Jak při výběru účetního softwaru nešlápnout vedle

Účetní software zpřehlední cash flow, díky automatizaci šetří hodiny času a sníží chybovost z ručního zadávání dat. Investice do účetního softwaru se proto vyplatí i malým firmám. Přečtěte si, jak při jeho výběru postupovat.

Udělejte si jasno v tom, co potřebujete

Investice do softwaru je dlouhodobá záležitost, proto byste měli myslet do budoucna na růst podnikání. Sepište si na papír všechny důležité informace o vašem podnikání, zejména:

• přibližný obrat, počet zaměstnanců a právní formu vaší firmy,
• objem zpracovávaných dat,
• množství licencí, respektive lidí, kteří budou v systému pracovat,
• plátcovství DPH,
• rozšiřování aktivit/služeb, případně expanze do zahraničí.

Také si vyjasněte, jak vyřešíte provoz programu (na jednotlivých počítačích, v síti nebo v cloudu). Rozhodující je i volba operačního systému a požadavky na hardware.

Zvažte, jak budete spolupracovat s účetním

Pokud účetní software neběží v cloudu a přístup má pouze externí účetní, musíte se s ním domluvit, jak komunikovat ohledně:

• vystavení a zaslání faktur odběrateli, 
• reportu finančních výsledků,
• zaslání přehledu o neuhrazených pohledávkách nebo závazcích,
• kontroly zadaných dat na dokladech
• nebo dohledání dokladu od drobného majetku kvůli reklamaci.

Vlastní obsluhu systému oceníte, pokud často vystavujete faktury nebo si pravidelně vyhodnocujete cash flow, případně finanční ukazatele. Spoustu rutinních úkonů v něm zvládnete sami, nemusíte čekat na účetního a ušetříte za účetní služby.

Zkušební verze a online webinář

S nákupem účetního systému nespěchejte a rozhodně nevybírejte naslepo. Nevyhovující systém vám znepříjemní běžné úkony ve firmě, komunikaci se zákazníky i zpracování daní. 

Řada účetních systémů nabízí zkušební verze, které vám software, jeho funkce, uživatelské rozhraní a ovládání přiblíží. I když během testovacího provozu pravděpodobně neobjevíte všechny nedostatky, které často vyvstanou až při každodenním používání, uděláte si základní přehled.

Stejně tak využijte možnosti zúčastnit se online školení nebo semináře, kde se s účetním systémem seznámíte a doptáte se na potřebné detaily. Nebo se alespoň podívejte do video návodu.

Počáteční investice a vstupní poplatky

Před pořízením placené verze systému si prostudujte ceník, nabízené funkce a podporu v rámci tarifu. Jinak vás nemile překvapí cena za nově vydanou aktualizaci nebo rozšíření programu o nový modul. A zajímat vás bude i řešení EET.

Účetní systémy běžně obsahují moduly:

• podvojné účetnictví a daňová evidence,
• fakturace,
• objednávky,
• sklady,
• mzdy,
• majetek.

Základ si můžete rozšířit o libovolné moduly knihy jízd a cestovních náhrad, evidence tržeb nebo systém propojit s e-shopem.

Zákaznický servis a aktualizace systému

Důležitým rozhodovacím kritériem je i kvalita zákaznického servisu. Pokud se vám nesprávně obnoví záloha nebo potřebujete poradit, jak správně vystavit doklad, chcete problém vyřešit ihned. Zjistěte si, kdy telefonní linka funguje, případně zda můžete podporu kontaktovat i jiným způsobem. Třeba prostřednictvím chatu. 

Hodí se i výukové materiály nebo pravidelně pořádaná školení, kde vám odborníci vysvětlí aktuální změny v daňovém řádu. Při přechodu do nového systému oceníte i individuální firemní školení.

Ověřte si také, jestli dodavatel zajišťuje pravidelnou aktualizaci systému podle změn v legislativě.

Plaťte jen za to, co využijete

Pokud jste malá firma a nevyužijete všechny funkce účetních programů, je zbytečné za ně utrácet. Například nejpoužívanější účetní software Money S3 vám umožňuje vybrat si až ze sedmi základních kompletů. Zvolíte si ten, který vám sedí nejlépe. 

Money S3 je vhodné pro živnostníky a společnosti s ručením omezeným. Jeho ovládání je snadné a intuitivní, takže práci v něm zvládne i začátečník. A navíc si funkce a parametry jednoduše upravíte podle svých potřeb a kdykoliv si můžete zažádat o doplňkový modul. Vyzkoušejte si Money S3 zdarma se všemi funkcemi.