OBCHODNÍ REJSTŘÍK A POVINNOSTI PODNIKATELE Minimálně jednou ročně musí na obchodní rejstřík pamatovat všechny společnosti - je totiž nutné dodat účetní uzávěrku a zápis z valné hromady. Nestačí tedy jen hlásit podstatné události, jako je vznik a zánik firmy, personální výměny nebo změny předmětu podnikání či základního kapitálu.
OBCHODNÍ REJSTŘÍK A POVINNOSTI PODNIKATELE Minimálně jednou ročně musí na obchodní rejstřík pamatovat všechny společnosti - je totiž nutné dodat účetní uzávěrku a zápis z valné hromady. Nestačí tedy jen hlásit podstatné události, jako je vznik a zánik firmy, personální výměny nebo změny předmětu podnikání či základního kapitálu. Obchodní rejstřík je veřejný seznam, do kterého se zapisují zákonem stanovené údaje týkající se podnikatelů (a dalších osob stanovených v zákoně). Vede ho takzvaný rejstříkový soud, což je v praxi speciální oddělení každého krajského soudu. K zápisu tedy dochází na základě zvláštního soudního řízení. Do obchodního rejstříku má právo kdokoliv nahlížet a pořizovat si z něj kopie a výpisy. Součástí obchodního rejstříku je též sbírka listin obsahující nejdůležitější dokumenty týkající se jednotlivých společností. Právě na ni musí každá firma pamatovat přinejmenším jednou ročně, tedy i kdyby ve společnosti od jejího založení nedošlo k žádným změnám. Do sbírky se totiž zakládají účetní uzávěrky za předchozí účetní období a zápisy z valných hromad. PROČ DÁVAT AKTUÁLNÍ ÚDAJE Skutečnosti zapsané v obchodním rejstříku jsou účinné vůči každému ode dne, ke kterému byl zápis proveden. Platí zásada, že ten, kdo se řídí platným údajem obchodního rejstříku, jedná „v dobré víře“. Je tedy v zájmu samotného podnikatele, aby údaje obsažené v obchodním rejstříku odpovídaly skutečnosti a předešlo se tak řadě nemilých komplikací, zejména v případě řešení problémů ohledně odpovědnosti společnosti samotné nebo jejích statutárních zástupců. Povinnosti týkající se obchodního rejstříku mají přirozeně pouze podnikatelé, kteří se do obchodního rejstříku zapisují, a dále osoby, o kterých tak stanoví zákon. Uvedené údaje a jejich správnost může soud nebo i jiné orgány zkoumat z úřední povinnosti a v případě jejich nesouladu může následovat i postih. V praxi je asi nejčastější spolupráce rejstříkového soudu s živnostenským a finančním úřadem, kdy se tyto instituce navzájem informují o prováděných změnách u podnikatelů. V případě, že soud zjistí takový nesoulad, vyzve podnikatele k nápravě. Pokud není ve stanovené lhůtě sjednána, může soud v zájmu ochrany třetích osob rozhodnout o zrušení takové firmy. DO KDY SPLNIT POVINNOSTI Mezi základní povinnosti podnikatele tedy patří zajistit zapsání svého podnikatelského subjektu do obchodního rejstříku a dále aktualizace dat v obchodním rejstříku vedených. Změny v údajích se provádějí na základě návrhu, podaného osobou oprávněnou zastupovat podnikatele. Listiny, které jsou předkládány obchodnímu rejstříku jako doklad k zápisu (změně), musí být originály nebo ověřené kopie. U některých listin vyžaduje obchodní rejstřík jistou míru jejich aktuálnosti, například výpis z rejstříku trestů nesmí být starší tří měsíců. Návrh na zápis do obchodního rejstříku musí být podán do 90 dnů od založení společnosti (u právnických osob se za ni považuje zakládající valná hromada nebo datum notářského zápisu o založení) či od získání živnostenského či jiného povolení (pouze u fyzických osob). Změny je nutné hlásit „bez zbytečného odkladu“, tedy co nejdříve to jde. SBÍRKA LISTIN Do sbírky listin se zakládají nejdůležitější dokumenty týkající se samotné společnosti a případné jejich aktualizace. Patří mezi ně společenská smlouva nebo zakladatelská listina, stejnopis notářského zápisu o ustavující valné hromadě, stanovy společnosti a změny všech těchto listin. Při změně zakladatelských dokumentů musí být uloženo jejich platné úplné znění. Dále je třeba založit rozhodnutí o volbě, jmenování, odvolání nebo jiném ukončení funkce osoby statutárního zástupce a jeho podpisový vzor, údaje týkající se likvidátora, konkurzního správce, vyrovnacího nebo nuceného správce, vedoucího organizační složky podniku. Součástí sbírky musí být i smlouvy o převodech a zastavení obchodních podílů, souhlas druhého manžela s použitím majetku k podnikání, dokument o zúžení či vypořádání společného jmění manželů. Pravidelně je třeba zakládat výroční zprávy, řádné, mimořádné a konsolidované účetní uzávěrky, případně zprávy auditora a zprávy o vztazích mezi propojenými osobami. Sbírka listin dále obsahuje další dokumenty týkající se existence obchodní společnosti jako rozhodnutí soudu o prohlášení konkurzu, zrušení společnosti, neplatnosti valných hromad a podobně. Listiny musí být v českém jazyce, případně k nim musí být připojen český překlad. CENA A RYCHLOST Poplatek za změnové řízení u obchodního rejstříku činí 1000 korun. Zakládání dokumentů do sbírky listin je bezplatné. Rychlost změnového řízení závisí především na kvalitě samotného návrhu, předloženého podnikatelem či jeho zástupcem. Důležitá je přitom hlavně úplnost přiložených listin, na jejichž základě má být změna provedena. Největší zdržení totiž velmi často způsobují sami navrhovatelé svými nesprávnými návrhy a chybějícími či neúplnými listinami. Dokumenty určené do sbírky listin je třeba při podání „adresovat“ vždy ke konkrétnímu podnikatelskému subjektu, nejlépe přímo ke konkrétnímu oddílu a vložce, pod kterým je subjekt u obchodního rejstříku veden. Vzory nejčastějších podání do rejstříku lze nalézt na internetových stránkách ministerstva spravedlnosti (www.justice.cz), samozřejmě může pomoci i většina advokátních kanceláří. KDE ZÍSKAT VÝPIS Podnikatelé však do styku s obchodním rejstříkem často přicházejí také „z druhé strany“ - tedy když z něj potřebují získat nějakou informaci, například o svém obchodním partnerovi. Přehled platných údajů je možné získat dvěma základními způsoby: Takzvaný prostý výpis lze pořídit na již zmíněné internetové stránce ministerstva spravedlnosti www.justice.cz. Je přístupný zdarma všem uživatelům internetu. Vedle aktuálně platných údajů tam lze najít také úplnou historii změn v zapisovaných údajích u jednotlivých firem. Nedávno byl zahájen projekt digitalizace dokumentů obsažených ve sbírce listin. Ověřený výpis, vyžadovaný některými institucemi, vydá příslušný rejstříkový soud. Cena činí 70 korun za stránku výpisu, zejména u větších firem se však výpis na jednu stránku zdaleka nevejde. V blízké budoucnosti by mělo být možné získat platný výpis z obchodního rejstříku také na obecních úřadech, na ostatních soudech a u notářů. KDO SE ZAPISUJE * obchodní společnosti, družstva a jiné právnické osoby, o nichž to stanoví zákon, * zahraniční podnikatelské subjekty podle § 21 odst. 4 obchodního zákoníku, * fyzické osoby (podnikatelé), pokud a) výše jejich výnosů nebo příjmů snížených o daň z přidané hodnoty, je-li součástí výnosů nebo příjmů, dosáhla v průměru za dvě po sobě bezprostředně následující účetní období částku 120 milionů korun, b) provozují živnost průmyslovým způsobem, nebo c) tak stanoví zvláštní právní předpis, * ostatní fyzické osoby (podnikatelé) jen dobrovolně na vlastní žádost. CO SE ZAPISUJE**
Do obchodního rejstříku se zapisují zejména:
* firma (u právnické osoby obchodní jméno, u fyzické osoby její jméno a př
