Informační systém, jakým je například HELIOS z produkce Asseco Solutions, je v dnešní době již pro řízení firmy zcela nepostradatelný. Jde o nemalou investici, přínosy a úspora času managementu i zaměstnanců však vysoce převýší vynaložené náklady.
Díky informačnímu systému se může manažer věnovat koncepčním úvahám a ne trávit svůj čas hledáním údajů ve stozích dokumentů.
Generální ředitel potřebuje mít možnost rychlého pohledu na momentální situaci své firmy, na její zákazníky, na stav ekonomiky, případně na provázanost jednotlivých oddělení. Prostě mít firmu pod kontrolou zejména z pohledu finančního, zákaznického a personálního. Data v informačním systému, mu díky možnosti nejrůznějších pohledů na ně, slouží jako rychlé a komplexní vodítko pro jeho rozhodování. Miroslav Kubík, ředitel společnosti Lomax & CO s.r.o., k tomu říká: „Díky HELIOSu jsme optimalizovali podnikové procesy a produktivita práce nám vzrostla o 20 %.“
Práce finančního ředitele je s informačním systémem svázána ještě úžeji, než ta, kterou vykonává generální ředitel. Manažera na této pozici se týkají výstupy jako evidence závazků a pohledávek, kontrola oprávněnosti došlých faktur a samozřejmě především tvorba rozpočtů společnosti. Systém mu pomáhá například v oblasti práce s fakturami a to nejen jemu samotnému, ale všem jeho spolupracovníkům, kteří s fakturami mají cokoli společného. V Pražské strojírně k zavedení informačního systému řekla Lenka Komůrková, ředitelka finančně správního úseku: „Nový systém přispěl k nalezení slabých míst. Výsledkem bylo výrazné zefektivnění a zjednodušení většiny procesů.“
Ačkoli pozice obchodního a marketingového ředitele jsou ve většině firem odděleny, pokud se týká informačního systému, využívají jej obdobným způsobem. Pro oba manažery i pro jejich podřízené je pravděpodobně nejdůležitější částí systému modul CRM.
Čím dál, tím vyšší nároky jsou kladeny na hlavní činnost firem, což ve výrobních podnicích představuje sama výroba. Její řízení mívá na starosti výrobní ředitel. Množství informací, s nimiž je třeba pracovat, i zde narůstá obrovským tempem. Jako velmi dobrý příklad mohou posloužit „just in time“ dodávky. Tam jakýkoliv výpadek způsobuje velké finanční ztráty. Vedoucí manažer výroby zboží pro tyto dodávky musí být proto průběžně informován o čemkoli, co se kolem výroby děje. Ing. Pavel Táborský, generální ředitel BRANO a. s. oceňuje zejména optimalizaci skladových zásob: „HELIOS nám umožnil minimalizovat skladové zásob y maximalizovat obrátky materiálů, polotovarů i hotových výrobků.“
Informační systém je také hlavním pomocníkem ředitele pro lidské zdroje a jeho úseku. Pro něj je dokonce připraven zvláštní modul, obsahující všechny funkce, potřebné pro práci jeho a jeho týmu. Pracuje podobně jako již zmíněný modul CRM, nevyužívá však pochopitelně informace o zákaznících, ale o zaměstnancích firmy.
Naopak IT ředitel informační systém využívá asi méně, než jeho kolegové v top managementu firmy. Za to však je to právě on a jeho lidé, kteří se starají o bezproblémový chod systému, a jsou v úzkém kontaktu s dodavatelskou firmou. Jednak kvůli využívání poskytované podpory a jednak kvůli případným upgradům či poskytnutí „první pomoci“ kolegům, kteří jsou na práci se systémem závislí.
Pokud se tedy kterýkoli manažer zeptá: „K čemu mi informační systém bude?“, naprosto nenadsazená odpověď zní „K lepší, jednodušší práci - vaší i vašich lidí - a tím k vyšším ziskům.“
Jak vám informační systém pomůže zefektivnit řízení firmy, se můžete podívat na videu.
