Rozhodování za dob přetrvávající nejistoty
Aktuální situace volá po alternativních podobách firemní
komunikace, pracovní doby i fyzické přítomnosti v kancelářích. Některé firmy
umožnily zaměstnancům pokračovat v práci na dálku alespoň do roku 2021, další
zavedly na pracovišti časové harmonogramy a menší pracovní skupiny.
Přetrvávající nejistota týkající se budoucího vývoje však nahrává hybridní
práci, tedy kombinaci práce na dálku s prací v kanceláři.
Náklonnost k tomuto modelu potvrzuje i květnová studie ze Stanfordu, která ukazuje,
že 55 % amerických pracovníků chce kombinovat práci doma a v kanceláři. Dle průzkumu pracovního prostředí, který
realizovala společnosti CAPEXUS v Česku, považuje 38 % zaměstnanců v době
covidové z pohledu produktivity za nejlepší kombinaci práce z domova a z
kanceláře.
Jak hybridní práce vypadá a bude vypadat?
Mezi základní vlastnosti hybridní práce patří více autonomie
v rozhodování, odkud chce v daný moment zaměstnanec pracovat. Stejně tak
vyžaduje po pracovníkovi aktivně přemýšlet nad tím, s kým a kdy potřebuje
pracovat, s kým se musí setkat osobně, co ovlivňuje jeho produktivitu a co
potřebuje k výkonu. Hybridní práce tak rozhodně není synonymem absolutní
volnosti a flexibility.
Fyzickou kontrolu lidí v týmu nahradilo úkolové řízení. V
praxi je v hybridních společnostech často vidět stanovení určitých dnů pro
schůzky a spolupráci v kanceláři a stanovení vzdálených dní pro práci s
individuálním zaměřením. Fyzická přítomnost je vhodná například pro:
- zahájení či ukončení projektu
- nábor nového člena a budování týmu
- synchronizaci aktivit
- schůzky s klíčovými partnery a klienty
Nicholas Bloom, profesor ekonomie na Stanfordské univerzitě
a odborník na práci na dálku, předpokládá, že po ústupu pandemie budou lidé
pracovat z domova v průměru dva dny v týdnu. Toto rozložení je podle něj
ideální pro zachování produktivity a snížení stresu z dojíždění.
Například Marco Minervini, výzkumník organizačního designu z
evropské obchodní školy INSEAD, však varuje, že smíšený model dokáže vytvořit
propast mezi zaměstnanci v kanceláří a lidmi na home office. Hybridní práce
podle něj dokáže potenciálně zhoršit rozdíly mezi pohlavími, protože u žen se
předpokládá převzetí povinnost spojených s péčí o domácnost.
Výzvy hybridní práce
Další negativum může být spojeno se samotnou digitální
komunikací. Třebaže se lidé naučili používat nástroje na vzdálenou komunikaci,
neznamená to eliminaci komunikačních problémů. Sociální zábrany jsou při práci
tváří v tvář silnější a konflikt je tak pravděpodobnější při komunikaci na
dálku.
Překážkou jsou také projevy emocí, se kterými dle Petra
Pouchého, interakčního designéra ze studia Court of Moravia, mohou pomáhat
karty: „Vstoupit někomu do řeči při poradě s více lidmi při práci na dálku
zdaleka není tak taktní a snadné jako naživo.“
Určitou frustraci vyvolávají také technické nedostatky a
nízká kvalita přenosu. Je tak zcela klíčové přizpůsobit hybridním schůzkám IT
vybavení. Účastník připojený vzdáleně by neměl být pouze na telefonu, měl by být
také vidět. To ostatně potvrzuje i Hanu Pullová, Managing Partner Jobs 2030:
„Při našich mastermind diskuzích se seniorskými HR lídry na téma, jak nastavit
hybridní model práce, aby fungoval dlouhodobě, jsme si ověřili, že vybavení pro
práci z domova by se nemělo podceňovat. Dokonce to může být jeden z
diskriminačních faktorů. Pokud člověk, který pracuje z domova, nemá dostatečné
technické vybavení, internet mu padá, nefunguje mu kamera, apod. nemůže se
aktivně zapojovat do diskuzí. Má pak frustrace z toho, že potřebuje sdělit
některé informace, ale kvůli špatnému spojení je jeho příspěvek přerušován.“
Hana dále zmiňuje další důležitý prvek hybridní práce: „Je
klíčové, aby se lidé, kteří pracují z domova, aktivně zapojovali do diskuzí.
Jednak, aby cítili, že jsou součástí týmu, ale také proto, že pokud se nezapojí
a ponechají tuto možnost lidem, kteří jsou kolem lídra v kanceláři, postupně
mohou ztratit vliv na některá zásadnější rozhodnutí a kultura firmy se začne
přirozeně stavět je na lidech, kteří jsou „offline“. Pokud tedy chceme, aby
hybridní model práce fungoval dlouhodobě, musíme všem lidem zajistit stejné
pracovní podmínky a k tomu patří i adekvátní vybavení.“
Ruku v ruce s přenosem obrazu jde také kvalita zvuku.
Třebaže jsou moderní notebooky vybaveny již poměrně kvalitním mikrofonem,
investice do vhodného ozvučení (například zabudovaného do stropu zasedací
místnosti) se jednoznačně vyplatí.
Cíl uskutečnit příjemnou a produktivní schůzku v režimu
částečně distribuovaného týmu podporuje také akustika, osvětlení a další
faktory zasedacích místností. „Funkční zasedačka má rezervační systém. Při
plánování schůzky se rozešle online pozvánka pro účastníky, kteří nemohou být
přítomni osobně. V místnosti musí být správně vyřešena akustika, ozvučení a
přenos zvuku. Zasedací místnost určená pro online meetingy by měla mít
promítací obrazovku s obrazovým snímačem. V neposlední řadě je důležité
příjemné umělé osvětlení a celkové estetické pojetí prostoru. V takovém
prostředí se budou cítit dobře jak účastníci schůzky přítomni v samotné
zasedačce, tak ti komunikující na dálku,“ odhaluje potřebné úpravy Martin
Židek, architekt ze společnosti CAPEXUS, která nedávno dokončila kanceláře pro UniCredit
Bank připravené na post-covidovou dobu.
Je třeba se přizpůsobit
Efektivní hybridní kultura pracoviště by měla umožňovat
lidem pracovat v různou dobu, z různých míst a v různém tempu. Přirozenou
součástí hybridní práce jsou nové postupy a přístupy, na které je nutné si
zvyknout.
Pokud již nyní přemýšlíte nad tím, jakým způsobem kanceláře
přizpůsobit hybridní práci, neváhejte kontaktovat firmu CAPEXUS, která se zabývá
poradenstvím v oblasti pracovního prostředí i návrhem a realizací
kancelářských prostor
