Vytisknout fakturu na papíře, dát do obálky a odeslat tradičně poštou je dnes zdlouhavější a dražší, než ji odeslat elektronickými prostředky. Které jsou z nich použitelné a jak se k nim staví Evropská unie?
KDYŽ NENÍ TŘEBA POŠTA
FAKTURACE PROSTŘEDNICTVÍM EDI EDI (Electronic Data Interchange - Elektronická výměna dat) v podstatě představuje výměnu strukturovaných dokladů mezi dvěma subjekty uskutečňovanou elektronickými prostředky podle schváleného standardu zpráv. Vzhledem k tomu, že zprávy EDI nevypadají jako faktura a rovněž neobsahují mnohé z požadovaných údajů, jsou pro účely automatického zpracování strukturovány. Jedná se tedy o ideální prostředek fakturace, kdy faktura je ve formátu, který lze jednoduše integrovat s formátem knihy přijímaných faktur příjemce. Největší výhodou fakturace pomocí EDI je zrychlení platebního cyklu a zlepšení hotovostních toků. To jsou hnací síly obchodní činnosti mnoha společností. Z 21 dotazovaných zemí 14 států umožňuje fakturaci DPH pomocí EDI. V roce 2000, kdy se realizoval obdobný průzkum, to bylo pouze devět zemí. Požadavek směrnice Rady EU o elektronické fakturaci (aby všechny členské země uznaly EDI do 1. ledna 2004) tempo přijímání elektronické fakturace značně urychluje. Pouze Polsko oznámilo, že není pravděpodobné, aby norma EDI byla v blízké budoucnosti v této zemi přijata. FAKTURACE ELEKTRONICKOU POŠTOU Komunikace se zákazníky se děje v současnosti obvykle pomocí elektronické pošty. Bylo by jistě velmi obtížné představit si dnešní obchodní svět bez elektronické pošty. Přestože je velmi malý rozdíl mezi odesíláním naskenované faktury ve formátu PDF elektronickou poštou nebo odesláním faxem či v papírové formě, mnohé daňové úřady považují prostředek dodávky za důležitou složku garance autenticity daňového dokladu. Je to svým způsobem zvláštní, když si uvědomíme, že způsob dodávky neovlivňuje skutečný obsah faktury. Stále více evropských zemí se přiklání k přijímání fakturace elektronickou poštou. Zatímco v roce 2000 pouze třetina dotazovaných zemí přijímala fakturaci elektronickou poštou, v současné době je to více než polovina dotazovaných zemí. K začátku roku 2004 se tento poměr zvyšuje na 17 z 21 zemí, ale přinejmenším dvě země - Francie a Německo - budou mít velmi přísné nároky na zaručený elektronický podpis. FAKTURACE FAXEM Téměř stejný počet zemí přijímajících fakturaci elektronickou poštou přijímá i fakturaci faxem. Není však pravděpodobné, že se fakturace faxem přijme ve více než polovině dotazovaných zemí, protože nová směrnice EU o tomto způsobu fakturace mlčí. Dále je nutné vzít v úvahu četná národní omezení týkající se typu faxového zařízení. Lze tedy říci, že fakturace na úrovni Evropy bude probíhat spíše prostřednictvím EDI a elektronickou poštou než faxem. (Pramen: Konference Elektronická fakturace, Sdružení pro informační společnost) LEGISLATIVA * Direktiva EU definuje pravidla pro elektronickou fakturaci - Obecné doklady - EDI doklady * České zákony jsou v důležitých bodech v souladu s touto direktivou - Zákon o účetnictví - Zákon o elektronickém podpisu - Novela zákona o DPH * Pro praktické použití chybí směrnice
