Řízení procesů ve firmě začíná být občas komplikované. Kdo si má pamatovat, jak se to či ono dělalo, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow.
Workflow lze rozdělit na dvě oblasti. První je evidence. U dokumentů můžeme prostřednictvím WF evidovat změny nebo pouze archivovat aktuální verzi.
Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle kompetencí konkrétního zaměstnance.
Jak se s workflow pracuje?
V pokročilejších informačních systémech můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly. Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.
Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.
Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.
Co nám přinese?
Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady.
Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.
Mgr. Ivana Birtová, vedoucí týmu realizace HELIOS Green, Asseco Solutions, a.s.
