Archivování dokumentů v digitální podobě by mělo dostat jasný systém a pravidla, jejich návrh v podobě novely zákona o archivnictví dnes podle zdroje agentury Mediafax odsouhlasila vláda. Ministerstvo vnitra společně s tím navrhlo upravit zákon o elektronickém podpisu.
Foto: Profimedia.cz
“Cílem návrhu zákona je dokončit a zpřesnit systém zásad pro nakládání s dokumenty v digitální podobě a zajistit jednotný právní rámec pro jejich výběr a ukládání (respektive kompletní péči o ně),“ zdůvodnil úpravu rezort Jana Kubiceho (nestr.).
“S přihlédnutím k velkému společenskému významu uchovávání a zpřístupňování informací pro současné i budoucí potřeby společnosti je pozornost věnována rovněž podmínkám akreditace a vlastní odborné činnosti digitálních archivů,“ dodali předkladatelé.
Jako další důvod pro novelizaci zákona o archivnictví ministerstvo uvedlo sjednocení podmínek výkonu spisové služby ve veřejné správě. “Je zřejmé, že postupný vývoj zejména elektronických systémů pro vedení spisové služby v elektronické podobě si vyžaduje řešení dalších podrobností, stanovujících věcné, technické a organizační podmínky pro výkon spisové služby v elektronické podobě,“ stojí v důvodové zprávě zákona.
Ministerstvo přiznalo, že stávající předpisy pokulhávají za praxí. Formulované byly obecně a bez znalostí dopadu požadavků na reálný provoz původců dokumentů. Šlo především o doručování dokumentů v digitální podobě, ať už formou datové zprávy odesílané přes internet, nebo prostřednictvím informačního systému datových schránek. “Dosavadní závazná úprava této oblasti právních vztahů dosud bohužel neřeší zásadní problematiku podoby datových zpráv, resp. dokumentů v digitální podobě po stránce technické,“ postesklo si vnitro.
Pro zajištění dlouhodobé správy dokumentů v digitální podobě je podle ministerstva nutné vytvořit podmínky pro vybudování jednotného informačního systému Národního digitálního archivu (NDA), a to udržitelného a snadno rozšiřitelného. “Přestože o vytvoření NDA rozhodla vláda již v roce 2006, systematické řešení stanovení podmínek archivace dokumentů v digitální podobě v současné právní úpravě dosud chybí,“ přiznal Kubiceho rezort. Podle zákona budou nově archiválie v digitální podobě ukládané v Národním archivu, který dosud spravoval především písemnosti. Uložené tu budou i dokumenty náležející do péče Archivu bezpečnostních složek nebo státních oblastních archivů. Lidí se k nim budou moci dostat systémem umožňujícím dálkový přístup, tedy především přes internet.
Archivační povinnost se vztahuje i na doprovodné údaje k dokumentům, takzvaná metadata, která v nich umožní snadněji vyhledávat. Kromě názvu archiválií nebo jmen jeho autorů je to například i jeho datová velikost nebo seznam těch, kteří k němu mají umožněný přístup.
Zákon také stanoví, že digitální dokument podepsaný uznávaným elektronickým podpisem bude automaticky považovaný za pravý. Opak, tedy jeho nepravost, bude nutné dokázat. Novela zákona o elektronickém podpisu přináší terminologická zpřesnění a uvádí podrobnosti k certifikaci. Například skartační lhůta dokumentů, které souvisejí s certifikačními službami, bude muset jejich vydavatel uchovávat 10 let.
Po uplynutí desetileté lhůty bude muset poskytovatel certifikačních služeb mít dalších 20 let k dispozici údaje “umožňující jednoznačnou identifikaci podepisující osoby nebo označující osoby v rozsahu jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné číslo nebo datum narození a číslo dokladu, na jehož základě byla ověřena identita podepisující osoby, a vydané kvalifikované certifikáty“. Podle návrhu ministerstva vnitra má soubor změn začít účinkovat od 1. července 2012.
