Projekt datových schránek lze navzdory nedostatkům považovat za posun kupředu
Již tento rok začnou úřady s firmami i mezi sebou povinně komunikovat prostřednictvím datových schránek. Jde o nový projekt ministerstva vnitra, který by měl jednak usnadnit plnění zákonných povinností elektronickou formou a jednak zlepšit doručitelnost úředních psaní. Dle vyjádření ministerstva by mohly od roku 2010 používat datové schránky firmy i pro komunikaci mezi sebou, například pro zasílání výpisů nebo fakturaci. Jsou však datové schránky na takové širší využití připravené? A bude o ně zájem?
Nový plošný standard
Na začátku července by měl být spuštěn provoz informačního systému datových schránek. Jde o obdobu elektronických poštovních schránek, do nichž bude možné od července posílat elektronicky nejrůznější dokumenty včetně příloh. Jejich výhodou bude, že takto podané dokumenty nebudou muset být ze strany firem podepsané zaručeným elektronickým podpisem. Za ověřené doručení bude považováno už to, že zpráva a přílohy dorazily prostřednictvím datové schránky.
Znamená to, že prostřednictvím datové schránky budou moci firmy podávat na úřady nejrůznější dokumenty. A úřady zase firmám posílat úřední psaní. Důležité však především je, že úřady a firmy je budou muset opravdu používat, protože jim to ukládá zákon. Stát v podstatě využije regulačního vlivu a pozice „velkého zákazníka“ k plošnému zavedení zcela nového standardu elektronické komunikace.
Cíl projektu
Povinnost zřídit si datovou schránku budou mít všechny orgány veřejné správy a právnické osoby včetně neziskových a příspěvkových organizací a další, zákonem vyjmenované subjekty. Dobrovolně si je budou moci zřídit také podnikající fyzické osoby a další občané. Úřady budou mít povinnost v rámci doručování nejdříve ověřit, zda příslušný příjemce má zřízenu datovou schránku. Pokud ji mít zřízenou nebude, doručí mu zprávu jako dosud poštou v papírové formě.
Jedním z hlavních cílů projektu datových schránek je vyřešit problém veřejné správy s nedoručitelností zpráv. Pro mnoho firem však zavedení datových schránek bude také znamenat, že se jim výrazně ulehčí elektronická komunikace s veřejnou správou. Dosud to totiž bylo možné jen prostřednictvím elektronických podatelen. Využití datových schránek by však mohlo být v budoucnu ještě širší. Služeb datových schránek by mohly využívat například energetické a plynárenské firmy. Ty by místo obálek s vyúčtováním posílaly dopisy elektronicky do datové schránky odběratelů. Hovoří se také o využití datových schránek pro fakturaci – již od roku 2010.
Výhody a nevýhody
Jedním z nedostatků, který by mohl využití datových schránek ohrozit, je archivace. Dle zákona budou doručené zprávy v datové schránce dostupné jen 90 dnů. Příjemce si proto musí archivaci pro pozdější použití zajistit sám. Může jít buď o nějaký záložní elektronický archiv, jehož možnosti však zatím nejsou dořešeny, nebo o papírový. To by však bylo poněkud proti původní myšlence.
Není také úplně jasné, zda budou datové schránky pro firmy znamenat opravdu nulové náklady. Nejsou například k dispozici prováděcí předpisy pro zapojení kontaktních míst, Czech Pointů, která by měla umožnit konverzi dokumentů z datové schránky do listinné formy a naopak. Panují proto obavy, že větším organizacím mohou narůst náklady na příjem zpráv prostřednictvím datových schránek právě o tyto poplatky. Je také otázkou, zda vůbec budou mít firmy zájem posílat prostřednictvím datových schránek nějaké faktury nebo výpisy, protože to pro ně mohou být o citlivé údaje a veškerá komunikace by se měla odehrávat informačním systémem ministerstva vnitra. Finanční úřady však dnes mají k dispozici nástroje, které jakékoli nesrovnalosti dříve či později odhalí, a proto se transparentní firma nemusí obávat a pro ostatní to bude stejné.
Velkou výhodou naopak je, že díky plošnému zavedení povinnosti všech úřadů a právnických osob používat datové schránky v podstatě vzniká nový standard. To je důležité pro případné další účely využití tohoto systému, například pro již zmíněné zasílání faktur mezi zúčastněnými subjekty. Z hlediska povinnosti používat tento plošný standard jsme první v Evropské unii a možná i na světě.
Stát před komerční sférou
Především pro menší firmy, které dosud neměly vlastní spisovou službu, může zavedení konceptu datových schránek znamenat významné zpřehlednění komunikace s veřejnou správou a prevenci různých problémů vyplývajících z nedodržení lhůt ve správních řízeních. Bude-li vyřešen problém archivace a převodu dokumentů, může znamenat i finanční úsporu oproti papírovému doručování mezi firmou a úřady. Nehledě na ekologické aspekty.
Koncept datových schránek lze navzdory některým nedostatkům považovat za velký posun kupředu. Veřejná správa jeho prostřednictvím zavádí do praxe nový plošný systém, který zjednodušuje ověřenou elektronickou komunikaci – elektronická forma dokumentů bude na stejné úrovni jako papírová. Je možné, že tímto konceptem stát rozpoutá revoluci v elektronické komunikaci, o kterou se mnoho firem pokouší dlouhou dobu. Jde tudíž o jednu z mála oblastí, ve které veřejná správa předčila komerční sféru.
Situace
Na začátku července by měl být spuštěn provoz informačního systému datových schránek.
Jde o obdobu elektronických poštovních schránek, do nichž bude možné od července posílat elektronicky nejrůznější dokumenty včetně příloh.
Jejich výhodou bude, že takto podané dokumenty nebudou muset být ze strany firem podepsané zaručeným elektronickým podpisem.
Za ověřené doručení bude považováno to, že zpráva a přílohy dorazily prostřednictvím datové schránky.
Souvislosti
Povinnost zřídit si datovou schránku budou mít všechny orgány veřejné správy a právnické osoby včetně neziskových a příspěvkových organizací.
Dobrovolně si je budou moci zřídit také podnikající fyzické osoby a další občané.
Úřady budou mít povinnost v rámci doručování nejdříve ověřit, zda příslušný příjemce má zřízenu datovou schránku.
Pokud ji mít zřízenou nebude, doručí mu zprávu jako dosud poštou v papírové formě.
