To, co bylo pro kancelář dobré v osmdesátých nebo první polovině devadesátých let minulého století, dnes nestačí. Moderní informační technologie ovlivňují a mění styl práce. A mění také požadavky na vybavení a vzhled kanceláří. Zařizujete novou kancelář nebo vyměňujete nábytek a měníte vzhled té současné?
To, co bylo pro kancelář dobré v osmdesátých nebo první polovině devadesátých let minulého století, dnes nestačí. Moderní informační technologie ovlivňují a mění styl práce. A mění také požadavky na vybavení a vzhled kanceláří. Zařizujete novou kancelář nebo vyměňujete nábytek a měníte vzhled té současné? A říkáte si: Aby to zase zbytečně moc nestálo, ale aby to bylo hezké a účelné? Připravili jsme pro vás několik rad získaných od odborníků z praxe. Mohou vás inspirovat jak postupovat. Neboť i zde se pečlivá rozvaha jen vyplatí.
RADA PRVNÍ: KONZULTACE SE SPECIALISTOU
Nejprve je třeba si jasně uvědomit, co vlastně vybavujete. Je rozdíl, zda je to počítačové pracoviště, projekční kancelář, jednací místnost nebo sekretariát ředitele. Na škodu nemusí být konzultace s odborníkem. Návrhář interiéru vám pomůže vybrat typ nábytku, barevné provedení, sjednotit stylově nábytek s kancelářskými křesly, židlemi a konferenčním zázemím. Navrhne osvětlení, podlahovou krytinu, popřípadě barevné ladění prostoru jako celku. Tato konzultace vás nemusí nic stát. Solidní a zavedené firmy s kancelářským nábytkem bývají schopné tuto službu nezávazně a zcela zdarma poskytnout. Ale ani sebelepšímu návrháři nestačí jen říct „tady mám kancelář, vybavte mi ji“. Měl by se seznámit alespoň v hrubých obrysech s firemní kulturou, popřípadě se zásadami firemního designu.
RADA DRUHÁ: SOULAD VYBAVENÍ A FIREMNÍ IMAGE
Při vybavování kanceláří, případně dalších firemních prostor, je vhodné uvažovat v širším kontextu potřeb a výrazu firmy. Je vhodné sladit interiér s firemními barvami, dát jednotlivým pracovištím sjednocující image. I když jiné (luxusnější) vybavení bude mít kancelář ředitele, jiné řadového referenta, měly by být v jednotném stylu, jejich interiér je dobré sladit.
RADA TŘETÍ: EKONOMICKÁ KRITÉRIA Říká se „nejsem tak bohatý, abych mohl kupovat levné věci“. V přeneseném slova smyslu to platí i při vybavování kanceláří. Postup „nyní vybavím tyto dvě kanceláře, příští rok budu uvažovat o další“ může být v konečném výsledku dražší. Finančně výhodnější je nakupovat s množstevními slevami, jejichž výše se odvíjí od objemu dodávky. Proto je lepší vybavovat kanceláře „na klíč“. Rovněž není nejlepší dělit sumu vyčleněnou na vybavení kanceláří mezi několik dodavatelů. Pro větší firmy to asi nebude obtížné, menší mohou namítnout, že vybavit vše najednou finančně neutáhnou. Ale i menší firmy se mohou pokusit vybrat si „dvorního“ dodavatele, s nímž uzavřou smlouvu na stálou množstevní slevu i při dílčích dodávkách, rozložených do delšího časového období. RADA ČTVRTÁ: ZDRAVÍ ROVNÁ SE VÝKON Při vybavení kanceláře je potřebné myslet i na zdravotní a hygienické zásady. Nejdůležitější je zdraví - vaše i vašich zaměstnanců. Není-li k dispozici dostatek financí, lze šetřit na různém vybavení. Nikdy by to ale nemělo být na kvalitním monitoru a ergonomické pracovní židli. Investice do zdravého sezení se určitě vyplatí. Přitom na trhu je poměrně široká nabídka, v níž začínají převažovat modely s novými typy mechaniky, které umožňují dynamické, pohodlné a především zdravé sezení. RADA PÁTÁ: DOMOVSKÁ ATMOSFÉRA Odečteme-li dobu na spánek, tráví člověk v aktivním věku v kanceláři většinou víc času než doma. Proto odborníci doporučují vytvořit pro sebe i své spolupracovníky praktická a pohodlná pracoviště s moderním, odlehčeným, plně funkčním a ergonomickým nábytkem a sezením. Nezapomínejte na kvalitní osvětlení, popřípadě na zastínění oken proti přímému slunci (zejména u pracovišť s osobními počítači), větrání, prostory pro ukládání osobních věcí. Důležité je i barevné a materiálové řešení. To se bude podílet na celkovém vyznění místnosti a pomáhá vytvářet příjemnou pracovní atmosféru. RADA ŠESTÁ: UVAŽOVAT S VÝHLEDEM
Nepřistupujte k vybavení kanceláře jako k něčemu, s čím se nebude téměř hýbat. Zkušenost odborníků vypovídá o něčem jiném: ve firmách často dochází ke změnám v organizační struktuře, řízení i v komunikaci mezi lidmi. Týmová práce a skupinová komunikace vyžaduje nový typ nábytku, ze kterého je možné operativně tvořit pracovní sestavy. Solidní dodavatel při změně interiéru nebo stěhování firmy tak může zapracovat do nového návrhu i současný nábytek. V budoucnu si tím ušetříte některé finanční náklady.
RADA SEDMÁ: KDY KUPOVAT
Často se stává, že konečné rozhodnutí o koupi nového vybavení kanceláře padne v posledních měsících roku. Tedy v době, kdy se již rýsuje, jak celý rok finančně pro firmu skončí. Mnohdy hraje motivační roli snaha snížit si daně. Prodejci ale doporučují nakupovat v průběhu celého roku a nenechávat vybavení kanceláře až na jeho závěr. Jejich argument zní celkem rozumně: nápor na výrobní kapacity bývá koncem roku tak velký, že se až několikanásobně prodlužují termíny dodání a montáže. K tomu je dobré připočítat i další čas na výběr. Doporučuje se například nechat si alespoň dva měsíce na zpracování nezávazného návrhu a na výběr dodavatele. Pokud máte stálého a osvědčeného dodavatele, ušetříte čas, když ho již nemusíte vybírat. Ale to nic nemění na faktu, že na zpracování návrhu, případně výrobu, dodávku a montáž je dobré mu poskytnout určitý časový prostor a „nešturmovat“ poslední dny roku.
