Významnou novinku pro podnikatele a firmy přinesla od letošního ledna vyhláška ministerstva spravedlnosti 2006 Sb. Ta je součástí dlouhodobé iniciativy ministerstva, jejímž výsledkem má být úplný převod obchodního rejstříku do elektronické podoby. Dokumenty obsažené ve sbírce listin se totiž zpětně digitalizují již několik let.
Nyní vyhláška stanovuje povinnost zakládat listiny již pouze v elektronické podobě.
Vyhláška stanovuje způsob převádění listin do elektronické podoby, způsob nakládání s takto digitalizovanými listinami a jejich povinnou podobu. Pro podnikatele je důležitý hlavně fakt, že od letošního roku musí prakticky všechny listiny zakládané do sbírky listin podávat výhradně v elektronické podobě. Paragraf 2 doslova uvádí, že „listiny, které se zakládají do sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku, se podávají pouze v elektronické podobě ve formátu Portable Document Format (přípona pdf)“. Podle informací Městského soudu v Praze budou listiny založené do sbírky listin v jiné než elektronické podobě vráceny a bude požadováno jejich předložení v elektronické podobě. Při neuposlechnutí výzvy k založení listin hrozí správní pokuta až do výše 20 tisíc korun.
Doručení listin v elektronické podobě je podle vyhlášky možné buď elektronickou poštou (s přílohou do velikosti osmi megabajtů), nebo s využitím datového nosiče, konkrétně CD-R. To přitom rejstříkový soud nevrací a po uplynutí šestiměsíční lhůty je skartuje.
Vyhláška také firmám poskytuje „návod“ na digitalizaci. Definice je však značně fádní: „Způsobem převedení listin do elektronické podoby se rozumí jejich digitalizace, která se provádí prostřednictvím výpočetní techniky. Digitalizované listiny se uloží ve formátu Portable Document Format (přípona pdf) a zařadí se do databáze listin.“ Technická specifikace dále podmínky pro digitalizované dokumenty upřesňuje. Každá listina se tak musí předávat jako jeden PDF soubor a velikost jedné stránky nesmí překročit 150 kilobajtů.
Hlavním kritizovaným bodem vyhlášky je především nedostatečné zabezpečení. Firma totiž při převodu listiny do digitální podoby není povinna nově vzniklý dokument nijak označit ani jinak zajistit nemožnost pozměnění listiny při digitalizaci. Druhé bezpečnostní riziko se zdá ještě závažnější: odesilatel listin do sbírky totiž může, ale nemusí při posílání e-mailem používat elektronický podpis. Není tak zajištěna jednoznačná identifikace podávající osoby. V zásadě je tak teoreticky možná i situace, kdy do sbírky pošle „kdokoliv cokoliv“ pod jménem jiné firmy.
