Základním stavebním kamenem úspěšné společnosti jsou efektivně vedené porady. Bohužel, v mnoha firmách jsou porady příliš dlouhé, nezáživné a chaotické. Z takové porady si zaměstnanci takřka nic neodnesou, protože po celou dobu přemýšlí nad úplně jinými věcmi. Jestliže se tedy nechcete dívat na otrávené obličeje zúčastněných, naučte se vést poradu jinak a efektivněji.
Ideální den pro uspořádání porady je úterý. Důvod? Pondělí je pro spoustu zaměstnanců příliš frustrující, neboť se vzpamatovávají z víkendového odpočinku a prokousávají se desítkami e-mailů, které jim během víkendu přistály do schránky. Ve středu si pracovníci říkají, že polovinu pracovního týdne už mají za sebou, a začínají přemýšlet spíše nad tím, co budou dělat o víkendu. V úterý jsou však plně soustředění na práci, a tak na poradě dávají větší pozor. Poradu naplánujte spíše na dopoledne. Těsně před obědem bývají pracovníci agresivní, neboť jim klesá hladina cukru v krvi. Jakmile se naobědvají, nastává u nich útlum. Odpoledne zase mají jen jednu vidinu - jít domů, věnovat se dětem a relaxovat. Jestliže jste někdy zkusili uspořádat poradu v pátek v pět odpoledne, tak jste si zřejmě udělali dost nepřátel ve firmě.
Program si pečlivě připravte, aby nebyla porada zmatená. Program byste měli zaslat zúčastněným ještě před konáním porady, aby se seznámili s tím, co se vlastně bude probírat. Vyslechněte také své pracovníky a klidně se v e-mailu, v němž budete rozesílat program, zeptejte, zda nemají i oni nějaké body či témata, která by podle nich měla být na poradě probíraná. Pokud nepovedete poradu přímo vy, pověřte kvalifikovanou osobu, která se však pečlivě seznámí se všemi body z programu a důkladně se na ně připraví. Velice dobrý nápad je, aby se přednášející pokaždé střídal, protože tím se posílí pracovní morálka v týmu.
Je lepší dělat porady face-to-face anebo online? V dnešním digitálním světě nejsou online porady nic neobvyklého. Účinné jsou obě varianty, pokud je porada správně naplánována a zorganizována. Ovšem porady přes internet jsou náročnější, protože je těžší udržet pozornost druhých, a proto by měl být moderátor kreativní. Jedním z nejdůležitějších bodů každé porady je zapisování toho, co se na ní probírá, jaké mají ostatní zúčastnění připomínky a návrhy a podobně. Poté se zápis rozešle všem pracovníkům přítomným na poradě e-mailem. V zápisu by mělo být uvedeno, co všechno jste probrali, jaké mají jednotliví zaměstnanci úkoly (včetně termínů dokončení).
A jak se zlepšit ve vedení porad? V první řadě si můžete nastudovat odbornou literaturu. Existuje spousta knih věnujících se dané problematice. V posledních letech je však mnohem žádanější studium věnující se rozvoji manažerských dovedností, jako je například online MBA studium. Pro manažery má takové studium daleko větší smysl, neboť zde mají možnost diskutovat své zkušenosti (nejen z oblasti vedení porad) jak se špičkovými lektory, tak s kolegy na podobných pozicích, a inspirovat se tak u těch nejlepších ve svém oboru.
ČLÁNKY DO MAILU