Americký bestseller nabízí nejpropracovanější systém organizace času a práce
Nejlepší metoda time managementu na světě. Účinný nástroj ke zvýšení osobní produktivity. Zbytečně komplikovaná metoda, která vám zabere spoustu času. Všechny tyto přívlastky patří getting things done (mějte vše hotovo), momentálně světově nejuznávanějšímu systému hospodaření s časem a pracovními i soukromými úkoly, který ve stejnojmenném bestselleru představil americký autor David Allen. Jeho kniha dle amerického tisku znamená pro podnikání v prvním desetiletí třetího tisíciletí to, co pro poválečnou generaci symbolizoval Dale Carnegie. Nejde však pouze o více než půl milionu prodaných výtisků knihy. Allen své metody přednáší také zaměstnancům korporací, jako jsou Sony, Novartis, Světová banka nebo americké armádní námořnictvo. Současně za nemalé částky osobně školí špičky světa byznysu. Vydání knihy v českém jazyce nyní dle informací týdeníku EURO připravuje brněnské nakladatelství Jan Melvil Publishing.
Vše nechte mimo mysl
Metoda getting things done, známá také pod zkratkou GTD, je založená na jednoduchém poznání, že lidská mysl je plná nedostatků, a svěřit jí větší seznam úkolů a termínů je jistý recept na problémy. Proto je nezbytné zbavit paměť zátěže a všechny úkoly, schůzky a jiné povinnosti svěřit spolehlivému vnějšímu systému, který vám tyto záležitosti bude skoro automaticky připomínat. Pokud desítkám skutečně potřebných i napůl zbytečných povinností dáme řád, přiřadíme věcem priority a jasně si definujeme, jak povinnosti splníme, nebudeme se už dle Allena budit ve tři ráno hrůzou z toho, že jsme na něco důležitého zapomněli. Hlavním úkolem metody GTD je dle knihy „zaznamenat veškeré úkoly, které musíte zvládnout - teď, později nebo někdy v budoucnu, dát malé, velké i středně významné do logického a důvěryhodného systému mimo vaši hlavu i mysl a naučit se sebekázni, abyste všechna rozhodnutí o povinnostech, které si vpustíte do života, prováděli tak, že budete mít vždy plán ,dalších kroků‘, jež můžete kdykoli provést nebo přehodnotit“.
Používání podobných metod má dle Davida Allena za následek jednu věc. Mysl dostane konečně možnost plně se soustředit na konkrétní úkol, nebude muset odbíhat k nejrůznějším dalším úkolům a člověk tím získá pocit naprostého klidu a sebekontroly, který mu umožní dosahovat výsledků snadno a bez plýtvání silami. Tento stav autor GTD, sám dlouholetý student i učitel karate, přirovnává k neustálému klidnému soustředění, kterým prosluli největší mistři bojových umění.
Základní požadavky produktivity
„Za prvé, pokud na něco myslíte, nemáte čistou mysl. Všechno, co pokládáte za nedokončené, je třeba zachytit v důvěryhodném systému mimo vaši hlavu, v nějaké sběrné přihrádce, schránce, ke které se budete pravidelně vracet a třídit její obsah. Za druhé, musíte si přesně ujasnit obsah svého závazku a rozhodnout se, co je třeba udělat (pokud vůbec něco), abyste pokročili k jeho naplnění. Za třetí, když rozhodnete o všech krocích, které je třeba učinit, musíte si jejich připomenutí uspořádat do systému, k němuž se pravidelně vracíte.“
Prvním krokem k pořádku je proto sesbírání všech věcí, které je třeba udělat - ať již dnes nebo ve vzdálené budoucnosti. Mezi tyto „záležitosti“ (anglicky stuff) proto patří jak zásadní pracovní povinnosti, tak nutnost koupit dárek dětem nebo uklidit v obýváku. Tyto úkoly je možné sesbírat na kus papíru nebo do počítačového textového editoru. Jedinou podmínkou je dobrý přístup k tomuto místu a možnost je často kontrolovat a vybírat z něj jednotlivé položky. To však dle Allena neznamená, že je nutné dokončit vše, co se nachází v seznamu. Obnáší to jen tolik, že se vše musí z této sběrné zóny vytáhnout, rozhodnout se, co je třeba s tím udělat, a nehotové položky uspořádat do systému. „Nevyprazdňovat schránky, to je stejné jako mít odpadkové koše, které nikdo nevynáší - musíte nakupovat stále další, aby dokázaly pojmout všechno vaše smetí. Máte-li sběrné místo na vstupy udržovat prázdné, je třeba uplatňovat ucelený systém řízení činnosti,“ píše se v Getting things done.
Co s tím?
Poté, co máme seznam všech věcí, které je třeba vyřídit, nastupuje další - a to zcela zásadní část celého procesu. Je jí zdánlivě banální otázka, o co v konkrétní věci jde a co s ní. Jinak řečeno, zeptat se, zda je nutné udělat nějaký konkrétní krok, přečíst zprávu, napsat někomu e-mail nebo třeba začít pracovat na celém velkém novém projektu. Existují pouze dvě možnosti - buďto je, nebo není třeba věc uskutečnit. Pokud není, je možné věc odložit pro budoucnost do archivu, nebo ji vyhodit. Pokud je však nutné „záležitost“ nějak zpracovat, klíčová otázka zní: Jaký je další nutný krok? Ten je nutné vymezit jako ryze praktickou, fyzickou činnost, která se musí udělat, aby byl úkol splněn. Může proto mít formu jednoduchého úkolu: Vytvořit prezentaci k rozpočtu nebo třeba zavolat do prodejny s auty.
Poté, co je jasné, jak má vypadat další krok nebo kroky, se systematicky uvažujícímu manažeroví, který se řídí GTD nabízejí tři možnosti. „Zaprvé, udělejte to. Pokud daný krok zabere méně než dvě minuty, měli byste jej provést v okamžiku, kdy jste jej zformulovali. Za druhé, delegujte to. Bude-li daná akce trvat déle než dvě minuty, položte si otázku: Jsem ten pravý člověk, který to má udělat? Zní-li odpověď, že nikoli, delegujte akci na příslušnou osobu. Za třetí, odložte to. Bude-li daná akce trvat déle než dvě minuty, a vy jste tím, kdo ji má provést, budete ji muset odložit na později a zaznamenat do jednoho či více seznamů dalších kroků.“
Kontext nade vše
Seznam těchto „dalších kroků“, které je třeba vykonat, tvoří společně s obyčejným diářem páteř systému. Z pohledu organizace existují dva základní typy kroků. Ty, které je třeba zvládnout v určitý den nebo konkrétní hodinu, jako jsou schůzky anebo povinnosti vázané na specifický den. A ty, které je zkrátka třeba provést nejdříve, jak to půjde. Pouze první skupina však patří do diáře. Mnoho lidí si totiž zvyklo zapisovat si do něj položky, o kterých se domnívá, že by je rádi udělali, řekněme, příští pondělí. Ve skutečnosti je však udělat nemusejí, a když je neudělají, zkrátka je přepíší na další den. Před tím Allen důsledně varuje. Diář musí být dle něho za každou cenu doslova posvátné území, které určuje přesné a jasné hranice závazků pro daný den a jež v něm na první pohled můžeme jasně vidět. „Dodržet tyto požadavky je mnohem jednodušší, pokud si do diáře zapisujete jen věci, které v daném dni bezpodmínečně musíte zvládnout,“ píše se v GTD.
Vedle diáře s termíny schůzek zbývá ještě slušná řada jiných úkolů, které je třeba vyřešit co nejdříve, není však pro ně určen zvláštní termín. Pro jejich uspořádání navrhuje Allen jednoduchý systém - seřazení dle kontextu. Existují úkoly, které je možné udělat pouze v kanceláři, například promluvit se šéfem o novém projektu nebo vyřídit objednávky produktů. Další povinnosti, třeba úklid nebo přerovnání knihovny, lze zase udělat pouze doma. Zajít na poštu nebo odvézt auto do opravny jsou zase úplně jiné druhy úkolů. Proto je výhodné si seznam „záležitostí“ roztřídit dle kontextů, například v kanceláři, doma, v obchodě, pochůzky nebo telefonáty. „Máte-li samostatný seznam telefonátů, mnohem snáze se koncentrujete a vyberete právě ten hovor, který bude v daném okamžiku nejlepší uskutečnit,“ ilustruje Allen svou teorii. Tento seznam povinností však doplňuje další, svou podstatou volnější. Nazývá se Někdy, popřípadě Možná a zahrnuje věci, které bychom rádi uskutečnili, ale nevíme kdy a zda vůbec se jim budeme věnovat. Zahrnuje proto především naše dlouhodobé sny, jako jsou například exotická dovolená nebo učení se novým sportům či cizím jazykům.
Hodnocení
Getting things done je na první pohled velmi složitý systém. Při druhém a dalším pohledu však člověk snadno pochopí, jak jednotlivé složky do sebe zapadají a propracovanost celého systému. To je však také jeho největší nevýhoda. Mnoho lidí totiž při používání této nebo podobné metody může podlehnout jevu, který se anglicky nazývá analysis paralysis, volně přeloženo paralýza z přebytku dat a informací. Člověk se zpočátku s chutí věnuje třídění do různých seznamů, organizaci času a sbírání mnoha položek, aby po chvíli zjistil, že pro samu organizaci mu nezůstal y čas a energie na skutečnou práci, kterou chtěl vykonat. Je proto třeba mít neustále na paměti, že používání podobného systému je pouze prostředkem, který má urychlit a zjednodušit práci na skutečných cílech a úkolech.
Přechod od diáře a malých žlutých papírků polepených po celém stole ke GTD se podobá prvnímu přesednutí z jízdního kola do automobilu. Nejprve to člověku příliš nejde, trápí se s nezvyklým způsobem řízení a má chuť se vrátit k tomu, co dělal dosud. Po nějaké době, až se naučí nové vozidlo dokonale ovládat, však zjistí, že je pohodlnější a mnohem rychlejší.
BOX 1:
David Allen (63)
Americký autor a profesionální konzultant. V mládí se věnoval řadě profesí. Pracoval jako učitel karate, číšník nebo manažer cestovní kanceláře. V osmdesátých letech vytvořil školící program pro manažery výrobce letadel Lockheed. Od té doby pracoval s vedoucími představiteli řady firem, jako jsou BMW, Deloitte nebo Microsoft. Je autorem dvou knih.
BOX 2:
Pravidlo dvou minut
Jedním z nejsnadněji aplikovatelných a nejefektivnějších pravidel v Getting things done je to dvou minut. Je velmi jednoduché: „Pokud lze další krok zvládnout do dvou minut, proveďte jej okamžitě, jakmile položku vezmete do rukou.“ Jestliže e-mail vyžaduje,abyste jej během půl minuty přeletěli očima a odpověděli odesilateli zprávou typu ano či ne, udělejte to hned. Pokud můžete během minuty či dvou prolistovat zápis z porady nebo tiskové konference, abyste se podívali, zda tam není něco zajímavého, udělejte to a poté papír buď vyhoďte, předejte dál nebo založte do archivu. Návyk dodržovat pravidlo dvou minut okamžitě zvýší produktivitu a výrazně redukuje počet věcí, které bude nutné udělat, až se objeví časová tíseň.
BOX 3:
Co dělat jednou týdně dle GTD
1. Seberte všechny papíry. Shromážděte všechno, co vám leží na stole - poznámky, vizitky, účtenky a podobně a dejte je do schránky.
2. Zpracujte obsah schránky. Rozhodněte se u každé věci: Je to třeba zpracovat? Pokud ano, jaký je další krok? Jestli ne, chci to uschovat? Potom věc uložte do příslušné složky, nebo se jí zbavte.
3. Zkontrolujte si diář a zapište si všechny termíny, které musíte dodržet.
4. Zapište si nové projekty a věci, které jste se rozhodli udělat.
5. Zkontrolujte výsledky dřívějších projektů, jak v nich postupujete a jaké jsou vaše cíle.
6. Zkontrolujte si seznam „dalších kroků“, odškrtněte, co je hotovo, a přidejte, co musí být uděláno.
7. Zkontrolujte seznam věcí, které jste delegovali jiným a na něž čekáte.
8. Podívejte se na seznam Někdy, popřípadě Možná a podívejte se po věcech, které byste chtěli a mohli uskutečnit už nyní.
9. Zkontrolujte složky odložených projektů a podkladů. Projděte všechny podklady k rozpracovaným projektům kvůli dokončení úkolů a čekajícím položkám.
10. Buďte kreativní. Nebojte se systém přizpůsobit svým požadavkům.
BOX 4 – (MOŽNO VYPUSTIT POKUD TO BUDE MOC DLOUHÉ):
Getting things done na internetu
S tím, jak se metody GTD stávaly populárnějšími, objevila se také řada počítačových programů, které slouží k zavedení systému do praxe. V současnosti jich existuje více než sto a mnoho z nich je bezplatných. Mezi ně patří například Evernote (www.evernote.com), MonkeyGTD (http://monkeygtd.tiddlyspot.com ), What’s Next (http://whatsnextapp.com ) nebo ThinkingRock (http://www.thinkingrock.com.au ). Většina těchto programů funguje na platformě MS Windows, ale řada z nich pracuje i v prostředí operačních systémů Mac OS nebo Linux.
