Drahá nevšímavost

Náklady na vlastnictví a správu nemovitosti je nutné optimalizovat

Nemovitostem jako aktivu se ve firmách obvykle věnuje mnohem méně pozornosti než jiným jejich druhům. A nezaslouženě. Jejich vlastnictví může přijít docela draho. Dokonce natolik draho, že se firmě nevyplácí. Poměrně mnoho společností však ani neví, jak si náklady na vlastnictví nemovitostí a jejich výhodnost spočítat.
Pro většinu společností představuje nemovitý majetek významný náklad - zpravidla pět až dvacet procent z celkových provozních nákladů. Dle toho, jak firma své nemovitosti spravuje. Ze situace na trhu je patrné, že navzdory vysokým nákladům spojeným s nemovitostmi a jejich značným vlivem na celkovou výkonnost společnosti nemají firmy zpravidla vytvořenu žádnou konkrétní strategii vlastnictví a správy nemovitostí. Náklady jsou tudíž řešené bez střednědobých a dlouhodobých cílů, což snižuje celkovou efektivnost řízení celé korporace.

Specifické potřeby a podmínky

Velmi důležité je pochopit roli, jakou nemovitosti mohou hrát při zvyšování hodnoty pro akcionáře. Klíčem k tomu je to, jak nemovitý majetek přispívá k plnění jejich obchodních cílů.
Prvním krokem v hledání odpovědi musí být uznání nemovitého majetku jako organizačního aktiva, které je plnoprávnou součástí celkové podnikové strategie a jež ji doplňuje a podporuje. Na samém začátku by tedy měla být podrobná definice celkové strategie firmy a jejího podnikání. Poté by měl následovat popis nemovitostí v podnikatelském smyslu slova - tedy jak vlastnictví a správa nemovitostí podporují naplňování podnikatelské strategie či jaké mu naopak kladou překážky. Součástí této rešerše je detailní vymezení toho, k jakým účelům a činnostem je nemovitý majetek využíván, jaké procesy v něm probíhají a případně zda je skutečně nutné, aby společnost nemovitosti v daném rozsahu opravdu vlastnila. Tato poslední otázka obvykle nejvíce trápí firmy poskytující služby.
Dále je třeba stanovit veškeré náklady způsobené vlastnictvím nemovitostí (total cost of ownership) a porovnat je s jinými možnostmi - například s prodejem nemovitosti realitní firmě a jejím zpětným pronájmem od ní. Při vytváření strategie nemovitého majetku je však důležité mít na paměti, že neexistuje žádná „jediná správná strategie pro oblast nemovitostí“. Každá společnost totiž má své specifické potřeby a pracuje ve specifických podmínkách.

Jak uspořit

Stanovení špatné strategie, často kvůli neúplným nebo nesprávně vyhodnoceným informacím, může vést k nevhodnému funkčnímu využívání nemovitostí a jejich chybnému vytížení (jsou poloprázdné, nebo naopak přeobsazené). Případně nemovitosti nejsou využívané natolik efektivně, jak by to za daných tržních podmínek bylo nejlepší (vznikají náklady ušlých příležitostí). Tyto chyby také často vedou k vyšším než nutným (či tržně obvyklým) nákladům na údržbu a provoz nemovitostí.
Naopak součástí správné strategie musí být stanovení přesných cílů, jichž lze vlastnictvím nemovitého majetku dosahovat. Pro jejich využívání, správu, údržbu a řízení nákladů musejí být stanovená přesná pravidla, postupy a procesy. Správa nemovitého majetku musí podporovat strategie a operativní rozhodnutí vrcholného vedení společnosti. Strategie dále musí zajistit, aby portfolio nemovitého majetku bylo využívané efektivně a v souladu s tržní situací a očekávanými změnami na trhu a aby příprava rozpočtu a kontrola nákladů byla pečlivě a důsledně řízeným procesem, zahrnujícím také porovnání těchto nákladů s aktuálními tržními podmínkami.
Správná strategie by měla vést k optimalizaci a zlepšování nákladových ukazatelů. Naše zkušenosti ukazují, že správně provedená optimalizace nemovitostního portfolia může přinést úspory v rozsahu deseti až třiceti procent nákladů na vlastnictví a správu nemovitostí.

Určení nákladů na služby

Existuje mnoho způsobů, jak náklady optimalizovat. Vždy je však především nutné tyto skutečné náklady správně určit a stanovit úroveň a náklady služeb spojených s nemovitostmi, které podporují podnikatelské činnosti. A v neposlední řadě najít možnosti sloučení služeb spojených se správou zařízení a nemovitého majetku s těmi ostatními. Všechny popsané kroky vedou k vytvoření náležité strategie i vhodné vlastnické struktury. Rostoucí konkurence na trhu nutí firmy k pečlivějšímu hodnocení provozních aktiv z hlediska zvyšování konkurenceschopnosti. Impulzem k hodnocení nemovitého majetku ze stejného hlediska bývá často i rada partnera, který je mimo společnost a jehož názor na řešení vlastnictví nemovitostí ve společnosti pomáhá lépe vyhovět provozním požadavkům a podnikatelské strategii firmy.

Postup
Podrobná definice celkové strategie firmy a jejího podnikání.
Popis nemovitostí v podnikatelském smyslu slova.
Detailní vymezení toho, k jakým účelům a činnostem je nemovitý majetek využíván.
Stanovení veškerých nákladů způsobených vlastnictvím nemovitostí a jejích srovnání s jinými možnostmi.

Správná strategie
Stanovení přesných cílů, jichž lze vlastnictvím nemovitého majetku dosáhnout.
Vytvoření přesných pravidel, postupů a procesů.
Správa nemovitého majetku musí podporovat operativní rozhodnutí vrcholného vedení společnosti.
Portfolio nemovitého majetku musí být využívané efektivně a v souladu s tržní situací.
Příprava rozpočtu a kontrola nákladů by měly být důsledně řízeným procesem.
Optimalizace nemovitostního portfolia může přinést úspory deset až třicet procent nákladů na vlastnictví a správu nemovitostí.
Neexistuje žádná jediná správná strategie pro oblast nemovitostí.