Najměte si accountanta, zaměstnejte bookkeepera, velí nový trend
Společnost může svoji interní účetní agendu zajišťovat prostřednictvím vlastních zaměstnanců, anebo se obrátit na dodavatele. Ve druhém případě se jedná o klasické, fungující schéma. Přesto stojí za to se čas od času zamyslet nad tím, jestli již některé stávající modely práce nebyly překonány a nestojí za zvážení je změnit. V západním světě existují pro profesi účetního dva výrazy: accountant a bookkeeper. Zatímco accountant je kvalifikovaný účetní a je schopen garantovat kvalitu zpracované agendy a úplnost jejich výstupů, bookkeeper zajišťuje každodenní administrativu a vkládá základní data do účetních systémů (faktury, bankovní výpisy atd.). Je zcela zřejmé, že kvalifikace bookkeepera a accountanta je úplně odlišná, i když v kontextu českého jazyka hovoříme stále o jedné pozici – účetním.
Výhody i pro malé
Rozvoj technologie v oblasti IT a s tím spojená schopnost virtuálně propojit kanceláře, které často dělí více jak tisíce kilometrů, umožnila vytvoření velkých BPO (business process outsourcing) center. Ta zvládají zajistit základní administrativní agendu velkých společností centralizovaně a na dálku. Situace, kdy menší společnosti zaměstnají účetního a nakoupí od dodavatele příslušný účetní software, představuje také běžnou kombinaci outsourcingu a využití vlastních sil. I v rámci účetnictví management společnosti často uvažuje s cílem zajistit co největší efektivitu za co nejméně peněz. Ideální variantou je zpracování účetnictví s využitím vlastních sil, kdy odborník pouze zkontroluje „výsledek“ – zda v agendě nenastala žádná zásadní chyba. Jak toto ale v praxi provést? Řešením je sdílení administrativních procesů. V dnešní době už technologicky nic nebrání tomu propojit kancelář poskytovatele účetních služeb s klientem a spolupracovat na platformě jednoho softwaru (ať už účetního nebo sofistikovanějšího podnikového ERP řešení) při kompletaci účetnictví. Toto už není jen přepych pro velké společnosti. Naopak, vhodné nastavení přinese nejvíce výhod právě těm středním až menším podnikům.
Příběh faktury
Pokud ještě firma nepřemýšlela o efektivním outsourcingu účetnictví, opakuje se dokola běžná situace. Faktura od dodavatele začíná svůj závodní okruh firmou na recepci, kde je zapsána do seznamu přijaté pošty a končí v účtárně, kde je zaplacena a zaúčtována. Tento proces trvá i několik dní.
V případě sdílení administrativních procesů je přijatá faktura naskenována a zaevidována přímo do účetního programu. Odpovědným manažerům přijde e-mailem hláška, že mají v systému fakturu, kterou musejí schválit. Poté se vygeneruje elektronický platební příkaz, který odpovědný pracovník autorizuje pro platbu v bance. V mezičase bez nutnosti znovu zadávat jakékoliv údaje provede účetní firma už jen zaúčtování na jednotlivé účty a příběh faktury přijaté je tím uzavřen.
Rozdíl je zřejmý. Každý, kdo z podstaty věci musí s fakturou přijít do styku, se podílí na jejím účetním zpracování. Nikdo ale už nemusí data zadávat několikrát za sebou, kontrolovat podpisy a posílat kurýrem schválené doklady k zaúčtování. Navíc kdokoliv, kdo má oprávnění k přístupu do softwaru, může fakturu vždy rychle dohledat, protože je k dispozici v elektronické podobě přímo v něm.
Přesná rutina
V současné době je k dispozici řada programů, které umějí účetní procesy sdílet a rozdělit mezi interní zaměstnance a externí odborníky. Poradenské společnosti, které chtějí nabídnout skutečně efektivní outsourcing účetnictví a být konkurenceschopné, s nimi již pracují.
V oblasti administrativní agendy je mnoho činností, které jsou rutinní. Jejich výsledkem ale musí být výstup zcela profesionální a splňující ta nejpřísnější kritéria. Společnost by měla umět rozlišit mezi prací, kterou zvládne bookkeeper a na kterou je již potřeba accountant. Jedenadvacáté století tento nový přístup k outsourcingu umožňuje.
