Na co si dát pozor při automatizaci podnikových procesů

My se nyní na tento trend podíváme očima Romana Kalamena, obchodního manažera společnosti Seyfor Slovensko, a.s. specializujícího se na produktová řešení Money ERP. Pokusíme se tak poodkrýt význam, který automatizace představuje pro podnikovou sféru, a tedy proč je dobré automatizovat podnikové procesy.

Když se řekne automatizace, každý si pod tímto pojmem představí něco jiného, ale obvykle to lidé vnímají jako něco složitého. Co pojem automatizace tedy představuje? 

Automatizace znamená zjednodušení práce a procesů v rámci jedné firmy. Tyto procesy jsou přitom různé v závislosti na jejím zaměření. Hlavní výhoda automatizace je však v tom, že v rámci firmy výrazně šetří mzdové náklady a usnadňuje práci v back-office. 

Pokud firma vyřizuje 100 objednávek denně, tak je proces jejich vyřízení složen z mnoha dílčích úkonů, na které je potřeba minimálně 2 – 3 zaměstnance back-officu, což je při rozvoji podniku nákladově neudržitelný stav. Pokud se tento proces však zautomatizuje, tak je potřeba pouze 1 člověk. Vše se díky automatizaci posune, zjednoduší a zrychlí. Dle mého názoru má tedy automatizace firmě především pomáhat a posouvat ji dál. 

Automatizace tedy představuje značnou pomoc pro podnikatele. Jaký typ podnikatele by ji měl využít? 

Vždy záleží, v jaké oblasti konkrétně daná firma podniká – jaký je její business. Může se jednat o e-shop, ale také o maloobchod či o velkoobchod nebo o kombinaci těchto prodejních kanálů. Samozřejmě, že v každém z těchto případů se vždy používají jiné automatizační nástroje a jejich možnosti použití při zpracování podnikových toků a procesů se liší. Jedno se však neliší: 

Například pokud má podnikatel e-shop, maloobchod i velkoobchod, tak je pro něj informační systém častokrát nezastupitelný – nejde ho ničím nahradit. Informační systém mu spojuje všechny tyto tři prodejní kanály a lze tak jednoduše na jednom místě sledovat například, jak se mu celkově vyvíjí stav daného artiklu v zásobách. 

V Money ERP máme různé zákazníky od firem o pár lidech (živnostníci) až po velké firmy s obraty v řádech desítek milionů korun. Jde o to, že každý je specifický, ale každému dokážeme v rámci procesu automatizace najít tu nejúčinnější cestu.

Co se týče velikosti podnikatele – má pro malého podnikatele smysl automatizovat své podnikové procesy? 

Většinou záleží například na tom, jaký produkt firma prodává a kolik má průměrně objednávek. Je to vždy rozdíl, pokud firma vyřizuje 100 objednávek o 1 položce nebo 100 objednávek o 10 položkách, nebo zda je její business spíše rychloobrátkový či nízkoobrátkový.

Z vlastní praxe ale vím, že i malé firmě se automatizace kolikrát vyplatí. 

Naopak existují i velké firmy, které podnikový informační systém nepotřebují. Prodávají například produkty, které jsou drahé a nízkoobrátkové a stačí jim vést evidenci na papíře či v excelu. 

Z toho plyne, že podnikatel dokáže vždy sám zjistit, co se mu vyplatí. Je to tedy vysoce individuální – my se na každého podnikatele díváme zvlášť a snažíme se ho především pochopit – o čem ten jeho business konkrétně je.