V účtárnách a účetních firmách je předvánoční období velmi hektické. Každoročně dochází ke ztrátám faktur, které musejí účetní složitě hledat, mnohdy bohužel neúspěšně. Celých 58 procent faktur totiž existuje jen v papírové podobě. Zbytek má elektronickou verzi, ale i tak se většinou zpracovává manuálně, bez pomoci automatizovaných systémů.
„Účetní by se měly věnovat jiným věcem, ale řeší doklady – ať ztracené, chybějící, či zpožděné. Urgují dodavatele a zákazníky s jejich dodáním, a pak je ještě musí účtovat. Navíc výjimkou nejsou ani ty případy, kdy se náklady nepodaří vůbec dohledat. Ztráty pak mohou mít dopad na hospodaření firmy. Sama jsem zažila i odpisy ve výši jednotek milionů korun,“ říká Karin Fuentesová, zakladatelka startupu Digitoo, který se zabývá digitalizací účetnictví.
Pomalý přechod na elektronickou fakturaci má své důvody. Nejrozšířenější fakturační programy jako iDoklad nebo Fakturoid zatím neumí složitější účetní operace. Neexistuje tedy jednotný systém, který by používala většina firem. Zároveň také zaostává legislativa a nikomu se příliš nechce používat sdílená cloudová úložiště. Ta sice mají spoustu výhod, ale podniky vidí hlavně to, že přinášejí vyšší pravidelné náklady.
Záloha se ještě může hodit
Na digitalizaci účetnictví se zaměřil i nedávný průzkum Digitoo, přičemž výsledky, které z něho vzešly, jsou velmi pozoruhodné. Fuentová a spol. díky němu například zjistili, že každá digitální faktura může účetnímu oddělení nebo firmě ušetřit až pět minut času. To v konečném součtu znamená 15 hodin týdně a 792 hodin ročně, což je dost dlouhá doba na to, aby zaměstnanci stihli i řadu jiných činností, včetně konzultací nebo účetního poradenství.
Dalším logickým argumentem pro digitalizaci účetnictví je skutečnost, že v případě finanční kontroly je nutné faktury archivovat ještě dlouhé roky. Firmy tudíž musejí myslet na bezpečnost a ochranu těchto dokumentů, a to nejen před krádeží, ale také před požáry, záplavami a dalšími přírodními katastrofami. Digitální forma má ve všech těchto ohledech jasně navrch, ovšem pochopitelně jen v případě, že bude uložena na dobře zabezpečeném cloudu. Ideální pak je, pokud má firma k dispozici alespoň dvě spolehlivé zálohy.
Digitalizace pokulhává i v rámci Evropy
O digitalizovaném účetnictví mohou dle Fuentesové v Česku hovořit asi jen tři procenta zdejších podniků. To je na první pohled velice málo. Skutečnost je ovšem taková, že ani jinde v Evropě to není o moc lepší – tamní průměr totiž aktuálně činí pouhých sedm procent.
„Digitalizace přitom významně zefektivňuje práci na všech stranách. Doklady jsou účtovány automaticky a odpadá potřeba je přepisovat, navíc pokud zákazník přešel na jejich elektronické zasílání, nemůže dojít ke ztrátě či opomenutí je zaúčtovat. Dále je usnadněna i jejich archivace,“ vyjmenovává na závěr šéfka Digitoo.
