si v pracovní době vybírá v internetových obchodech vánoční dárky, může být „pouze“ neefektivní, krádež citlivých dat už zaměstnavatele významně ohrožuje. Odborníci se proto shodují, že firmy musejí kombinovat přiměřený dohled nad činností zaměstnanců s co nejlepším zabezpečením počítačů a jasnými pravidly.
Lidé nejsou stroje
I jiným věcem než jen pracovním povinnostem se v zaměstnání na počítači věnuje až 70 procent Čechů. Sledování aktivit na počítači v pracovní době přitom u svých zaměstnanců provádí pouze čtvrtina tuzemských firem. Informace vycházejí z šetření společnosti LMC mezi více než dvěma stovkami personalistů tuzemských firem a z dotazování mezi bezmála 1 800 uživateli pracovního portálu Jobs.cz, který tato firma provozuje. „Lidé se na firemních počítačích v pracovní době mimo své povinnosti nejčastěji věnují komunikaci na sociálních sítích, posílají sms zprávy z internetu a vyřizují si soukromé e-maily. Výjimkou nejsou ani on-line nákupy nebo třeba hraní nenáročných webových her,“ říká mluvčí společnosti LMC Tomáš Ervín Dombrovský.
Přestože podle různých průzkumů týkajících se duševní činnosti nelze plné soustředění na práci udržet déle než 15 minut bez alespoň krátkého oddechu, část zaměstnanců věnuje mimopracovním aktivitám na počítači mnohem delší čas, než je přípustné. Zejména s plným nástupem recese ekonomiky v roce 2009 firmy musely začít daleko důsledněji kontrolovat efektivitu zaměstnanců, čemuž odpovídalo i zavádění cíleného monitoringu jejich práce na služebních počítačích. „Lidé nejsou stroje a zejména při duševní práci se nemohou po celou dobu stoprocentně věnovat pouze svým povinnostem. V některých případech však může být posun ve využití služebních PC k nepracovním účelům extrémní. Snaha firem udržet jistou hranici je v tomto světle zcela oprávněná,“ konstatuje Dombrovský.
Hodiny versus výkon
Monitoring ale neřeší vše. Pokud stráví člověk třeba i polovinu pracovní doby nepracovními aktivitami, je to především chyba nadřízeného, který neumí svůj tým efektivně využít. Podle Jiřího Halbrštáta z personální agentury Manpower by proto měl pravidelný monitoring práce na počítači sloužit především jako ukazatel toho, na co se má management zaměřit. Jeho účelem by ale nemělo být úplné odstranění mimopracovních aktivit. Nutná je určitá tolerance, jejíž míru by mělo stanovit vedení firmy.
Vedle utužování kázně se pak ve firmách poslední dobou prosazuje trend zaměření se na odevzdaný výkon, a ne na „odsezení“ hodin a předstírání aktivit. „Definice pracovní doby se pomalu, ale jistě posouvá z času na výkon. Vliv na to mají i různé alternativní formy zaměstnání, jako je například home office. Významnou kvalitou vedoucího týmu či firmy je umět rozeznat hranici, kolik důvěry a volnosti svým zaměstnancům dát, aby podávali co nejlepší výkony a zároveň aby se pracovní morálka nerozvolnila,“ shrnuje Halbrštát.
Nebezpečnější než hacker
Ať už se firma rozhodne pro jakoukoliv míru tolerance v oblasti zájmové činnosti v pracovní době, nikdy by neměla podcenit bezpečnost. Podle letošních údajů znaleckého ústavu Apogeo Esteem jsou tři čtvrtiny případů úniku či ztráty citlivých firemních informací způsobeny zaměstnanci dotčených firem, nikoli útokem zvenčí. Mezi příčiny úniků dat patří jak nedbalost, tak přímo úmysl firmu poškodit. Zaměstnanci způsobují úniky dat nejčastěji svojí nedbalostí (50 procent), ztrátou datových nosičů (13 procent) a krádeží (12 procent). Útoky hackerů jsou na vině ve 14 procentech případů.
Experti na IT technologie v této souvislosti varují před „bezpečnostními mýty“, kterým často manažeři hlavně středních a menších společností podléhají. Jedním z nich je přesvědčení, že na ochranu dat stačí sofistikované bezpečnostní systémy. Ty ale nepomohou v případech, kdy zaměstnanec například nechá vedle počítače jen tak ležet svůj „tahák“ s přístupovými hesly.
Spolu s užíváním kvalitních bezpečnostních systémů je třeba vyloučit také řadu interních slabin a dát je do kontextu s pracovněprávní agendou firmy. Jinými slovy i v této oblasti je značná část odpovědnosti na vedoucích pracovnících, kteří musejí správně vyhodnotit bezpečnostní rizika a mít své podřízené pod kontrolou. Jedině tak je možné únikům dat zamezit, případně vymáhat úhradu škod způsobených porušením jasně stanovených bezpečnostních pravidel.
