Firemní systém musí zaručit, že oznamovatel nebude za sdělení podezření postižen
(perex)
Výraz whistleblowing původně znamená pískání na píšťalku, přeneseně pak upozorňování na různé nekalosti formou takzvané protikorupční linky. Diskusní fórum o úskalích whistleblowingu uspořádala společnost PricewaterhouseCoopers Česká republika (PwC). Má vůbec smysl zřizovat ve firmě takovou linku? Jak zajistit bezpečnost oznamovatelům?
(text)
Těmto otázkám se věnuje Jan Vylita, ředitel oddělení forenzních a vyšetřovacích služeb PwC, a Kateřina Halásek Dosedělová, manažerka téhož oddělení. A na téma whistleblowingu pak uspořádala PwC Fraud Forum (viz Fraud Forum).
Dle Halásek Dosedělové na něm panovala shoda, že zaměstnanci musejí mít možnost oznámit své podezření na nekalé jednání či porušování interních předpisů. Protikorupční systém však musí zaručovat, že oznamovatelé nebudou za sdělení svého podezření postihováni. Většinová shoda proto panuje na kompromisním řešení, které by se dalo nazvat „omezenou anonymitou“. Vylita v této souvislosti upozorňoval na úskalí dané legislativní ochranou osobních údajů těch, na něž je něco oznamováno. Striktní interpretace platné zákonné úpravy by totiž mohla vyústit v pojetí, že provozování protikorupční linky je nezákonné.
Anonymizace
Halásek Dosedělová popsala diskusi na téma „anonymita či anonymizace“ protikorupční linky. Zcela anonymní protikorupční linky mají výrazné nedostatky. Není možné zjišťovat dodatečné informace k oznámenému podezření. Není ani možné dát „zpětnou vazbu“, důležitý prvek ve vnitropodnikové komunikaci – vyrozumět oznamovatele, jak bylo naloženo s jeho podnětem. Zda se vůbec něco dělo, co bylo vyšetřeno a jaká byla učiněna následná opatření. Mohlo však jít i o podezření zdánlivé. Jev, který měl i jiné, logické a korektní vysvětlení, což by oznamovateli pomohlo příště se vyvarovat podobných omylů. Anonymizace se tudíž dle účastníků Fraud Fora jeví jako optimální řešení. Od oznamovatele jsou vyžádány nezbytné identifikační údaje, které se však – optimálně v digitálním prostředí – od vlastního oznámení okamžitě systémově oddělí. Zpracovatel podnětu je rozhodně nevidí. V případě potřeby je možné tyto dvě části opětovně propojit. Nikoli však rozhodnutím jedince, ale až po sérii schvalovacích kroků.
Touto cestou je umožněna i následná komunikace s oznamovatelem, který se do aplikace přihlásí pod heslem. Na jeho anonymizovanou adresu může vyšetřovatel zaslat dodatečné dotazy, aniž se dozví identitu oznamovatele. Stejným způsobem se odehrává i zpětná vazba.
Jedním z klíčových předpokladů důvěryhodnosti celého protikorupčního systému je totiž dle Vylity nejen vyloučení možného postihu oznamovatele, ale i jistota, že se podnětem bude někdo zabývat a že následné procesy budou transparentní.
Nebezpečí přepísknutí
Co když se někdo pokusí mnoha podněty zahltit vnitřní kontrolní orgány firmy, a tím je vlastně vyřadit z provozu? Nebo se cíleně zaměří na jednu osobu (mobbing, bossing)? Jak se může firma bránit zneužívání whistleblowingu?
Vylita se již setkal s pokusem zneužít protikorupční systém. Podřízení se smluvili a na neoblíbeného manažera podávali smyšlená oznámení. Proto je definován jakýsi „vyšší práh“ pro vstup do anonymizovaného protikorupčního systému, v němž oznamovatel musí poskytnout svá identifikační data.
Dle Halásek Dosedělové závisí efektivita protikorupčních opatření na úrovni firemní kultury. Jde o pocit sounáležitosti s firmou – jakékoli poškození firmy se ve svých důsledcích týká všech. To pomáhá i překonat jisté morální dilema, má-li zaměstnanec podezření, ale přitom ví, že nemá a nemůže mít komplexní informace. Proto přistoupí k oznámení, ale volí opatrné formulace. Firemní kulturu hodnou toho jména však lze vybudovat, jen jde-li vedení příkladem.
Některé firmy vyhodnocují praktický finanční přínos oznámení učiněných prostřednictvím protikorupční linky – část zachráněných finančních prostředků však nevyplatí oznamovateli, ale příslušnému týmu zaměstnanců. Není to tedy odměna oznamovateli, ale zpětná (finanční) vazba, plošná reakce firmy na starostlivost zaměstnanců. O tomto tématu se však vede celosvětově velká diskuse, jak nesklouznout do nějaké morální krajnosti.
Ombudsman
Firmy nespoléhají pouze na protikorupční linky – ať již prostřednictvím elektronické pošty či telefonní linky. Dle zkušeností Halásek Dosedělové každému zaměstnanci může vyhovovat v rámci diskrétní vnitrofiremní komunikace něco jiného. Mnoho firem proto systém doplňuje o institut jakéhosi ombudsmana. Někoho, kdo ve firmě požívá všeobecné důvěry.
V případě jakýchkoli morálních dilemat týkajících se firmy mohou zaměstnanci přijít za ombudsmanem – ať již podat oznámení, či jen zkonzultovat nějaký jev, který se jim „nezdá“, nebo prostě požádat o radu.
Ochrana
Určitou nesnází v českém právním prostředí je dle Vylity skutečnost, že oproti Velké Británii či USA nemáme právně zakotvenu ochranu oznamovatelů. Proto je důležité, aby vnitrofiremní předpisy zabránily oznámené osobě dozvědět se identitu oznamovatele. Kateřina Halásek Dosedělová dodává, že pokud se oznámení potvrdí a záležitost dospěje k soudu, firma prohlásí poznatek za svůj, i kdyby soud požádal o sdělení identity iniciátora. Firma tedy vystupuje vůči orgánům činným v trestním řízení jako původce poznatku, protože interní poznatek nikdy nejde na policii v surovém stavu. Firma jej nejprve prošetří a teprve autorizovaný poznatek případně postupuje policii. Je důležité, aby zaměstnanci tyto mechanismy znali. Soudy se však dle odborníků PwC nepokoušejí zjistit identitu oznamovatele.
Prolomení identity oznamovatele by způsobilo kolaps efektivity protikorupční linky, kterou podmiňuje právě hermetičnost systému, transparentní reakce na podněty a vzorové chování vedení firmy. Kultura společnosti je navíc závislá na inteligentní komunikaci.
Dle Jana Vylity je zřejmé, že firmy konečně začínají brát vážně riziko podvodů a zabývat se ochranou proti nim. Týká se to však zatím jen zhruba patnácti až dvaceti procent firem. Přitom stačí osvojit si čtyři kroky. Zvážit, zda podat, nebo nepodat trestní oznámení. Pokud nikoli, pak se rychle a právně čistě rozloučit s pachateli. Poté zjistit nedostatky a vyspravit kontrolní mechanismy, aby se zabránilo opakování. Nakonec provést (a periodicky provádět) celkovou revizi systému řízení rizik, neboť podobný podvod se může objevit i jinde.
Box:
Fraud Forum
Specialisté společnosti PricewaterhouseCoopers Česká republika (PwC) spolupracují s příslušnými firemními útvary řízení rizik, vnitřní kontroly a auditu. Z praxe vzešla idea uspořádat tematické setkání, na němž by mohli jejich pracovníci pohovořit o různých typech podvodů, s nimiž se jejich firmy setkávají, a o obraně proti nim. V polovině února pak PwC, která se dlouhodobě zabývá forenzními službami pro firmy, uspořádala Fraud Forum na téma whistleblowingu.
Jan Vylita z PwC definoval Fraud Forum jako platformu pro sdílení znalostí a zkušeností odborníků na prevenci, odhalování a vyšetřování podvodů v organizacích. Jeho členy se mohou stát i pracovníci finančních oddělení, interní auditoři, manažeři rizik a compliance – specialisté zabývající se bezpečností či vyšetřováním podvodů a podnikoví právníci. Tato platforma je otevřená, může se přihlásit dle zájmu každý. Odehrává se na dobrovolné bázi, aktivity nejsou spojeny s žádnými finančními náklady. Nejsou to přednášky konzultantů PwC, nýbrž výměna názorů, diskuse. V tomto duchu se za účasti zhruba 60 expertů z různých odvětví byznysu odehrálo i setkání na téma whistleblowingu.
